2018 年度档案管理经费绩效评价报告.pdf

上海市档案局（馆）财政支出绩效评价报告 项目名称： 2018年度 档案 管理 经费 项目单位：上海市档案局（馆） 主管部门：上海市档案局（馆） 委托单位：上海市档案局（馆） 评价机构：上海立信佳诚东审会计师事务所有限公司 2019年 6月 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 目 录 报告摘要 . 1 一、项目基本情况 . 6 （一）项目概况 . 6 1、项目立项的背景及目的 . 6 2、预算资金来源及使用情况 . 7 3、项目实施情况 . 8 4、组织及管理 . 9 （二）绩效目标 . 11 1、总目标 . 11 2、阶段性目标 . 11 二、绩效评价工作情况 . 12 （一）评价目的 . 12 （二）绩效评价工作方案制定过程 . 12 （三）绩效评价原则、评价方法等 . 13 （四）数据采集方法及过程 . 14 （五）绩效评价实施过程 . 15 （六）绩效评价的局限性 . 16 三、评价结论及绩效分析 . 16 （一）评价结论 . 16 1、评价结果 . 16 2、主要绩效 . 16 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 （二）具体绩效分析 . 17 1、项目决策分析 . 17 2、项目管理分析 . 19 3、项目产出及结果分析 . 21 四、主要经验及做法、存在的问题及建议 . 23 （一）主要经验及做法 . 23 （二）存在的问题 . 24 （三）改进措施 . 24 附件： . 25 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 1 报告摘要 一、项目概况 （一）立项背景 档案馆是国家档案事业的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方 面工作利用档案史料的中心。上海市档案局（馆）馆藏档案 360.89万卷（件）， 档案案卷数为 327.53万，其中，建国前历史档案 140.59万卷。以件为单位保管的 档案数为 33.36万件（主要为 2010年中国上海世界博览会档案）。另有录音、录像、 影片档案 1.55万盘，照片档案 4210册，光盘 1.09万张，实物 1.83万件， 资料 6.06 万册。档案数据库共有全文信息 1.42亿幅，照片档案 5.03万幅，档案检索目录数 据 2600多万条。包括诸多历史档案和建国后档案，内容涵盖政治、经济、文化等 各个方面，为了解上海建设发展提供了重要参考作用。 “十三五”期间，我国将进入全面建成小康社会决胜阶段，实现“两个一百 年”中第一个一百年的奋斗目标。创新、协调、绿色、开放、共享的理念将贯穿 国家和上海经济社会发展中整个进程及 各个方面，为上海档案事业发展提供了更 广阔的空间和舞台。 新的 发展环境给档案事业发展带来新的机遇，同时也使档案 工作面临更多的挑战。根 据“十三五”规划要求，将进一步完善档案安全的基本 条件和应急、灾备机制，健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系， 全面提升档案网络和信息系统风险管理能力；确保档案实体与信息安全；完善落 实档案库房安全管理制度，加强档案库房的安全管理和检查。 上海市档案馆（局）是负责接受和保管市委、市人大、市政府、市政协及局 级机关、事业单位、群众团体、国有企业永久保存的档案资料和上海旧政权及社 会组 织的档案资料。为确保库房正常运转，维护各项设施设备，完成零星维修等， 上海市档案局（馆）设立了 2018年度档案管理经费项目。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 2 （ 二）预算资金来源及使用情况 本项目为经常性项目。 “ 档案 管理 经费 ”项目资金由市档案局（馆）编入 2018 年度预算计划报上海市财政局，经 人大会议审议批准， 上海市财政局 下达 批复后， 纳入当年度预算支出计划，由上海市财政全额承担。 2017年项目财政预算安排为 5,681,116.00元，项目实际支出为 4,905,775.80 元，预算执行率 86.35%。 2018年 本项目财政预算安排为 3,969,220.00元，截至 2018年 12月 31日，实际 财政支出为 3,864,130.25元。 项目预算执行情况见表 1。 