2017 年上海市政府驻外办事处视频会议系统运维项目绩效评价报告.pdf

财政项目支出绩效评价报告 项目名称： 2017 年 上海市政府驻外办事处视频会议 系统 运维 项目 项目单位：上海市人民政府合作交流办公室 主管部门： 上海市人民政府合作交流办公室 委托单位： 上海市人民政府合作交流办公室 评价机构：上海科技咨询有限公司 二一 八 年 六 月 目 录 摘 要 . I 前 言 . 4 一、基本情况 . 4 （一）项目基本背景及绩效目标 . 4 1、立项背景及目的 . 4 2、项目立项依据 . 5 3、绩效目标 . 5 （二）预算资金规模、来源及使用情况 . 7 1、预算资金来源 . 7 2、预算资金使用情况 . 7 （三）项目组织实施管理情况 . 7 1、项目内容及实施情况 . 7 2、项目组织及管理 . 8 （四）评价依据及数据采集情况 . 9 1、评价目的 . 9 2、评价范围和依据 . 10 3、数据采集方法及过程 . 11 二、评价结论和绩效分析 . 13 （一）评价结果 . 13 （二）主要绩效及分析 . 13 1、主要绩效 . 13 2、具体分析 . 13 三、存在问题和改进措施建议 . 16 （一）存在问题 . 16 （二）建议及改进措施 . 16 I 摘 要 受 上海市人民政府合作交流办公室 （简称“市合作交流办”） 委 托，上海科技咨询有限公司于 2018 年 5 月开始，针对 “ 2017 年上海 市政府驻外办事处视频会议系统运维 项目 ” 财政资金支出情况开展绩 效评价工作。通过案卷研究、调研访谈 等必要的评价程序，运用绩效 分析和统计方法，对项目管理情况、资金使用情况以及取得的效益情 况等进行评价，并在梳理、分析评价数据资料的基础上，形成本评价 报告。 一、项目基本情况 2017 年，由市合作交流办管理的有新疆、西藏、广州、昆明、 西宁 5 个驻外办事处。 为 提升市合作交流办日常管理便捷度，提高各 办事处及部门之间沟通效率， 节省会议时间和机关运行成本， 市合作 交流办 与 各办事处之间 常采用 视频会议 形式 进行信息传达 与沟通 。 为 确保 视频会议 系统 的 正常 运行 ， 并为 视频会议召开提供全面保障 ，市 合作交流办 委托 上海科学技术开发交流中心 开展了 2017 年上海市政 府驻外办事处视频会议系统 运维 工作 。该项目 主要内容 为 ： 视频会议 设备运维和互联网接入，具体包括视频会议保障和故障解决、业务应 用平台维护、视频会议中控服务器更新、会议全程 DVD 录像和存档 等工作 ， 保障 视频会议系统 的 正常运行，确保信息传达和工作布置 及 时到位 。 该项目 预算资金 全部来源于市 级财政 预算 ， 预算金额为 10 万元， 实际支出 10 万元，预算执行率为 100%。 从运维工作开展情况 来 看， II 2017 年每月对 视频会议 系统 进行了 巡检， 及时 解决了视频会议 系统 相关故障， 保障 了视频会议系统 的 正常运行 和 视频会议的 顺利 召开 。 二、评价结论及 主要绩效 该项目总体得分为 87.74 分。财政支出绩效评价等级为 良 好 。其 中 ， 项目决策类指标满分值为 10 分，项目得分为 9 分，得分率为 90.00%；项目管理类指标满分值为 25 分，项目得分为 18 分，得分率 为 72.00%；项目绩效类指标满分值为 65 分，项目得分为 60.74 分， 得分率为 93.45%。 项目绩效得分情况表 指标 满分值 评价分值 得分率 A项目决策 10 9.00 90.00% B项目管理 25 18.00 72.00% C项目绩效 65 60.74 93.45% 合计 100 87.74 87.74% 项目主要绩效如下： 1、 通过项目 实施， 提升了视频会议系统的稳定性，确保了 视频 会议 的 圆满完成，无断网、无视音频中断等现象发生 。 通过项目 的 实 施， 视频会议系统 的 稳定性得到提升，达到了相关技术规范要求， 圆 满的 完成了 6 次视频系统会议， 确保了 相关信息 的 及时传达 和相关 工 作的 有序开展 。 