智慧工作场所：如何拉近雇主与员工之间的期望差距.pdf

企业指南智慧工作场所 - 如何拉近雇主与员工之间的期望差距在过去30多年来，我们帮助全球各地的企业寻找最优秀的专业人才。ROBERT WALTERS，首席执行官我们的故事始于1985年，当时集团在伦敦市中心开设了第一家办事处。经过多年的发展，我们现已成为了一家全球性的企业，业务遍及世界各地多个市场。30多年来，我们帮助全球各地的企业寻找最优秀的专业人才，并赢得了众多全球顶尖高管的信任，我们帮助他们规划职业发展，不断寻找更好的机会。这是我们引以为傲的故事，是我们的员工用他们的专长和热情写就的成功故事。随着我们企业的不断壮大，我们将继续为客户提供高品质的产品和服务。3 | A Smart Workplace for the Workforce of the Future前言工作环境正在发生变化。技术进步、时代变迁以及企业经营方式的转变推动了雇主和员工对新型工作场所的需求。这些因素促使了智慧工作场所的出现。许多公司对其工作场所进行了重新设计和数字化改造，但这只是整个过程的一部分。关键在于他们是否创建了一个全面的解决方案，能否成功提高员工的工作效率、敬业度和绩效。企业还必须管理更多元化的员工团队的期望，同时清晰地传达企业的文化和价值观。在本指南中，我们将探讨构成智慧工作场所的不同要素，包括数字化办公环境、灵活的办公政策和办公空间设计，以及雇主和员工期望之间的差距。我们也将为那些已经建立或者希望建立一个更好的工作场所的公司提供建议，帮助他们满足员工不断变化的需求，并告诉他们如何改善和推广雇主品牌。研究方法本指南发表于2019年9月，依据华德士的一项问卷调查编制。该调查收集了大中华区1650多名人力资源专业人士、招聘经理和求职者的意见。作为调查结果的补充，我们还整理了其他访谈和研究。目录04 第一部分 最大限度地利用工作场所的技术，以促进合作并提高员工的积极性07 第二部分 弹性工作制对工作效率、敬业度和多样性的影响12 第三部分 设计高效办公空间，以改善员工体验14 第四部分 推广智慧工作场所，吸引未来的人才17 标杆案例：华德士上海办事处工作场所改造18 主要建议19 联系我们数字化改造对工作场所的影响对工作场所进行数字化改造的首要原因改进工作流程及员工的整体工作效率数字化转型是全球趋势加强员工之间的合作并改善沟通跟踪结果并简化决策吸引和留住人才72%58%54%22%17%企业采用的主要技术第一部分 最大限度地利用工作场所的技术，促进合作并提高员工的积极性数字化工作场所包含工作场所中能提高工作效率的所有技术，包括平台，系统和软件。数字化的工作场所可以为员工提供他们需要的工具，从而改善他们之间的沟通、协作和联系。科技的进步改变了企业和员工的办公方式。随着团队越来越分散，覆盖的时区越来越多，通过电话、虚拟会议和视频进行协作已成为常态。数字化工作场所还有助于公司简化运营，提高沟通效率，以更有效的方式获取信息。移动设备（如平板电脑、智能手机等）公司范围内的通讯系统VPN入口虚拟会议应用程序手机应用程序在受访的专业人士中，85% 的人认为技术能提高他们的工作效率；80% 的人认为在数字化的工作场所和精通技术的公司中工作更有动力；78% 的人认为数字化工作场所有助于避免组织孤岛并促进协作。然 而，光靠数字改造并不能创造一个智慧工作场所 ， 而且它还会带来另一些问题。例如，员工被期望 “时刻在线 “，扰乱工作和生活的平衡。此外，一些员工担心技术会取代一部分工作，而且对学习和应用新技术感到困难。采用自上向下的方法，消除员工对数字化工作场所的担忧工作场所的数字化改造应是一项自上而下的举措，高管的支持和采纳至关重要。建议企业高管扮演 “数字领军者 “ 的角色，接受和推广新技术，以便在公司内部创建创新文化。员工对数字体验的看法工作效率有所提高85%部门间的协调有所改善78%在精通技术的公司工作更有动力80%影响工作和生活的平衡42%担心技术会取代自己的工作22%难以学习和应用新技术11%王颖，华德士中国华北地区区域总监”我们建议企业领导在制定数字化工作场所战略时，先明确业务重点和商业目标。向员工传达采用这些技术的价值以及了解他们可能需要的技术支持，而不仅仅只是简单地实施新技术。管理人员还应该鼓励员工在数字化转型的过程中明确地说出自己的担忧。”除了对内部系统进行数字化改造，我们公司最近还采用了一些其他的新技术，比如人脸识别考勤。