对账与结算：从Excel到人工智能.pdf

本研究由独立市场分析公司 BARC编制。 得益于威科集团（ CCH Tagetik）慷慨赞助，将免费提供本研究的结果。 作者： MMag. Susanne Leitner-Hanetseder博士 合著者： Stefan Sexl 对账与结算 从 Excel到人工智能 研究 报告 目录 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 2 前言 . 3 威科集团序言 .4 管理概要 . 5 数字化时代合并财务报表的编制建议 .7 结算快速 、 完整且准确 .9 自动化机遇尚未得到认可 .10 管制可以推动自动化 . 11 集团 财务 要求所有合并企业开展合作 .13 手动变通方案仍是单一实体层面进行数据准备与结算的第一要务 .14 现有集团 财务 工具通常已不适用 .17 避免峰值工作量 ， 并通过连续结算降低出错与舞弊风险 .18 对账与结算引发瓶颈 . 20 沟通是关键因素之一 . 20 改进 IT解决方案以及对账与结算标准化的需求 .23 IT解决方案在集团 财务 流程中的增值 . 25 集团 财务 挑战 ：快速结算仍是第一要务 ， 但是需要变更管理 .26 作者 . 28 附录 A：方法与统计 . 29 附录 B：同类最佳企业与同类最差企业 .31 对账与结算 从 Excel到人工智能 MMag. 财务 学教授 Susanne Leitner-Hanetseder博士 BARC研究员 Stefan Sexl 2021年 4月 研究 报告 前言 越来越多的大型跨国企业已将强大、高效且透明的合并作为财务管理的重要组成 部分。 这不仅适用于外部报告（尤其适用于编制年度财务报表）， 而且适用于控制 流程中的内部管理报告。 随着合并重要性与日俱增，对于合并的要求也随之提高。 快 速结算、 更加复杂的 财务 准则 、多维视图、不同方案的变体以及全局工作流程，这些 都只是使企业面对各种挑战并为重大 IT解决方案提供适当支持的一些要求 。 为应对此类挑战 ， 本报告提供了关于合并实践的宝贵见解 ， 并为改进合并流程提供 了建设性意见 。 教授 Heimo Losbichler博士 担任国际管理员协会委员会主席； IGC主席 ； 奥地利应用科学大学管理学院教授与课程计划主任 。 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 3 威科集团序言 随着财务部门的要求不断变化以及数字技术的发展 ， 结算流程标准化与自动 化已经成为企业在财务流程链内部成功创造宝贵见解并加快运作的关键因素 。 实现这一进展的一项基本要素就是从传统记录到报告 （ 更确切地说是对账与结 算 ） 流程的自动化 ， 目前 ， 这一流程的特征是往往在结算日期前后出现峰值工 作量 。 而峰值工作量通常取决于手动请求和标准化程度较低的请求 ， 而在日常 工作中 ， 这些请求通常妨碍财务部门专注于增值任务 。 特别是：最大程度地降 低风险 、 分析数据基础与结果并确保财务数字的完整性和准确性 。 实际上，传统的 ERP解决方案难以提供适当的标准化解决方案来实现完整性、 监控、聚类并涵盖集团角度的所有风险，而这些风险可以实现高效的集中式 流程。而且，对于良好治理与合规性的内部控制要求和审计要求，标准 ERP系 统可以提供有限的自动化与交易匹配流程以及文件化的凭证与保证。 现代 IT解决方案缩小了这一差距并协调了多种数据源 ， 以贯通本地观点和集 团观点 。 并且建立了一条财务流程链 ， 以加快标准化与结构化路径之内的定期 结算并使之自动化 ， 同时在短时间内为财务专家提供了准确的数据 。 威科集团支持 BARC的此次市场研究 ， 并对此深感自豪与欣慰 。 我们了解财务部 门面临的复杂挑战 ， 并将我们的知识转化为直观的 、 可以推动经营成果的企业 级 CCH Tagetik绩效管理软件解决方案 。 CCH Tagetik为 （ 从对账 、 到本地结算 、 集团合并 、 报告与披露的 ） 财务结算提供了统一的平台 。 Urs Kennerknecht Eidg. Dipl. Wirtschaftsprfer 威科集团（ CCH Tagetik） 标准化与自动化正在成为财务 未来取得成功的重要因素 R2R与结算流程是实现这一进 展的基本条件 传统的 ERP解决方案难以提供 适当的标准化解决方案来实现 完整性和准确性 现代 IT解决方案正在缩小这一 差距且正在协调多种数据源， 以贯通本地观点和集团观点 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 4 管理概要 近年来， 对于集团 财务 作为财务数据提供方的需求稳步增长 。 