2020电网公司建设项目档案管理工作手册(多表).doc

2020 电网公司 建设项目档案管理工作手册 （ 多表格 ） 1 目 录 一、国家、行业关于建设项目档案工作依据性文件 1 二、建设项目档案工作组织建设 1 三、建设项目档案工作业务建设 1 (一 )电网工程项目文件形成流向 1 (二 )电网工程项目档案工作流程 3 (三 )工作流程的 7 个环节及其具体内容 3 A、项目文件管理前期工作 3 1. 明确合同条款 3 2. 项目文件现场保管条件 4 3. 档案工作交底记录 4 4. 业务培训 8 B、收集归档 8 1. 收集原则 8 2. 收集要求 8 3. 收集对象 8 4. 收 集方法 9 5.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表 10 C、整理组卷的要求 42 1. 立卷原则 42 2. 卷内文件排列 43 3. 案卷的编目 43 2 4. 案卷的装订 46 5. 装具规格及制成材料 46 6. 声像档案 立卷 47 7. 电子项目文件的管理 47 D、中间检查 54 1. 主要内容 54 2. 检查形式及对象 54 3. 检查反馈意见内容及格式 54 4. 检查次数及时间 57 E、移交 58 1. 移交阶段的划分 58 2. 移交程序 59 F、审查验收 62 1. 提出验收申请 62 2. 组织验收 62 G、档案接收 62 1. 依据文件 62 2. 清点核对工作 62 1 XX 电网公司建设项目档案管理工 作手册 （试行） 一、国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件 参见 XX 电网公司 建设项目档案管理办法第 4 条。 二、建设项目档案工作组织建设 参见 XX 电网公司 建设项目档案管理办法第 7.1 条。 三、建设项目档案工作业务建设 （一）电网工程项目文件形成与归档流向 归档文件材料的形成流向按项目建设管理程序分为项目前期准备阶段、施工（管理）阶段、竣工验收阶段、技改阶段，各阶段产生的归档文件的收集由各阶段项目管理部门负责。各阶段文件形成及项目管理全过程的文件流向以图表示如下： 1.过程流向 : 项目前期 准备阶段： 立项、可研、规划用地许可等文件材料 (规划部门） 勘察、初步设计、施工图设计文件材料 (设计部门 ) 设计、施工、监理招投标及合同；征地文件等 (工程项目管理部门 ) 0 0 部门） 设备招投标、订货合同及涉外文件等 （物流中心） （物流中心 工程项目管理部门 2 、施工 (管理 )阶段： 竣工验收阶段： a: b: 技改阶段： 施工文件、设备文件 (施工单位 ) 监理文件 (监理单位 ) 工程项目管理部门 竣工验收文件 (施工单位 ) (监理单位 ) 工程项目管理 部门 档案部门 工程决算 （财务部 /经营部） 技改文件 （技改工程施工单位） 生产技术部 3 项目管理全过程： 2.整体流向 : （二）工程项目档案工作流 程，具体内容见 XX 电网公司建设项目档案管理办法附录 A。 （三 )工作流程的 7 个环节及其具体内容 A 项目文件管理前期工作 1 明确合同关于档案工作的条款。 建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括： 与上级机构往来的管理性文件 工程项目管理部门 本单位（建设单位）产生的管理性文件 与各参建单位往来 的管理性文件 生产技术部 工程项目管理部门 档案部门 参建单位 工程项目部 参建单位 档案管理部门 4 1.1 要求各参建单位必须严格执行国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（ DA/T28-2002）、 XX 电网公司建设项目档案管理办法及手册。确保文件材料齐全、完整、准确。 1.2 明确合同约定方必须在 项目竣工投运三个月内 ，移交一套项 目归档文件原件至建设单位工程管理部门，同时提交与文字、图纸档案目录相一致的 OAK 工程档案管理软件采集的数据。 1.3 在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后，才能向参建单位支付质量保证金。 2 项目文件现场保管条件 项目管理部门在工程立项后必须按手册第三 .（三） .B.4.1条关于“文件的收集要求”配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。 3 档案工作交底记录 3.1 项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底； 3.2 项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底； 3.3 项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底。 具体表格如下： 5 工程档案工作交底记录 （适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门） 工程名称 110KV 黄江变电站综合自动化改造工程 编 号 交 底 人 时间 年 月 日 参 加 人 员 名 单 交 底 内 容 1.该工程目录号： 1309 ；工程代号： 08SGBD006 2.项目管理部门（生产技术部）需提交一套 完整、准确、系统的档案原件 到档案管理部门。 3.竣工档案 按手册 ： 第三 .（三） .B 条 进行收集； 第三 .（三） .B.5 条 工程项目文件归档范围、 分类、保管期限表进行分类； 第三 .（三） .C 条 进行整理； 第三 .（三） .E 条 进行移交。 4.竣工图编制要求。 5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。 6 工程档案工作交底记录 （适用于项目管理部门 -参建单位交底） 工程名称 110KV 黄江变电站综合自动化改造工程 编 号 交 底 人 时间 年 月 日 参 加 人 员 名 单 东莞市 东电发变电修试有限公司： XX 创成建设监理咨询有限公司： 交 底 内 容 1.该工程目录号： 1309；工程代号： 08SGBD006 2.参建单位需按合同提交 X 套的竣工资料给建设单位，其中保证一套 完整、准确、系统的档案原件提交给项目建设单位。 3.竣工档案按 手册： 第三 .（三） .B 条 进行收集； 第三 .（三） .B.5 条 工程项目文件归档范围、 分类、保管期限表分类； 第三 .（三） .C 条 进行整理； 第三 .（三） .E 条 进行移交； 4.竣工图编制要求。 5.声像档案按本单位声像管理办法进行整理和 移交。 7 工程档案工作交底记录 （适用于参建单位档案管理部门对工程项目管理部） 工程名称 编 号 交 底 人 时间 年 月 日 参 加 人 员 名 单 交 底 内 容 1.交建设单位的项目文件材料按建设单位的要求进行分类、整理及移交。 2.交本单位档案保管部门一套竣工档案。 3. 竣工档案按 手册： 第三 .（三） .B 条 进行收集； 第三 .（三） .B.5 条 工程项目文件归档范围、分类、保管期限表进行分类； 第三 .（三） .C 条 进行整理； 第三 .（三） .E 条 进行移交。 4.声 像档案按本单位声像管理办法进行整理和移交。