表 1 2018年度档案 管理 经费 项目 预算执行情况表 序号 预算构成内容 财政预算金额（元） 实际支出金额（元） 预算执行率 1 档案 案卷清点 350,000.00 300,000.00 85.71% 2 档案装具购置 20,000.00 19,200.00 96.00% 3 密集架设备维护 47,720.00 47,720.00 100.00% 4 条形码、卷宗等维护 65,000.00 65,000.00 100.00% 5 珍贵档案密集架安装 1,000,000.00 972,500.00 97.25% 6 防汛防台及后勤保障 250,000.00 249,319.75 99.73% 7 库房及后勤设施维护 984,000.00 984,000.00 100.00% 8 后勤管理服务费 950,000.00 926,690.50 97.55% 9 光盘存储设备 110,000.00 108,000.00 98.18% 10 落地式程控自动压纸裁纸机 90,000.00 89,700.00 99.67% 11 数码烫金机 10,000.00 10,000.00 100.00% 12 无线装订机 45,000.00 45,000.00 100.00% 13 小型书籍修复台 47,500.00 47,000.00 98.94% 合 计 3,969,220.00 3,864,130.25 97.35% 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 3 二、绩效分析和评价情况 （一）绩效分析 通过实施“档案 管理 经费项目”， 2018年度 市档案局（馆） 共计接收 档案 19 批次 335,304卷 /册；完成接收档案清点上架 38,311卷（件）；根据馆藏档案粘贴 条形码工作数量统计， 2018年馆藏档 案粘贴条形码工作完成数量总计 94,973条 卷；保证了局（馆）档案电梯、空调、水泵及交换机的正常运转； 2018年局（馆） 专用设备采购计划基本完成；局（馆）全年组织安全巡查 960余批次（含佘山库 房）、部门检查 40次、全面安全检查 5次，针对发现的安全隐患和薄弱环节，及时 整改落实，部门 100多批次入库维修、维护库房设施等。 本项目 2018年主要绩效目标完成情况见下表： 绩效目标名称 设定目 标值 实际完成值 完成度 预算执行率 100% 97.35% 97.35% 接收档案完成率 100% 67.26% 67.26% 档案清点上架完成率 100% 100% 100.00% 档案粘贴档号条形码工作完成率 100% 94.97% 94.97% 档案库房运行完好率 100% 100% 100.00% 更新设备购置完成率 100% 100% 100.00% 档案保管安全保障 2018年档案保管无安全事故 全年组织安全巡查 960余批次（含佘山 库房）、部门检查 40 次、全面安全检查 5 次，针对发 现的安全 隐患和薄弱环节，及 时整改落实。 2018 年档案保管无安全 事故。 不适用 社会公众或服务对象满意度 90% 91.84% 不适用 （二）评价结论 本次评分依据项目组研发的指标评价体系及评分标准，通过现场收集、问卷 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 4 调查和访谈获取的数据，项目组对 2018年度档案 管理 经费项目进行了独立客观地 评价，最终评分结果为 87.04分，绩效评级为“良好”。 各部分权重和得分情况见 下表： 上海市档案局（馆）“ 2018年档案 管理 经费项目”项目绩效评分表 指标类别 权重 得分率 得分 项目决策类指标 10 90% 9.00 项目管理类指标 30 84.3% 25.29 项目绩效类指标 60 87.92% 52.75 总计 100 87.04% 87.04 三、主要经验及做法、存在的问题及建议 （一）主要经验 1、 落实责任，牢牢把好档案安全关 组织部门人员学习局馆和部门制度规范、参加消防知识和技能培训等，明确 安全保管的要点。日常工作中，常提醒、多关注，使部门人员牢固树立“安全第 一”的思想，绷紧档案安全这根弦。同时强化责任分解，确定每项工作的安全要 求，坚持每日安全巡查、定期安全检查，严格入库安全陪同（购买服务 团队人员 和相关部门人员）和安全值班常态化，并做好工作台帐。在档案流转过程中，认 真做好每卷档案电子登记和出入库核查。新入库档案全部 核查清点并标贴好条形 码，同时在库房管理系统录入柜架存址。 2、 强化基础，增强档案保管工作成效 认真做好档案清点检查工作，确保帐、物和位置相符，保持档案实体严整有 序，不断夯实档案实体的数据基础。除人工清点检查外，还设置了数据采集设备 核查，依托库房管理系统功能对人工清点检查的结果进行核查。