合并财 务报表不仅是法律要求的文件，而且还支持集团相关决策的管理 。 如今，无论规模与行业如何，企业的运营环境千变万化。 与瞬息万变 的业务环境保持同步意味着必须在集团层面及时提供合并财务数据， 以得出决策和必要的调整。 面对交易、数据和信息需求不断增加的现 实，及时优质的财务数据日渐成为一项竞争性因素。 这需要一个高效 的集团 财务 流程 。 因此， 企业必须适应集团 财务 的历史发展结构 ，以满足财务数据的要 求。 而且， 集团 财务 自动化 （尤其是重复性和基于规则的子流程（ 如对账与结算）的自动化）是提高效率的一种方法。 而且， IT解决方 案还有助于保证自动化数据检查以及提供监控对账与结算流程的可能性 。 此外，通过 IT解决方案可以优化所有利益相关者之间的沟通。 这似乎非常合理， 但是我们在实践中看到的却是集团 财务 的自动化水 平仍然极低 。 无论企业规模如何，仍有 57%的企业使用 Excel进行数 据准备与结算。 即使是大型集团，单一实体也是使用 Excel进行数据准 备与结算。 Excel似乎是在没有任何 IT支持的情况下处理变通方案的工具 。 而且，源系统提供了从 Excel导入数据的接口。 这些可能就是接受 使用 Excel处理手动、耗时且易错的变通方案、并且不予反思的原因。 但是，必须放弃传统的处事方式，才能实现优质、 及时的集团 财务 流 程的目标 。 使子流程（如对账与结算）自动化似乎也是一种方法。 推 动集团 财务 自动化的因素有哪些 ？ 以下调查表明，管制可能会推动自动化。 诸如银行业和金融业等高度 管制行业（如需要进行交易管理以及相对于监管机构的高度透明） 在 其集团 财务 中采用的自动化程度高于其他行业 。 为实现快速结算， 集团 财务 需要改变 。 IT解决方案有助于 确保更快的合并财务报表 。 Excel仍是最普遍的变通方案 处理工具 。 对对账与结算进行自动化是提升 满意度并提高质量的主要因素。 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 5 我们还发现，整个集团的企业文化倾向于实现对账与结算自动化。 企业文化是自动集团报告的核心要素。 因此，需要实施一种企业文 化，而且这种企业文化可以促进适应进程，倾向于端对端的自动化 流程（而不是利用 Excel进行手动变通方案 ）。 财务人员 不再 只 是善 于计算的人 ，而应该成为流程负责人。 因此， 需要重新定义 财务 的角 色 。 而且， 必须将集团 财务 流程视为所有企业的流程 ， 而且必须在集团 内所有实体之前对集团 财务 流程进行标准化 。 因此， 集团 财务 流程 是一个涉及集团内所有实体的流程 。 由于单一实体的数据缺失或不 足，通常在集团报告结束时出现时间压力和瓶颈 。 调查证实，账户对账与结算涉及较大的时间压力和较高的错误敏感性 。 当企业使账户的对账与结算自动化时，即可消除瓶颈，提高质量 。 而且，我们还发现， 集团 财务 软件对提高之于对账与结算流程的满意 度至关重要 。 58%的集团 财务 同类最差企业认为 ， 更佳集团 财务 系统 可能改善对账与结算 。 同时，只有 19%的同类最佳企业预测通过改 变自身 财务 系统可以带来提升 。 我们发现，利用 Excel进行数据准备 与结算或将 Excel作为主要集团控制 /合并工具的同类最佳企业明显减 少。 集团 财务 数字化并不仅仅是对基于规则的重复性任务进行标准化与 自动化 。 而且还涉及机器学习算法与逻辑算法执行的模式与趋势识 别。虽然专用 IT工具已经提供这些方法，但是，目前鲜有企业使用 这些方法来改进对账与结算。 以下调查结果提供了对账实践与结算流程的深刻见解，表明了编制合 并财务报表的程度以及使用的 IT解决方案。 而且给出了关于改进合并 报表的可能性以及相关挑战的高见。 整个集团的企业文化对于集 团 财务 数字化转型的成功至 关重要 。 必须在集团内的所有实体对集 团 财务 流程进行标准化 。 软件有助于提高对于集团 财务 流程的满意度 。 企业仍然专注于使流程标准化 ，以便处理对账与结算。 目前 ，机器学习与逻辑算法的可能 性尚未得到认可。 