数字化不仅提高了我们的效率，还吸引了大批千禧世代和90后人才，他们现在是我们公司的主力军。我们重视员工的反馈，了解他们希望使用的技术，并为他们创建了一个可以分享“愿望清单 “的在线平台。例如，我们采纳部分的同事建议，引入了一个订餐应用程序，以帮助提高员工的幸福感。人力资源总监，内地某大型自动驾驶公司弹性工作制是指员工和雇主可以改变工作时间、地点和方式，以更好地满足个人和企业的需求。它鼓励员工以最适合自己的方式实现工作与生活的平衡。1不同区域的公司对弹性工作制的接受程度可能大不相同，造成这种区域间差异的因素有很多。在制定弹性办公政策时，应考虑生活条件、通勤时间甚至社会规范。灵活性有助于提高工作效率和敬业度另一方面，如果实施得当，弹性工作制可以将自主权交到员工手中，让他们自己设定优先事项和决定工作日程。这有助于提高满意度，让员工更专注、更敬业和更富有成效。第二部分 弹性工作制对工作效率、敬业度和多样性的影响如何实施弹性办公政策员工同意/强烈同意弹性工作制可以帮助他们实现以下目标：更高的积极性83%更专注、更有效率70%高质量的工作69%80%更好地实现工作与生活的平衡1 文献: 什么是弹性工作制？（对雇主和员工的好处），Open Sourced Workplace，2019年60%的受访雇主提到实施弹性工作制度的最大障碍是对滥用政策的担忧。而对于员工来说，他们最大的顾虑（35%的受访者表示）是引入弹性制后与同事间的交流变少。对于在家办公和弹性工作时间等选项，27%的员工担心工作与生活之间不再有明确的界限，45%的雇主觉得如果看不到员工，他们将很难监督员工。克服实施弹性工作制的障碍雇主和员工关于弹性工作制的三大顾虑：员工与同事交流的机会变少35%不平等，因为它无法使所有员工受益30%雇主员工可能会滥用政策60%45%难以监督员工难以追踪员工绩效和工作效率41%侵犯个人生活27%此前，我们针对开发人员推出了一项在家办公的政策，但效果并没有达到我们的预期。工作效率也没有如我们所想的那样提高。由于工作的性质，通过在线资源进行额外沟通所花费的时间不成比例地增加。我们还发现，面对面的接触和交流能够使团队成员间的协作更有效。总经理，某跨国软件公司在日常工作中，管理弹性工作需要从基于行为的监督转变为基于结果的评估。 管理者不应仅仅根据 “亲眼看到” 的员工行为来评估绩效，而应考虑他们的产出或其他可交付成果，并建立相互信任的环境。从基于行为的评估转变为基于结果的评估弹性办公可能会带来沟通上的挑战，因为员工会感觉彼此间的联系变少，进而导致缺乏归属感。除了每周定期进行团队交流之外，我们还建议管理人员使用替代工具（如即时通讯和虚拟会议应用程序）来促进沟通。设计替代面对面交流的创新方案对新员工来说，经理或团队成员不在身边可能会让他们感觉学习困难和难以适应。因此，我们建议管理人员与所有员工开诚布公地讨论弹性工作安排，以确保每个人都被平等对待。营造一个灵活弹性的开放文化移动设备的使用使工作和私人生活之间的界限日渐模糊。我们建议管理人员进行审查，确保远程办工的员工不会过度工作，因为这可能导致高压力和“倦怠”。需要留意的迹象包括工作效率/产出减少，不寻常的脱轨，以及产生愤世情绪或抱怨。2留意员工是否表现“倦怠”建议 如何消除关于弹性工作制度的顾虑2 文献: 管理智能工作，伍尔费汉普顿市议会 (City of Wolverhampton Council)”员工和雇主应就工作安排的持续效用进行定期和坦诚的讨论，并坦然接受必要的变更。员工和雇主之间应该相互信任，与此同时，我们建议管理人员分阶段推行弹性工作制，并制定规则和指导方针，确保有权在制度被滥用的情况下撤销安排。”黄綎婷，华德士香港人力资源部总监工作场所的多样性是当今雇主面临的一个重要问题。如今，越来越多公司鼓励女性员工休完产假后重返工作岗位。常常有管理人员向我们咨询如何支持工作场所的多样性，期间也不可避免地会谈论到弹性工作安排的重要性。值得注意的是，事业与家庭的平衡已不仅仅是与性别有关的问题。我们希望企业认识到，要支持性别多样性并消除工作场所中的性别鸿沟，企业应为男性和女性员工提供灵活的工作安排。随着越来越多的女性选择在休完产假后回归职场，男性和女性开始共同分担照顾家庭和孩子的责任。我们鼓励管理人员与所有团队成员协商灵活的工作安排，以确保人人平等。通过实施弹性工作日程来支持多样性 87%需要照顾家庭和孩子的受访者58%女性42%男性需要照顾家庭和孩子的受访者支持在家办公的政策，但只有三分之一的受访者真正得到这样的安排。