理清了相关全宗 空缺卷情况、二次编目和一卷多册档案情况等，修正、完善了基础数据。 1 12 份，共计完 成档案清点复核的人工清点 393,658卷，设备核查 272,917卷。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 5 （二）存在的问题 1、绩效指标未明确量化 市档案局（馆）未 对所有产出结果目标进行量化，年初未制定档案清点上架 的 工作计划。 2、 部分 子 项目 存在预算资金 使用 不够 规范的 现象 经抽查项目账簿和凭证时发现，在“防汛防台及后勤保障”经费中列支了 2018年的“全总介绍、案卷级机读录入校对项目款”，支出范围与项目执行不相 关 ， 资金使用 不够规范 。 （三）改进措施 1、细化产出目标、制定工作计划 根据单位规划和资金预算，细化产 出结果目标、制定定量目标和工作 计划 。 2、规范资金使用 、明确项目开支内容，加强预算编制的科学性 对于不应纳入该项目的开支，在编制 预算时予以剔除，保证预算项目的合理 性；同时，对于年中预算资金用途发生变化的，应及时调整预算，保证预算支出 的合规性。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 6 上海市档案局（馆） 2018年度档案 管理 经费 财政支出绩效评价报告 为强化绩效预算管理，提高预算精细化、科学化管理水平，合理配置公共资 源，发挥财政资金使用效益和引导作用，根据上海市预算绩效管理实施办法 （沪财绩 2014 22号）的 要求， 受上海 市档案局（馆）（以下简称“市 档案局 （馆）”）委托，上海立 信佳诚东审会计师事务所有限公司对 2018年度档案 管理 经 费项目 实施绩效评价，评价时段为 2018年 1月 -12月。评价项目组通过制定科学合 理的绩效评价指标体系，从项目决策、项目管理、项目绩效和影响力等方面对该 项目做出综合的评价。通过采集、分析基础财务数据、 业务 管理制度、档案使用 者及公众满意度等内容，对档案 管理 经费进行深入的调查分析，总结成绩与经验， 探索潜在问题与不足，从而为今后的档案 管理 经费的使用和管理建言献策。 一、项目基本情况 （一）项目概 况 1、项目立项的背景及目的 档案馆是国 家档案事业 的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方 面工作利用档案史料的中心。上海市 档案局（馆）馆藏档案 360.89万卷（件）， 档案案卷数为 327.53万，其中，建国前历史档案 140.59万卷。包括诸多历史档案 和建国后档案，内容涵盖政治、经济、文化等各个方面，为了解上海建设发展提 供了重要参考作用。 这些档案数量多，时间跨度大，类型各异，尤其是一大批珍 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 7 贵档案，由于历史久远以及不断提高的利用率，面临纸张破损、安全管理等问题。 因此每年保证一定量的纸质档案、音像档案及照片档 案的保 护抢救 工作尤为重 要。同时，随着信息 技术的 飞速发展，档案 事业 已经进入了数字化时代。进行档 案数字化一方面是适应网络、通讯和多媒 体等信息化建设等需要，另一方面也是 档案馆功能在信息时代的 延伸 。 国家档案局长、中央档案馆馆长杨冬权，在 2013年全国数字档案馆（室）推 进会上指出，我国数字档案馆（室）建设的目标是：用 15年左右的时间，建成以 数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系， 使各级各类档案馆 (室 )能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交，对 馆藏传统载体档案全部数字化，实现馆 藏档案 的数字 化利用、馆藏开放档案的互 联网 利用以及馆藏电子档案的安全保 存和长期可利用。开展档案数字化加工及管 理 则是数字档案馆（室） 建设的工作基础。 2014年，市档案局（馆）进行档案数 字化加工及管理的常规化工作。截至 2015年，全市各级国家综合档案馆馆藏案卷 级目录全部实现计算机检索，文件级机读目录总量达 5180.99万条 ，数字化档案 全文达 3.6亿幅，市和区县国家综合档案馆档案数字化全文覆盖率普遍达到 60% 以上，根据十三五规划要求，至于 2020年市档案局（馆）需要新增约 400万条文 件目录，馆藏档案全文数字化总量超 过 2亿 幅，全 是国家档案馆馆藏档案全文数 字 化总量达到 8亿幅。