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 6 数字化时代合并财务报表的编制建议 1. 优化集团 财务 流程并使之标准化 。 集团 财务 流程不再面向 历史流程 。 经过优化与标准化的流程可以保证结算更快 。 2. 在对账与结算流程中，避免例行重复性手动任务。 例行重 复性任务耗时且易于出错。 基于预定义逻辑的 IT工具可以实 现交易层面的对账与结算。 因此，员工拥有免费资源来监控 流程并分析数据质量，从而有助于发现出错与舞弊。 3. 在集团层面的对账与结算流程中，进行连续监控与数据检 查。 连续监控与数据检查有助于确保数据的完整性和准确 性， 从而避免集团 财务 流程结束时的时间压力与瓶颈 。 4. 在整个财务结算流程使用标准化、一体化的财务系统获取 一致性数据。 交易层面的对账有助于减少集团内舞弊。 此 外，平台方法提供了整个对账与结算流程的无缝结合，并 保证了信息的准确性。 5. 改善所有利益相关者之间的沟通并使之自动化，以避免信 息错配。 应定义每位员工在集团 财务 流程中的角色和任务 。 这样一来，员工就会知道自己应该完成的任务。 例如，通 过自动化电邮通知，即可促进与结算流程所涉人员之间的 沟通。而且，可将对账与结算的所有说明纳入 IT系统。 6. 内部审计与外部审计的自动化、标准化审计凭证。 对于 财 务 人员 而言 ，审计凭证准备是一项非常耗时的流程。 IT解决 方案允许将标准化审计凭证与审计员的只读访问一体化。 而 且，还可以适用于内部控制系统合规性的工作流程，这些 工作流程有助于企业获取与合规性评估相关的实时信息。 标准化 交易层面的对账 与结算自动化 连续监控与数据检查 标准化、一体化的 IT系统 整个集团的标准化沟通 标准化审计凭证的自动化 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 7 7. 由整个集团完善的内部 财务 手册支持的整个集团的国际 财 务 框架 （如 IFRS）有助于促进单一实体层面的数据转换 ，即由本地 GAAP转换为集团 财务 GAAP。 但是，使用 IFRS需要内部 财务 手册 ， 其中内部 财务 手册包含如何处 理并解释 IFRS框架的说明。 IFRS是一种框架，而不是判例 法（如 US-GAAP）。 因此，企业不得不定义与其环境相 关的某些部分的执行。 IT解决方案可将该内部 财务 手册添 加至对账表 。 8. 促进可以处理变更的整个集团的企业文化。 在许多 财务 部门 ，可能需要变更管理才能完成例行重复性任务的自 动化与数字化所需的新任务。 而且， 优化集团 财务 流程 需要跨企业的观点与集团内部协作 。 9. 数据质量与确认是快速结算取得成功最重要的因素，并 且需要通过数据湖和配有单个数据模型的平台方法进行 协调。 必须协调现有的异构 ERP环境和多个数据模型，而 且必须执行确认与一致性检查。 10. 在没有明确文档路径与解决方案的情况下 ，出于各种原因（内 部控制、合规性、法律考虑等），证据与事实的单一来源必不 可少，也是全球运营集团内部的一项挑战。 作为集团 GAAP的 IFRS 。 变更管理 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 8 下图中，我们总结了一些关键的成功因素，并将其作为大图的组成部分： 结算快速 、 完整且准确 多年来 ， 对于集团 财务 的要求稳步增长 。 虽然 财务 法规的范围不断扩大 、 复杂性不断增加 ， 但尽快编制合并财务报表的要求愈发重要 。 将资产负 债表日之后尽快报告的概念称为 “快速结算 ”。 因此 ， 必须在严格的截止日 期之内完成财务报表的编制 、 审计与发布 ， 而且财务报表所涉数据必须 具有高度完整性和准确性 。 毕竟合并财务数据是成功管理一个集团的基本依据 。 尤其是在 “黑天鹅 ” 事件期间 （ 如新冠肺炎疫情 ） ， 数据可用性是实现成功管理的基本条件 。 除及时报告之外 ， 利益相关者 （ 如出资人 、 董事会 、 集团和单一实体层 面的财务负责人 、 内部审计员和外部审计员 ） 还要求合并财务数据符合 各自的利益 ， 以及这些数据完整且准确 。 为满足及时 、 完整且准确的合并财务报表的要求 ， 制表人面临着越来越 多的挑战 ， 尤其是在手动完成对账与结算任务时 。 智能对账 与结算 可靠性与协作审计 企业文化与变更管理 凭证与事实的单一来源 持续监控与合规性 集团 财务 流程标准化例行重复性任务自动化 通信协作 财务 IT系统链协调 监管框架一体化 纵横价值链 数据可用性与数据质量 图 1： 大图 -智能财务 为满足外部要求与内部要 求、并保持执行力，需要 进行快速结算。 