2018 年上海市政府驻外办事处视频会议（运维）绩效评价报告.pdf

1 2018年上海市政府驻外办事处视频会议 （ 运维 ） 项目 绩效 评价报告 一、基本情况 （一）项目背景及绩效目标 1、项目背景 2018 年，由 市政府合作交流办 管理新疆、西藏、广州、昆 明、西宁 5 个驻外办事处。为提升 市政府合作交流办 日常管理便 捷度，提高各办事处及部门之间沟通效率，节省会议时间和机关 运行成本， 市政府合作交流办 与 各办事处之间 常采用 视频会议 形 式进行信息传达 与沟通。 为确保视频会议系统的正常 运行 ，并为 视频会议召开提供全面保障， 市政府合作交流办 委托 上海科学技 术交流中心 开展了 2018 年上海市政府驻外办事处视频会议 系统 运维工作。该项目主要内容 为 ：视频会议设备运维和互联网接入， 具体包括视频会议保障和故障解决、业务应用平台维护、视频会 议中控服务器更新、会议全程 DVD 录像和存档等工作，保障视 频会议系统的正常运行，确保信息传达和工作布置及时到位。 2、绩效目标 （ 1） 总目标 该项目的总体目标是：通过对上海市政府驻外办事处视频会 议系统的运维，使视频会议系统正常运行，确保信息传达和工作 布置等及时到位，提高 市政府合作交流办 与各驻外办事处之间沟 通效率，促进 市政府合作交流办 对驻外办事处的高效和便捷化管 2 理，同时节省会议时间和机关运行成本 。 （ 2） 年度目标 该项目 2018年年度目标为：通过运维，确保系统运行维护 工作按计划及时完成，视频会议系统稳定性得到提升，能及时处 理故障，视频会议期间无重大故障发生；视频会议系统的操作便 捷性有效提升，机关运行成本明显节约，用户满意度力争达到 85%以上。 （二）预算资金规模、来源及使用情况 该项目预算资金全部来源于市级财政预算，预算金额为 10 万元，实际支出 10 万元，预算执行率为 100%。从运维工作开展 情况来看， 2018 年每月对视频会议系统 进行了 巡检，及时 解决 了视频会议 系统 相关故障， 保障了视频会议系统的正常运 行和 视 频会议的 顺利 召开 。 （三）项目组织实施管理情况 1、项目 内容及 实施情况 项目内容： 会议保障，对视频会议提供技术保障和人员支撑；故障解决， 包括故障排除、网络诊断、设备配件支持；业务应用平台维护， 包括平台日常保养、错误修正、性能优化；会议全程 DVD录像及 存档；完成因会议场所搬迁所需要的相关技术保障与线路调整。 实施情况： 从运维工作开展情况来看，通过项目实施， 2018 年全年共 完成了 12次视频会议巡检工作，提供了 12份视频会议巡检记录 3 和 1份运维工作总结报告，确保了各驻外办视频会议系统全年正 常运行，共 保障了 4次 视频会议的顺利召开和 会议 资料录像存档 工作。 2、项目组织及管理 （ 1）项目管理组织架构 项目主管单位： 市政府合作交流办 ，负责项目统筹管理，工 作指导以及管理制度的制定。 项目实施 处室 ： 市政府合作交流办党办秘书处 ，负责项目申 报、后期管理等工作。 项目协同处室 ： 市政府合作交流办综合财务处 ，负责项目年 度预算编制上报、后期拨款等财务管理工作。 项目服务供应商： 上海科学技术 交流中心，负责具体运维工 作。 图 1：项目组织管理架构图 上海市人民政府合作交流办公室 统筹管理、工作指导、管理制度 的制定 上海科学技术交流中心 上海市人民政府合作交流办公室 党办秘书处 项目申报、项目政府采购、项目组织 实施，验收管理 等 上海 市人民政府合作交流办公 室 综合财务处 项目预算申报、后期拨款、绩效 评价等 4 （ 2）项目实施管理流程 项目 申报： 市政府合作交流办 按照项目运维需求，根据上 海市人民政府合作交流办公室信息化项目建设规范的要求，编 制 2018 年上海市政府驻外办事处视频会议系统运维项目预算， 向市经信委进行项目申报。市经信委审核通过后，出具项目立项 审核意见。 预算报批：在报送 2018 年部门财政预算时， 市政府合作 交流办综合财务处 根据项目审核意见，同时将 2018 年上海市政 府驻外办事处视频会议系统运维项目预算报市财政局审批。 项目实施：根据审批的项目财政预算， 市政府合作交流办 通过三家比较的方式，确定服务供应商，并与服务供应商签订项 目合同， 正式开展项目实施； 市政府合作交流办 在项目实施过程 中组织相关监督与测试调整工作。 