到“十三五 ”末，在全市档案网站上发布档案全文信息总 数不少于 10万件。 为达成上海市档案事业发展“十三五”规划目标，上海市档案局（馆）设立 了 2018年度档案管理经费项目。 2、预算资金来源及使用情况 本项目为经常性项目。 “ 档案 管理 经费 ”项目资金由市档案局（馆）编入 2018 年度预算计划报上海市财政局，经 人大会议审批批准， 上海市财政局 下达 批复后， 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 8 纳入当年度预算支出计划，由上海市财政全额承担。 2017年项目财政预算安排为 5,681,116.00元，项目实际 支出为 4,905,775.80 元，预算执 行率 86.35%。 2018年 本项目财政预算安排为 3,969,220.00元，截至 2018年 12月 31日，实际 财政支出为 3,864,130.25元。 项目预算执行情况见表 1。 表 1 2018年度档案管理经费项目预算执行情况表 序号 预算构成内容 财政预算金额（元） 实际支出金额（元） 预算执行率 1 档案案卷清点 350,000.00 300,000.00 85.71 2 档案装具购置 20,000.00 19,200.00 96.00% 3 密集架设备维护 47,720.00 47,720.00 100.00% 4 条形码、卷宗等维护 65,000.00 65,000.00 100.00% 5 珍贵档案密集架安装 1,000,000.00 972,500.00 97.25% 6 防汛防台及后勤保障 250,000.00 249,319.75 99.73% 7 库房及后勤设施维护 984,000.00 984,000.00 100.00% 8 后勤管理服务费 950,000.00 926,690.50 97.55% 9 光盘存储设备 110,000.00 108,000.00 98.18% 10 落地式程控自动压纸裁纸机 90,000.00 89,700.00 99.67% 11 数码烫金机 10,000.00 10,000.00 100.00% 12 无线装订机 45,000.00 45,000.00 100.00% 13 小型书籍修复台 47,500.00 47,000.00 98.94% 合 计 3,969,220.00 3,864,130.25 97.35% 3、 项目 实 施 情况 上海市档案局（馆） 全年安全 巡检 960余批次（含佘山库房）、部门检查 40 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 9 次、全面安全检查 5次，针对发现的安全隐患和薄 弱环节，及时整改落实；加强 特殊敏感时期和汛期临时值守巡视；严格执行非本部门人员入库陪同制度，协助 有关单位、部门 100多批次入库维修、维护库房设施等。 认真做好新一轮档案清点检查工作，确保帐、物和位置相符，保持档案实体 严整有序，不断夯实档案实体的数据基础。除人工清点检查外，还设置了数据采 集设备核查，依托库房管理系统功能对人工清点检查的结果进行核查。理清了相 关全宗空缺卷情况、二次编目和 一卷多 册档案 情况等，修正、完善了基础数据 。 本年度共计完成档案清点复核 的人工清点 393,658卷，设备核查 272,917卷。 依托 库房管理信息系统开展档案保管工作，将库房、密集架、档案盒、全宗 卷、档案及其位置等数据纳入管理，完善数据、提升成效，完成粘贴档号条形码 94,973条卷。共计接收档案 15批次 33,632卷 /册。共计完成接收档案清点上架 38,311卷 /件。 在维护库区和档案实体安全的前提下，积极提升档案实体借用服务水平。根 据馆藏档案调归卷规定、馆藏档案原件借用规定，确保“窗口”等利用， 全年提供档 案原件 共计 93,375卷，其中，数字化借 用 60,852卷，编目划控借用 29,115卷，窗口档案原件借用数量为 2,936卷，档案修 复调卷 454卷，调卷车送卷 85次。 同时， 完善库房建设，在保管条件、管理方式等方面对不同类型档案实行差 异化管理，增强档案安全保护效果。认真做好特藏室接待参观，对珍档陈列室设 备进行了维修，调研档案专门库房专用柜架设施设备，确保珍贵档案保管的安全 可靠。三个特藏室共计接待参观 14批次。 4、组织及管理 （ 1）项目组织情况 上海市档案局（馆）作为档案 管理 经费的预算单位和主管部门，负责项目整 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 10 体实施 过程管 理和监管。