但是， 必须始终符合质量标准 （完整性与准确性 ） 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 9 专用 IT解决方案为使及时完整地编制合并财务报表自动化提 供了多种可能。而且，这些解决方案还能提高透明度、为内 部审计或外部审计提供支持、符合良好治理与合规性的管理 标准。 自动化机遇尚未得到认可 即使专用 IT解决方案能够有效地支持财务报表流程，但是优秀 的自动化合并财务报表依然罕见（仅占 1%）。 我们利用净推 荐值（ NPS）发现， 集团 财务 流程的整体自动化程度较低 （ -59）。 因此， 大部分企业需要提高自己集团 财务 流程的自 动化水平 （详见图 2）。 快速对账与结算向 财务 部门提 出了一项挑战 。 IT解决方案有 助于优化集团 财务 流程 集团 财务 流程的完全自动化非 常罕见 。 几乎所有企业都需要 改进 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 1 0 图 2： 如何评价自身集团 财务 流程的自动化水平 （ n 109） 10 优秀 1. 差 接受调查的大多数企业都认为自身集团 财务 流程与其他企业的集团 财务 流 程类似 （详见图 3）。 只有少数企业对自身集团 财务 流程给出了较高的评 价 。但是，经过优化的自动化流程可被视为一种竞争因素，而且可以实现 集团财务报表的快速结算。如果按时提供优质的数据，则管理层可以更快 地做出反应并进行必要的调整。 本研究表明，合并财务报表包含的子公司数量越多，集团报告高 度自动化的可能性越大。 也就是说，与大型企业集团相比，小 型企业集团对于自动化可能性的认可尚且不足。 而且，更大的 内部交易数量以及不断增加的对账与结算需求有利于大型集团 实现更高的自动化程度。 管制可以推动自动化 需要在交易层面监控银行和金融领域的企业，以降低法律风险， 而且已知其相对于监管机构具有更高的透明度要求，因此其自动 化程度高于其他行业。 但是，为表明良好的治理水平，可以通过 专用 IT解决方案保证的合并财务报表透明化编制在各个行业都很 重要。 而且，较高的报告频率（每月一次或每季度一次） 与集团 财务 流程的高度自动化明显相关 。 每年编制一次合并财务报表的企 业对于流程自动化的重视程度较低。 为免去编制财务报表的工 作，他们可能不会增加报告频率。 虽然诸如规模、透明度要求、 报告频率等影响集团 财务 自动化程 度因素较多 ，但是无论是小型集团、大型集团还是所有行业，都 有同类最佳的自动化示例 。 图 3： 就集团 财务 流程而言 ，如何对比其他企业来评价贵公司企业 ？ （ n=99） 随着对账与结算需求的增加，自动化 流程的可能性随之增加 银行业与金融领域较高的交易 监管要求与透明度要求似乎可 以引起更高程度的结算流程自 动化 较高的报告频率需要 流程自动化 各行各业都有同类最佳的自动化 示例，而且与集团的规模无关 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 11 更好 较好 相似 较差 更差 人们误认为集团 财务 流程的自动化过于复杂 ， 因此应在其子流程层面予以考虑 。 相 关子流程如下： 从本地 “一般公认 财务 原则 （ GAAP） ”到集团 GAAP的转换 、 单一 财 务 层面和集团 财务 层面的对账与结算 、 旨在确保完整性和准确性的数据监控与管理 、 文档化以及最终向利益相关者 （ 包括内部审计员和外部审计员 ） 报告 。 如图 4所示，自动化程度因各个子流程而异。 我们发现，基于规则的流程和重复性流 程（如企业间对账）自动化程度更高。 这可能表示企业已经意识到自动化可能优化 集团 财务 流程 。 但是，完全自动化的子流程依然罕见。 约有一半接受调查的企业尚 未启用自动化（或自动化程度较低 ）。 因此，子流程的提升空间很大。 13% 11% 6% 6% 46% 46% 42% 46% 27% 35% 31% 26% 13% 8% 21% 21% 从本地 GAAP到集团 GAAP的转变 17% 29% 25% 29% 企业间对账 15% 51% 23% 11% 监管、管理、财务的完整性和准确性 财务对账与结算 内部控制与凭证 控制、文档、分配 全部 部分 无自动化 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 12 图 4： 下列流程内部的自动化程度如何？