项目验收：项目实施完成后， 市政府合作交流办 组织相关 验收工作。验收通过后，项目实施完成。 （四）评价依据及数据采集情况 1、 评价依据 上海市人民政府合作交流办公室信息化项目建设规 范； 上海市人民政府合作交流办公室信息化基础设施管 理规范； 上海市人民政府合作交流办公室办公业务系统应用 规范； 5 项目单位内部各项管理制度； 项目招投标文件、运维方案、合同协议等。 2、 数据采集方法及过程 为了强化部门绩效主体责任，提高评价工作管理质量和效 率， 根据上海市财政局关于印发 的通知 的要求 ， 2018年 ， 市政府合作交流办 在项目绩效评价时采取由本部门自行组织实 施的方式，由 综合财务处 牵头、业务处室参与，组织实施了项目 绩效评价工作。 （ 1） 数据来源 本次绩效评价主要以案卷研究、现场访谈、 自评调查 作为主 要数据来源和取数方式，要求项目 业务处室 及具体实施单位提供 真实有效的数据信息，并要求提供各类数据和信息的相关佐证材 料，对数据和信息进行综合评判。同时还将 网上信息查询、实地 考察、 自评调查 等多种渠道作为获取更多有效项目信息和数据的 补充方式。 （ 2） 调查过程 案卷研究： 通过业务处室和项目实施单位获取项目立项、 过程管理和项目总结等相关案卷资料信息，对项目决策和过程管 理的要素信息进行分析，并确定评价要素指标。具体案卷材料如 下表： 6 表 1：项目案卷清单 序号 案卷名称 获取来源 考察内容 1 a市政府合作交流办 职能概况 b项目绩效目标申报表 c项目年初预算情况 项目单位 网站 业务处室 提供 项目立项 2 a项目立项依据 b项目招投标文件 c市政府合作交流办 项目管 理文件清单 业务处室 提供 项目管理、项目绩效目标 3 a项目工作总结 b项目支出明细表 实施 单位提供 项目实施、项目绩效完成情况 调研访谈：通过实地调研访谈和电话访谈，与 业务处室负 责人 和相关人员进行交流，了解项目实施情况，具体访谈情况详 见下表： 表 2：项目访谈情况表 序号 访谈时间 访谈对象 访谈内容 1 2018年 5月上旬 业务处室 负 责人 召开项目启动会、了解项目基本实施情况、立 项情况、管理制度等。 2 了解财务结算流程以及财务管理情况。 3 2018年 12月上旬 业务处室经 办人 了解项 目具体实施情况、招投标情况以及对评价过程中所发现的问题进行沟通确认。 自评调查。通过评价表 对项目实施单位 进行调查，了解项 目承办群体对项目实施、项目管理和项目效果的自我评价和总 结。 二 、评价结论 和 绩效分析 （一）评价结果 该项目总体得分为 88.2 分。财政支出绩效评价等级为 良 。 其中 ， 项目决策类指标满分值为 13 分，项目得分为 11 分，得 分率为 84.62%；项目管理类指标满分值为 23 分，项目得分为 20 分，得分率为 86.96%；项目绩效类指标满分值为 64 分，项 目得分为 57.20 分，得分率为 89.38%。 7 表 3： 项 目绩效得分情况表 指标 满分值 评价分值 得分率 A项目决策 13 11.00 84.62% B项目管理 23 20.00 86.96% C项目绩效 64 57.20 89.38% 合计 100 88.20 88.20% （二）主要绩效及分析 （ 1） 通过项目 实施， 提升了视频会议系统的稳定性，确保 了视频会议的圆满完成，无断网、无视音频中断等现象发生。 通 过项目的实施，视频会议系统的稳定性得到提升，达到了相关技 术规范要求，圆满的 完成了 4 次视频系统会议，确保了 相关信息 的 及时传达 和相关 工作的 有序开展 。 （ 2）通过项目 实施， 促进了 市政府合作交流办 对驻外办事 处的高效和便捷化管理。 通过远程视频会议系统，加强市政府 合作交流办与各地驻外办间的沟通与交流，同步政策的学习和 宣传、工作的安排和落实，减少公务成本；特别是对 2 个边远 地区的高原驻外办，有效地避免了旅途劳顿，提高工作的办事 效率。 三、存在 问题和 改进措施建议 （一）存在的问题 因各驻外办地域分布广，且各地实际网络状况互有差异， 加上远程视频系统是 2009年建设完成的，虽然运行稳定但毕竟 8 年代久远 ，设备的性能和当前的主流设备有差距，故用户使用 效果无法由标清达到高清而 得到提升。 （二）改进措施和建议 协商各地驻外办，在条件允许的前提，提升网络上行带宽 和配备固定 IP地址， 更新视频会议系统相关软硬件设施 ， 提升 视频会议质量。