通过市档案局（ 馆） 办公 室财务负责项目立项、预算编 制及报批、资金申请及划拨； 采购管理小组实行市场化公开招投标 机制进行采购 监督与管理； 项目具体业务由保管部负责落实 ， 主要工作流程简述如下： 档案管理项目由保管部负责，根据市 档案局（馆）工作安排，完成档案清点 检查工作，确保帐、物和位置相符，保持档案实体严整有序，夯实档案实体的数 据基础。设置数据采集设备核查，依托库房管理系统功能对人工清点检查的结果 进行核查。理清了相关全宗空缺卷情况、二次编目和一卷多册档案情况等，修正、 完善了基础数据。负责库房及设 施的维 修维护 ，确保库房正常运行。根据库房 安 全保管的要求，每日安全巡查 、定期安全检查。 （ 2）项目管理情况 本项目属于市档案局（馆 ）的经常性项目，由市档案局（馆） 根据财政局的 有关规定编制本项目预算， 在履行相关预算审批程序后，市财政局对市档案局 （馆） 2018年度的财政支出预算进行了批复，本项目开始实施。市档案局（馆） 负责本项目的实施，是本项目的责任主体。 项目投入管理 本项目预算资金申请应由市档案局（馆）根据有关政策和程序编制，经上海 市十 五届 人大 一 次会议审议批准后，市财政局对本项目的预算资金进行批复。本 项目资金 使用应 由市档 案局（馆）申请，市财政局及时 拨付，以确保项目正常运 行 。 项目财务管理 本项目预算资金由市档案局（馆）办公室负责管理。 保管部 根据市档案局（馆） 的工作要求及合同约定，原则上按照 任务的批次、数量等进行批量结算；市档案 局（馆）也可以按季度完成情况进行验收，验收合格后由相应的部门上报办公室 财务进行请款并通过市档案局（馆）零余额账户支付给服务供应商 。 本项目资金 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 11 使用符合国家财经法规和财务制度的规定，资金拨付审批手续完整，符合项目预 算批复的用途，专项专用，财务管理制度健全完整， 经费使用存在检查监督措施， 以保证财 务监控 的有效 执行。 项目实施管理 本项目 属于市 档案局（馆）的经常性项目， 项目立项符合 国家制定的有关政 策 ， 市 档案局（馆） 保管部制 定了项目 实施 的岗位责任制，各岗位相互牵制，相 互监督。项目实施按计划执行，实施进度有监控，项目结束后进行总结和考核， 能及时发现项目实施过程中存在的问题并加以改善，如： 依据档案馆工作通则 制定上海市档案馆馆藏档案清点检查工作规范、馆藏档案资料档号条形码张 贴工作规范等制度，库房管理制定了档案库房技术管理规范，为实现本项 目的绩效目标奠定基础。 （二）绩效目标 1、总目标 上 海 市档案 局（馆 ）“ 档案 管理 经费 ”项目的总体 目标为： 1.确保库房档案 的安全存放、有序清点。每年购置一定量的档案装具、密集架的维护 更新 ； 2. 维护库房各项设施设备正常运转，包括空调、配电、保洁等 ； 3.库房大楼的整体 维护，及零星维修等 ； 4.更新购置各项办公室设备及档案专用设备。 2、阶段性目标 2018年度本项目的阶段性目标如下： （ 1） 投入和管理目标： a) 预算执行率 100%。财务管理制度建立健全并有效执行；预算编制合理使 用合规；项目管理制度建立健全；项目采购流程合理规范，符合相关文 件规定；项目管理有效执行，项目实施规范， 为保障项 目质量采 取必要 的措施。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 12 （ 2） 产出目标： a) 重点工作办结率 100%，主要包括：接收档案工作、馆藏档案清点检查工 作、内部归卷、馆 藏档案粘贴条形码工作等； b) 维护库房各项设施设备正常运转，包括空调、配电、保洁等，合同履行 率 100%； c) 更新购置各项办公设备及档案专用设备， 设备购置完成率 100%； d) 每年购置一定量的档案装具、密集架的维护更新， 质量达标率 100%。 （ 3） 效果目标：社会公众或服务对象满意度 90%。 （ 4）影响力目标：完善长效管理制度建设，建立保障项目 实施 的相关制度 和措施，保障项目长期实施的效果。 二 、 绩效评 价工作 情况 （一）评价目的 评价的 主要目 的是反映上海市档案局（馆）档案管理经费资金执行情况、实 施成果和社会效应。评价过 程关注的重点是（ 1）摸清本项目资金投入、产出及 绩效状况；（ 2）了解本项目组织管理内控机制，确保财政资金使用符合规定 ；（ 3） 项目效益是否通过项目实施得到体现，确保库房正常运转，档案安全存放、有序 清点。同时 通过绩效评价来总结经验和教训，发现亮点和问题，为今后档案管理 项目的实施提供意见、建议和参考。 （二）绩效评价工作方案制定过程 上海立信佳诚东审会计师事务所有限公司接受委托后，立即成立绩 效评价小 组并明确 小组成员分工和职责。评价小 组根据本项目具体 情况，以及市档案局 （馆）提供的前期资料，明确了评价的思路、方法、原则 、所需资料，完成社会 调查方案设计、基础表等内容。通过与市档案局（馆）和业务实施部门的沟通， 项目组深入了解档案 管理 工作实际作业流程及管理情况，并根据项目单位意见， 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 13 进一步完善绩效评价指标体系。 （三）绩效评价原则、评价方法等 1、绩效评价原则 本次绩效评价过程中，上海立信佳诚东审会计师事务所有限公司作为第三方 中介机构，秉承科学规范、公平公正、绩效相关等绩效评价原则，遵循勤勉尽责， 恪守独立 、客观、 公正的工 作原则，获取充分信息，确保 绩效评价工作的客观性 及绩效 评价报告的真实性、准确性，按照从投入、过程到产出、效果和影 响力的 绩效逻辑路径，对上海市档案局（馆）档案 管理 经费 的 支出产出和效果进行客观、 公正的评价。 2、绩效评价方法 本项目主要采用因素分析法。采取数据对比，标准和抽样调查相结合，同时 辅以访谈、研讨、审计等方法 。 对已完成或实际已完成的项目进行抽样，实地了 解预算单位工作情况和需求部门真实感受；对本项目的相关业务负责人进行访 谈；访谈根据需要选择不同管理和实施部门进行。评分方式确定的一个重要原 则 是量化 原则。为 避免主观判断引起失误，增加 定性 指标 的准确性 ，应对定性指标 进行分解，针对分解部分进行打分，具体可以采用隶属度赋值 方法，将定性指标 分成几个档次，分别对应分值。对于每一档次的评分，制定评分依据，作为评分 的参考标准。 定性数据的处理通常采用调研访谈及实地检查等方法。为保证绩效评价范围 全面，数据准确，程序规范，对已完成或实际已完成的项目进行抽样，实地了解 预算单位工作情况和需求部门真实感受；对本项目的相关业务负责人进行座谈式 访谈；访谈根 据需要选择不同管理和实施部门进行。评分方式确定的一个重要原 则是量化原 则。为避 免主观判 断引起的失误，增加定性指标 的准 确性 ，尽量对定 性指标进 行分解，针对分解部分进行打分，具体可以采用隶属度赋值方法，将定 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 14 性指标分成几个档次，分别对应分值。对于每一档次的评分，制定评分依据，作 为评分的参考标准。 （四）数据采集方法及过程 1、文献和资料研究：通过网络或项目单位实地收集项目相关文献资料，进 行研究； 2、访谈：组织相关各方集中访谈或座谈，同时针对某些重要人士进行面对 面个别访谈。通过对利益相关方的细分，针对性地进行深入细致 的访谈、了解， 可以有效掌握项目情况、项目效果以及不足，尤其是各方关注 的核心问 题，进而 得到相关各方如何改进后续项 目质 量、 确保项目长效运行的 各种意见和建议，并 将这些情况，整理反映到评价报告中去； 3、现场考察和调研：根据评价需要，我们到市档案局（馆）进行了现场调 研，针对访谈、座谈中所发现的成绩、问题以及各种情况，进行确认和详细了解， 并在现场考察中进行实地调研，进行现场访谈，从而真实、有效地掌握项目第一 手资料； 4、公众问卷抽样调查：根据评价指标需要，有针对性地根据项目内容设计 调查问卷，调查范围涉及数字化档案查询 对象。 5、相关政策文件及采集到的卷宗资料、财务数据包括： （ 1） 上海 市预 算绩 效管理实施办法（沪财绩 201422号）； （ 2）中华人民共和国档案法（ 1987年 9月 5日第六届全国人民代表大会常 务委员会第二十二次会议通过根据 1996年 7月 5日第八届全国人民代表大会常务 委员会第二十次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修正）； （ 3）上海市档案条例 （ 1995年 6月 16日上海市第十届人民代表大会常务委 员会第十九次会议通过 根据 1997年 12月 10日上海市第十届人民代表大会常务 委员会第四十 次会议关于修改上海市档案条例的决定修正 ）； 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 15 （ 4）上海市档 案事业发 展“ 十二五”规划 （ 沪府发 201160号 ）； （ 5）上海市档案事业发展“十三五”规划 ； （ 6）上海市档案局（馆）管理制度和工作规范汇编； （ 7） 访谈记录及问卷调查统计表； （ 8）国家有关法律、法规和财务会计制度； （ 9）财政部门批复的项目预算； （ 9） 2018年项目明细账； （ 10）其他相关资料。 （五）绩效评价实施过程 本次评价根据前期收集到的基础数据进行分析整理后，立信佳诚绩效评价工 作实施具体过程如下： 1、梳理基础数据 ，绘制评价思维导图 项目组评价人员通过首次交流收集的数据进行梳理，了 解项目实 施流程、 管 理方式、项目预算及资金来 源、 资 金支出情况、利益相关方、年度绩效目标等信 息，根据以上信息构建评价思维导图。将管理制度与绩效产出一一对应，做到产 出目标制度保障的对应，并在此基础上初步构建绩效评价指标体系。 2、确定访谈、问卷调研对象，展开现场走访 对项目整体情况有所了解后，项目组评价人员根据实际需求确定了访谈、问 卷调研对象，同时拟定了访谈提纲、问卷样卷，并展开现场走访工作。旨在通过 现场调研，与项目的直接实施方与直接受益者正面交 流，切实了解项目目前的实 施情况、发展瓶颈、存在问题，并收集各方意见与 建议。 3、与项目业务科室进行交流，敲定细 节问 题 通过前两步的数据收集与整理，报告初稿已基本完成。通过与项目业务科室 进行交流，对报告中尚存疑问的部分进行探讨，敲定细节问题，进一步完善报告。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 16 4、完成报告定稿 与项目委托方进行交流，重点就问题建议等部分进行讨论，做进一步修改， 完成报告定稿。 （六）绩效评价的局限性 由于绩效评价工作中问卷、访谈的对象是有针对性的进行选择，而并非来源 于项目所有的利益相关人，所以采集到的资料具有固有的局限性。 三 、评价结论及绩效分析 （一）评价结论 1、评价结果 本次评分依据项目组研发的指标评价 体系及评分标准，通过现场收集、问卷 调查和访谈获取的数 据，项目组对 2018年度档案 管理 经费项目进行了独立客观地 评价，最终评分结果为 87.04分，绩效评级为“良好”。各部分权重和得分情况见 表 3-1： 表 3-1 上海市档案局（馆）“ 2018年档案 管理 经费项目”项目绩效评分表 评价指标 1、项目决策类 2、项目管理类 3、项目绩效类 合计 权重 10 30 60 100 分值 9 25.29 52.75 87.04 2、主要 绩效 通过实施 2018年度“档案 管理 经费项目”，市档 案局（馆） 保障了档案保管 和档案流 转的安全，库房各项设施设备正常运行。共计完成档案清点复核的人工 清点 393,658卷，设备核查 272,917卷；接受档案 15批次 33,632卷 /册 ，完成接收 档案清点上架 38,311卷 /件 ；完成档案粘贴档号条形码 94,973卷；三个特藏室共 计接待参观 14批次。 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 17 本项目 2018年主要绩效目标完成情况见下表： 绩效目标名称 设定目标值 实际完成值 完成度 预算执行率 100% 97.35% 97.35% 接收档案完成率 100% 67.26% 67.26% 档案清点上架完成率 100% 100% 100.00% 档案粘贴档号条形码工作完成率 100% 94.97% 94.97% 档案库房运行完好率 100% 100% 100.00% 更新设备购置完成率 100% 100% 100.00% 档案保管安全保障 2018年档案保管 无安全事故 全年组织安全巡查 960余批次（含佘山库 房）、部门检查 40次、 全面安全检查 5次，针 对发现的安全隐患和 薄弱环节，及时整改落 实 。 2018年档案保管 无安全事故。 不适用 社会公众或服务对象满意度 90% 91.84% 不适用 （二）具 体绩效分析 1、项目决策分析 A类项目决策类指标，包括项目立项、项目目标二方面的内容。 表 3-2 A类指标得分明细表 一级 指标 指标 权重 二级指标 指标 权重 三级指标 分值 权重 得分值 A项目决 策 10 A1项目立项 A11战略目标适应性 2 2 A12项目立项规范性 2 2 A1指标小计 4 4 A2项目目标 A21绩效目标合理性 3 3 A22绩效指标明确性 3 2 A2指标小计 6 5 A类指标小 计 10 9 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 18 （ 1） A1项目立项 A11战略目标适 应性： 本项目 2018年度总目标 符 合市档案局（馆）的工作范 畴，项目立项符合十三五规划要求，将进一步完善档案安全的基本条件和应急、 灾备机制，健全人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系，全面提升档案 网络和信息系统风险管理能力。