（ n=84） 低 集团 财务 要求所有合并企业开展合作 集团 财务 流程是一个纳入集团当中所有合并企业的流程 。 优 化这一流程是指对所有这些企业之间的流程标准化并使之自 动化 。 组织流程的优化带来的问题比实施具体 财务 法规的难 度大得多 。 在许多情况下，出于外部目的甚至内部目的，实体不得不 使用本地 GAAP针对单一实体进行报告。 而且，单一实体也 会准备必须的数据用于合并。调查显示， 91%的单一实体不 得不根据集团 GAAP转换自身数据。 在许多情况下， 在集团 层面使用本地 财务 准则 ，而这些标准往往没有国际财务 报告准则（ IFRS） 复杂，也不如 IFRS更加全面。 特别是 对于国际集团， IFRS财务 准则使其更加轻松地转换单个财务 报表的数据 。 这主要是因为 IFRS财务 在许多国家属于专业 财 务 培训组成部分的事实 ， 因此 财务 准则全球通用 。 相反，如 果在集团层面使用诸如德国 GAAP之类的本地准则， 则德国 以外单一实体的 财务 师几乎根本不了解这些准则 。 尤其是对 于银行业、金融领域、拥有 200家以下子公司的企业集团和 企业，明显倾向于采用 IFRS。 集团 财务 始于单于实体 。 从单一实体规则到集团层面的 数据转换只是一个小问题。 IFRS尚未在集团层面取代国家 财 务 准则 。 在集团层面应用 IFRS 财务 有利于自动化 。 IFRS 本地 GAAP 同类最佳企业 同类最差企业 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 13 图 5： 进行集团 财务 时 ， 您使用的同类最佳企业 财务 准则有哪些 （ n 49）？ 我们还发现， 与建立本地 财务 准则并将其作为自身集团标准的企业相比 ，在合并财务报表中采 用 IFRS的企业的财务自动化程度更高（详见图 4）。 IFRS的应用需要集团内部制定更多的内部 说明和 财务 手册来解释执行 IFRS的方法。与 US-GAAP不同， IFRS并非以判例法为基础。需要 将 IFRS 下的一些准则转移至集团观点与支持，以期获得处理交易的方式。 IT解决方案通过该 内部 财务 手册添加至对账表来提供支持 。 手动变通方案仍是在单一实体层面进行数据准 备与结算的第一要务。 虽然合并财务报表的结算通常由母公司完成， 但是经过优化 的集团 财务 流程始于单一实体层面的数据准备与对账 。对账 与结算的专用 IT工具使支持流程并最终使之自动化成为可能 。图 6所示为在单一实体层面将各种 IT解决方案用于数据准备 与结算。而且我们发现，一些集团采用了 IT工具组合。调查 结果表明， Excel仍被广泛应用于单一实体层面的数据准备与 结算。 单一实体的 财务 部门似乎根本不可能考虑其他方法 。 仍然利用 Excel手动完成单一 实体层面的数据准备与结算。 很少使用 IT工具 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 14 对账专用工具 原因为何？ 其中一个原因可能是 财务 部门的工作人员普遍熟悉 Excel。无 需 IT部门任何帮助，即可轻松适应诸如核对表之类的变通方案，而且使 用大部分 IT系统均可保证导入接口。 我们针对所有实体使用相同的流程 ，而且无需数据准备 本地 BI解决方案 本地 ERP系统 Excel 图 6：在单一实体中，您通常使用什么工具进行数据准备与结算？（ n=110） 使用保证作为一个重要界面 。 财务 部门接受采用 Excel的手动变通方案 ， 而看不到其 他任何处理方法 。 传统操作模式通常不会受到质疑 ， 因此这些模式仍在继续 。 这可能 就是保留采用 Excel的手动变通方案的原因 ， 即使现在已经提供了可使常规任务自动化 的 IT解决方案 。 企业往往会忽略使用 Excel的固有风险 ， 如缺乏职责分工 、 没有使用 流程标准化的选项 、 无法控制数据准备 、 审查与批准 、 速度与对账受限 。 将 Excel的数据轻松并入 IT系统可能是大型企业甚至同类最佳企业（详见图 7）仍然使 用 Excel进行数据准备与结算的原因。 与同类最差企业不同，同类最佳企业利用专用 工具避免手动进行数据准备与结算（详见图 8）。 但是，采用 Excel的手动变通方案仍 是常规做法。 