确保档案实体与信息安全。完善落实档案库房安 全管理制度，加强档案库房的安全管理和检查。 档案馆是国家档案事业的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方 面工作利用档案史料的中心。 馆藏包括诸多历史档案和建国后档案，内容涵盖政 治、经济、文化 等各个方面，为了解上海建设发展提供了重要参考作用。本 项目 符合国家发展政策和优先发展 重 点的要求。根据评分标准， 该指标满分为 2分， 得分为 2分。 A12项目立项规范性： 本项目属于市档案局（馆）经常性项目，根据市档案 局（馆）长办公会议申请设立。本项目纳入 2018年度市档案局（馆）部门预算并 按规定程序上报。本项目符合中华人民共和国档案法、上海市档案条例（ 1995 年 6月 16日上海市第十届人民代表大会常务委员会第十九次会议通过），根据 1997 年 12月 10日上海市第十届人民代表大会常务委员会第四十次会议关于修改 修正 ） 、上海市档案 事业 发展 “十二五”规划（沪府发 201160号）和上海市档案事业发展“十三五”规划等法律法规的要求。 该 指标满分为 2分，得分为 2分。 （ 2） A2项目目标 A21绩效目标合理性： 本项目属于市档案局（馆）经常性项目，项目立项符 合国家制定的有关政策。本项目的产出目标主要包括： 1、 接收档案、馆藏档案 清点检查、内部归卷、馆藏档案粘贴条形码； 2、 确保库房档案的安全存放、有 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 19 序清点 ； 3、 每年购置一定量的档案装具、密集架的维护更新 ； 4、 维护库房各项 设施设备正常运转，包括空 调、配电、保洁等 ； 5、 库房大楼的整体维护及零星 维修 ； 6、 更新购置各项办公设备及档案专 用 设备 等 。 能够充分支持项目立项所 要完成的目标，实现库房正常运转，档案安全存放、有序清点的目标。 本项目由 市档案局（馆） 根据项目内容和绩效目标编制经费预算申请，经人大会议审议批 准后财政局拨付预算费，产出目标与预算紧密相连，符合项目所需完成的产出目 标与申请的预算资金匹配的指标考察标准。根据评分标准， 该指标满分为 3分， 得分为 3分。 A22绩效指标明确性：通过查阅和分析绩效目标申报表 及各部门的工作计划 ， 具体负责部门进行了对应目标的预算 资金需求量的测算，并编制了项目预算。预 算测算是根据以 往 年度预算金额及执行金额进 行总体 估 计，但工作计划中，关于 产出目标给出的范围（如：档案清点上架数量）并未由 有 明确的数量计划。 根据 评分标准， 该指标满分 为 3分 ，扣 1分，得 2分 。 2、项目管理分析 B类项目管理类指标，包括投入管理、财务管理及项目实施控制三方面的内 容。 表 3-3 B类指标得分明细表 一级 指标 指标 权重 二级指标 指标 权重 三级指标 分值 权重 得分值 B项目 管理 25 B1投入管理 4 B11预算执行率 8 7.79 B1指标小计 8 7.79 B2财务管理 9 B21资金使用合 规 性 4 2 B22财 务 管理制度健全性 4 4 B23财务监控的有效性 4 3 B2指标小计 12 9 B3项目实施 12 B31管理制度的健全性 4 4 B32管理制度 执行 的 有效性 6 4.5 B3指标小计 10 8.5 B类指标小计 30 25.29 2018 年上海市档案局（馆）档案管理经费项目绩效评价报告 20 （ 1） B1投入管理 B11预算执行率：项目年初批复的预算为 预算安排为 3,969,220.00元，截至 2018年 12月 31日，实际财政支出为 3,864,130.25元 ，预算执行偏差率为 2.65%。 其中：档 案 案卷清点预算金额 350,000.00元，实际支出 300,000.00元，预算执行 率 85.71%，得 8.57分；档案装具购置预算金额 20,000.00元，实际支出 19,200.00 元，预算执行率 96.00%，得分 0.96分；密集架设备维护预算金额 47,720.00元， 实际支出 47,200.00元，预算执行率 100.00%，得分 1分；条形码、卷宗等维护预 算金额 65,000.00元，实际支出 65,000.00元，预算执行率 100.00%，得分 1分；防 汛防台及后 勤保障预算金额 2