15% 12% 49% 62% 60% 48% 34% 3% 7% 3% 本地 ERP系统 Excel 本地 BI解决方案 对账专用工具 我们针对所有实体使用相同的 流程，而且无需数据准备 中小型企业 大型 56 % 44% 26% 15% 52% 70% 21% 本地 ERP系统 Excel 本地 BI解决方案 同类最佳企业 同类最差企业 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 15 图 7： 在单一实体中，您通常使用什么工具进行数据准备与结算？ 集团规模（ n 110） 图 8： 在单一实体中，您通常使用什么工具进行数据准备与结算？ 同类最佳企业（ n 110） 0% 7% 3% 对账专用工具 我们针对所有实体使用相同的流程 而且无需数据准备 如上所述，在企业集团内部，用于数据准备与结算的 IT系统并未统 一。 因此，他们可能需要能够在单一实体层面上传不同源系统的 数据、并在集团层面将这些数据并入数据模型的专用集团 IT解决 方案。 而且 ， 角色与出现的定义是集团 财务 流程的基本条件 。 重要的 是 ， 负责在单一实体层面进行数据准备与结算的员工的工作方 式必须统一 。 因此 ， 必须定义角色并提供明确的说明 。 员工必须 了解自己负责的任务以及需要执行这些任务的时间点或时间段 。 我们根据调查结果发现 ， 往往具有较高自动化程度的同类最佳 企业与自动化程度较低的企业相比 ， 前者对于该流程当前支持 的评价往往较高 （ 详见图 9） 。 IT解决方案有助于支持该流程，并且可以通过预定义模板提供明确指导， 以在单一实体层面使数据准备与结算标准化。 例如，对账负责人可能收到 由 IT解决方案预定义的、内含明确说明与文件化要求的模板。 预定义逻 辑在单一实体层面实现了自动化数据准备与结算。此外， IT解决方案完 整记录了该流程。 为透明起见，可以整合关于具体问题的评论。 员工可 以集中精力监控流程并分析数据质量。 而且我们还发现 ， 与将数据转换为集团 GAAP相比 ， 对账与结算流程的时 间要求明显更加严格 （ 详见图 10） 。 而且 ， 集团 财务 流程的完全自动化需要一个一体化的流程 ， 在母公司和 子公司之间进行数据交换 。 但是调查显示 ， 目前只有 15%接受调查的企 业属于此类理想情况 （ 详见图 9） 。 在许多情况下 ， 企业不得不将单一 实体层在贩数据上传至集团层面的合并系统 。 7. 4 4. 4 如何评价对该流程的 当前支持 -流程 支持 同类最佳企业 同类最差企业 图 9： 如何评价同类最佳企业对该流程的当前支持（评分为 1（最差） - 10（优秀），（ n 60） IT解决方案应能够协调并上传 不同源系统的数据 定义并记录明确的任务分配与 监控。 IT解决方案减小了工作 与时间压力 将对账与结算视为一项 挑战。 数据交换的格式 并未统一 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 16 集团层面系统 在其他情况下，通过电子邮件发送 Excel进行交 换。 然后， 母公司的员工将数据导入主集团 财务 系统 。 有时， 通过将数据直接手动输入 BI工具完成数据交换。 但是，有些集 团还提供组合来实现集团内部的数据交换（数据上传和 /或发 送 Excel电子表格和 /或手动输入 BI工具）。 现有集团 财务 工具通常不适用 在集团层面 ， 必须确保进行数据质量检查 ， 仅使优质数据进入系统 。 这就要求通过预定义逻辑对所有账户进行对账 。 在理想情况下，对账以所有总账和明细分类账的交易层面为基础， 并以一种 IT解决方案协调对账。 否则，始终需要在不同的源系统之 间进行切换。 在这些情况下，可以避免账户层面的对账差异。 而且 ，甚至增进了在集团层面对单一交易的了解，并在交易层面也具有 可追溯性。 但是，交易层面的对账需要保存大量数据的能力。 为提供集团合并 /控制 ， 企业不仅使用 Excel， 还使用了专用合并工具 ， 如 CCH Tagetik、 HFM Oracle、 LucaNet、 MACS控制合并软件 、 SAP工具和 Unit4 FPMN（ 以字母顺序列出 ， 另请参见图 11） 。 调 查结果显示 ， 无论涉及多少子公司 ， 都使用了集团控制 /合并的专用 工具和 ERP。 值得一提的是 ， 合并解决方案缩小了 ERP和企业绩效 管理 （ CPM） 解决方案之间的差距 ， 保证了无缝结合 。 Excel使用 不同 49 % 33 % 15 % 4 % 中央合并系统中的实体进行的 直接数据上传 Excel/电子邮件 一体化流程 （无需上传 /数据输入） 其他 图 10： 如何组织母公司和实体之间的数据交换？（ n=110） IT解决方案 可以保证交易层面的对账 虽然 Excel有一些缺点 ，但是仍被用于集团合 并 /控制。 其他 IT解决方 案的优势尚未得到完全 认可 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 17 由于使用 Excel容易出错与篡改，而且也不像许多其他 IT解决方案那 样适于协作，但是令人惊讶的是， 21%的集团、甚至 10%的大型集团 （详见图 12）均表示将 Excel作为主要的集团控制 /合并工具。 调查还 表明，每个行业的集团均把 Excel作为集团 财务 工具 ，但有一个例外： 在 IT行业，集团不使用 Excel 或自身解决方案进行集团合并 /控制。 相 反，他们使用专用软件工具（ 75%）或 SAP（ 25%）。 避免峰值工作量 ， 并通过连续结算降低出错与 舞弊风险 集团 财务 流中的记录 -报告流程的传统特征是在结算日期前后出现峰 值工作量。 在这些峰值时刻，员工不得不处理一些任务，其中大部 分任务为手动、重复性、基于规则的任务。 集团层面对账与结算任 务的完成往往具有一定的时间压力。 由于员工占用了这些资源，因 此不能为其他更重要的核心任务提供这些资源。 所以，由于缺乏资 源，通常仅对数据的完整性与准确性进行表面检查。 如图 12所示，根 据时间和工作量，将对账与结算等更多基于规则的重复性任务视为关 键任务。 我们还发现，将（单一实体层面对账与结算之后以及企业间 对账之后）监控并确保数据准确性的时间视为在集团层面实现快速结 算的最大瓶颈。 图 11： 您的主要集团控制工具 /合并工具是什么？（ n=110） 基于规则的重复性任务可 以产生峰值工作量和时间 压力，并降低了发现出错 与舞弊的能力。 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 18 专用合并软件 SAP Excel 我们自己的解决方案 48% 44% 42% 30% 13% 12% 监控、管理财务的 完整性与准确性 企业间对账 财务对账与结算 控制、文件化、分配 （结算清单） 从本地 GAAP到集团 GAAP的转变 内部控制与凭证 45% 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 19 42% 26% 21% 20% 20% 监控、管理财务的 完整性与准确性 企业间对账 内部控制与凭证 控制、文件化、分配 （结算清单） 从本地 GAAP到集团 GAAP的转变 图 12： 您将这些流程中的哪些处理时间 /工作视为关键处理时间 /工作？ （ n=93） 图 13： 您将这些流程中的哪些错误概率 /敏感性视为关键错误概率 /敏感性（ n 86） 财务对账与结算 值得注意的是，时间压力与较大的手动工作量增加了出错与舞弊 的风险。 调查证实，认为例行重复性任务（如对账与结算）较之其 他子流程更易出错。 同时，认为控制、文件化、分配、以及从本 地 GAAP到集团 GAAP的转换不易出错（详见图 13）。 对账与结算引发瓶颈 我们发现了与时间要求严格且容易出错的任务的关联 。 例如 ， 认 为基于规则的任务 （ 如对账与结算 ） 为时间要求非常严格且容 易出错的任务 。 虽然瓶颈和峰值工作量主要出现在集团 财务 流 程结束之时 ， 但是它们已然由单一实体的对账与结算引起 。 目前，专用集团 IT合并 /控制工具使企业可以通过标准化与自动 化减少峰值工作量。使基于规则的重复性任务自动化，不再需 要手动处理，缩小了与 ERP系统之间的差距，同时从集团的角 度协调了 R2R任务。 对于这些自动化任务，避免在时间压力下 发生的错误。 调查证实，与同类最差企业相比，同类最佳企业 几乎不可能将基于规则的重复性任务（如对账与结算）视为时 间要求严格的任务（详见图 14）。 因此，我们得出结论， 对账 和结算是集团 财务 的成功关键 。 自动化对账和结算，减少了 时间压力和工作量， 提高了 集团 财务 的及时性和质量 。 36% 32% 32% 16% 48% 50% 30% 60% 47% 10% 8% 10% 监控、管理财务的完整性与准确性 企业间对账 从本地 GAAP到集团 GAAP的转变 内部控制与凭证 同类最佳企业 同类最差企业 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 2 0 图 14： 同类最佳企业 的这些流程中，您将哪些视为处理 时间 /工作 的 关键 因素 ？ 财务对账与结算 控制、文件化、分配（结算清单） 沟通是关键因素之一 若要实现及时、完整、准确且透明的集团报告，在集团内的各参与者和利益相关者 之间，建立经过优化且标准的沟通流程是关键。 在单一实体及部门内部，必须明确 沟通及信息标准（例如， 并购部和集团 财务 部应如何就合并范畴下的变化进行 沟通 ；应如何组织集团内各企业之间的沟通 ）。 为优化沟通 ， 有必要记录与集团 财务 流程相关的事实 。 只在少数企业（ 4%，见图 15），各利益相关者之间的沟通流程 被评为优秀。 对于绝大多数被调查的企业来说，需要改进各利 益相关者之间的流程。 受访者知道改进这一流程的重要性，尤 其是在结算和对账方面（见图 19）。 由于数据缺失 ， 导致关于集团 财务 流程现状的沟通不畅 ， 从 而占用了员工资源 。 这些资源本可以投入到更有价值的活动上 （ 例如 ， 检测欺诈和错误风险 ） 。 特别是当某一家企业在不同时间上传或交付数据，或者数据迟 交、不完整时，人工状态监控会变得难以进行。状态报告的缺 失或不充分会复杂化原本协调、迅速的合并财务报表编制流程 ，造成瓶颈，进而在子流程中引入额外的时间压力。 自动化状态报告能帮助企业掌握以下内容的概况： 个人财务报表的对账和结算 各企业加载的数据 企业间对账状态 需要改善利益相关者之 间的沟通 优化关于集团 财务 流程现状的 沟通避免了员工资源浪费 标准化检测有助于预防瓶颈和 时间压力 2% 2% 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 21 6% 11% 15% 17% 24% 16 %4% 4% 1. 差 2 3 4 5 6 7 8 9 10 优秀 图 15： 您如何评价贵方集团 财务 流程中各利益相关者之间的沟通 ？ ，（ n=110） 7,1 4,5 您如何评价贵方集团 财务 流程 中各利益相关者之间的沟通 ？ 同类最佳企业 同类最差企业 软件解决方案有助于实现持续监控，并在初期阶段，发现可 能会威胁及时结算的潜在瓶颈及更严峻的问题。 自动化解决 方案还支持应用流程挖掘等新技术，确定合并财务报表流 程中的风险领域。自动化监控以及定义事态升级流程（例 如，若数据未及时交付或数据不完整时）使得保证并改善 透明且经得住审计的沟通流程成为可能。 调查表明，在自动 化领域，同类最佳企业对自己沟通流程的评价明显高于同类 最差企业（见图 16）。 为保证透明度 ， 在结算流程这一沟通流程中 ， 需要定义并记录 各职位以及对他们的期望 。 通过预定义的模板 ， 对账员工知道 该做什么 ， 而通过信息显示板 ， 高级或审批人员可接收关于对 账和结算流程的状态报告 。 例如 ， 通过自动化电邮通知 ， 即 可促进与结算流程所涉人员之间的沟通 。 然而， 在集团 财务 流程中 ，沟通并不局限于合并财务报表的 编制人员与其他部门所提供的编制合并财务报表所需必要信 息之间的沟通。 另外也包括在单一实体和集团层面上管理层 之间的信息和沟通流程，他们根据这些数据进行决策。 在对账流程中 ， 管理层和监事会也有必要通过标准化报告 ， 提供与风险信息和合规性信息 ， 以履行良好治理义务 ， 这就 要求财务数据完整且准确 。 尽早发现潜在的瓶颈，可减 少时间压力，从而规避错误 、欺诈风险 发送方和接收方不得相互交 流。必须以透明、可理解的 方式明确期望 沟通流程也涉及管理层和监事会 。 在结算流程中，向管理层和监 事会提供风险评估信息和合规性 信息对于良好治理至关重 要 对账与结算 -从 Excel到人工智能 -版权 BARC GmbH 2021 22 图 15： 从 1分（差）到 10分（优秀）， 您给贵方集团 财务 流程中各利益相关者之间的沟通打多少分 ？ 同类最佳企业（ n 60） 除了管理层和监事会， 内外部审计人员也是集团 财务 流程中的利 益相关者 。 内外部审计人员经常被视为额外的负担。 必须给他们 提供相应的数据，由其进行标准化评估。 IT解决方案有助于优化面 向 财务 部门和内外部审计人员的流程设计 。 使用与 IT系统集成的标 准、自动化审计报告和核对表，可避免人工审计评估。 通过权限 分配，只给予内外部审计人员报