2、 通过 项目 实施， 促进了市合作 交流办对驻外办事处的高效和 便捷化管理。 由于新疆、西藏、广州、昆明 、西宁 等驻外办事处与上 海的距离较远，运维项目的实施能够有效消除时间和空间差异，在节 省大量会议时间和运行成本的同时，提升了市合作交流办 的 办公效率， 促进了市合作交流办对驻外办事处的高效和便捷化管理。 III 三、存在问题及改进建议 主要问题： 视频会议 系统 相关 设施 完备 性 有待 进一步 加强 。 各驻外办视频会 议系统大部分设备购置于 2008年和 2009年， 视频会议设备 逐渐 老化 ， 有潜在故障风险 。 评价 发现 ， 运维 工作虽然 保障 了 2017 年 视频会议 的正常进行， 但系统 巡检结果 显示 设备运行正常率 为 92%， 导致 了 视 频会议 系统 故障 增多的现象 。 为确保视频会议正常召开 和 视频会议 质 量 ，需 进一步 对视频会议系统 相关设备 进行升级加固。 改进建议： 进一步 提升 视频 会议系统 相关 设施 完备性 。 当前 视频会议系统部 分设备处于老化状态， 一定 程度 影响 了视频会议系统的使用效果。 为 防范视频会议期间重大故障 的 发生 ， 在全面评估和分析视频会议系统 性能基础上，及时更新视频会议系统相关软硬件 设施 ，进一步提升视 频会议系统 相关 设施完备性 。 4 前 言 为了进一步加强财政支出绩效管理，根据关于印发 的通知（沪财绩 2014 22 号）文件规定， 上海市人民政府合作交流办公室（简称“市合作交流办”） 委托本公 司于 2018年 5月起针对 “ 2017年上海市政府驻外办事处视频会议系 统 运维项目 ” 财政资金支出情况开展绩效评价工作。为落实 绩效 评价 工作的开展，本公司成立了评价工作组，对项目投入和管理情况、财 政资金使用情况、取得的效益情况进行评价，评价情况具体如下。 一、基本情况 （一 ）项目基本背景及绩效目标 1、立项背景及目的 上海市人民政府合作交流办公室（简称“市合作交流办”） 是上 海市政府直属机构， 负责推进和组织实施上海与各省区市政府间合作 协议；负责 管理归口的市政府驻外省区市办事机构；负责对国务院各 部门和各省区市驻沪办事机构的联系、服务和协调 等工作 。 目前， 由 市合作交流办管理的 驻外办事处 共 有新疆、西藏、广州、昆明、西宁 5 个。 视频会议系统的建立，提高了合作交流办 对各驻外办事处 管理 的 便捷度以及各办事处、部门之 间 的沟通效率。 对系统进行运行维护是系统建成后的日常工作，也是 市 合作交流 办 与各驻外办事处之间沟通服务的基础工作。为保证视频会议系统的 5 正常 运行 ，为视频会议召开提供全面保障，市合作交流办必须对上海 市政府驻外办事处视频会议系统开展日常运维工作，以期进一步完善 与强化信息化建设，为相关用户提供更加优质的服务，提升用户满意 度。 2、项目 立项依据 （ 1） 上海市人民政府关于印发 的通知（沪府发 2016 80号）； （ 2）上海市人民政府合作交流办公室信息化项目建设规范； （ 3）上海市经济信息化委、市财政局关于做好 2017年度市本 级信息化项目支出预算有关工作的通知（沪经信推 2016 190号 ）。 3、绩效目标 （ 1） 总目标 该项目的总体目标是： 通过对上海市政府驻外办事处视频会议系 统的运维，使视频会议系统正常运行，确保信息传达和工作布置等及 时到位，提高市合作交流办与各驻外办事处之间沟通效率，促进市合 作交流办对驻外办事处的高效和便捷化管理，同时节省会议时间和机 关运行成本。 （ 2） 年度目标 该项目 2017年年度目标为： 通过运维， 确保系统 运行 维护工作 按计划 及时 完成，视频会议系统稳定性得到提升 ，能及时处理故障， 视频会议期间无重大故障发生；视频会议系统的操作便捷性有效提升， 机关运行成本明显节约，用户满意度力争达到 85%以上。 （ 3） 项目目标分解 6 围绕项目总体目标和年度目标，评价工作组 结合项目实际开展情 况， 按照产出 和效果两 方面梳理了本次运维项目的绩效目标。其中， 产出目标包括数量目标、质量目标 和 时效目标；效果目标包括社会效 益 、可持续 效益和项目满意度。具体内容如下： 产出目标 数量目标： 每月进行一次系统和设备巡检； 6次视频会议 共计 录 像 6次 ； 质量目标 ：故障重复发生率；故障修复及时率； 会议全程 DVD录 像 清晰 及存档 资料 完整性； 时效目标： 系统运维工作均按计划进度开展并全部及时完成。 效果目标 社会效益： 重大故障发生次数； 用户使用效果提升情况 ； 视频会 议保障情况 ； 可持续效益：长效管理与维护机制；人员配置保障情况；故障应 急处理预案；设施完备性。 项目 满意度： 用户满意度 85%以上。 表 1：项目绩效目标分解表 一级目标 二级目标 三级目标 绩效目标值 产出目标 数量目标 系统运维任务完成情况 系统运维任务全部完成 质量目标 故障重复发生率 0 故障修复及时率 100% 会议全程 DVD录像清晰及存 档资料完整性 会议全程 DVD录像清晰；存 档资料完整 时效目标 系统运维工作完成及时率 100% 效果目标 社会效益 重大故障发生次数 系统没有出现重大安全故 障 用户使用效果提升情况 提升 7 一级目标 二级目标 三级目标 绩效目标值 视频会议保障情况 提升 可持续效益 长效管理与维护机制 建立 人员配置保障情况 健全 故障应急处理预案 建立 设施完备性 完备 项目满意度 用户满意程度 85% （二）预算资金规模、来源及使用情况 1、预算资金来源 根据市经济信息化委员会关于市合作交流办 2017 年度信息化项 目支出预算的审核意见，本次评价的 2017 年上海市政府驻外办事处 视频会议系统运维项目 预算金额 10万元，全部来源于市级财政资金。 2、预算资金 使用情况 根据市合作交流办所提供的项目支出明细，该项目实际使用财政 资金 10万元，预算执行率为 100%。 （三）项目组织实施管理情况 1、项目 内容及 实施情况 项目内容： 会议保障，对视频会议提供技术保障和人员支撑；故障解决 ， 包 括故障排除、网络诊断、设备配件支持 ； 业务应用平台维护，包括平 台日常保养、错误修正、性能优化 ； 会议全程 DVD录像及存档 ； 完成 因 会议场所搬迁所需要的相关技术保障与线路调整。 实施情况： 从运维工作开展情况来看，通过项目实施， 2017 年全年共完成 8 了 12次 视频会议 巡检工作，提供了 12份 视频会议巡检 记录 和 1份 运 维工作总结报告 ，确保了 各驻外办视频会议 系统全年正常运行， 共 保 障了 6次 视频会议的顺利召开和 会议 资料录像存档工作。 2、项目组织及管理 （ 1）项目管理组织架构 项目主管单位：市合作交流办，负责项目统筹管理，工作指导以 及管理制度的制定。 项目实施部室：市合作交流办党办秘书处，负责项目申报、后期 管理等工作。 项目协同部室：市合作交流办综合财务处，负责项目年度预算编 制上报、后期拨款等财务管理工作。 项目服务供应商： 上海科学技术开发交流中心 ， 负责具体运维工 作。 图 1：项目组织管理架构图 上海市人民政府 合作交流办公室 统筹管理、工作指 导、管理制度的制 定 上海科学技术开发交流中心 上海市人民政府合作交流 办公室 党办秘书处 项目申报、项目政府采购、 项目组织实施，验收管理 等 上海市人民政府合作交 流办公室综合财务处 项目预算申报、后期拨 款 、 绩效评价等 9 （ 2）项目实施管理流程 项目申报：市合作交流办按照项目 运维 需求，根据上海市人 民政府合作交流办公室信息化项目建设规范的要求，编制 2017 年 上海市政府驻外办事处视频会议系统运维项目 预算，向市经信委进行 项目申报。市经信委审核通过后，出具项目立项审核意见。 预算报批：在报送 2017 年部门财政预算时，市合作交流办综 合财务处根据项目审核意见，同时将 2017 年上海市政府驻外办事处 视频会议系统 运维项目预算报市财政局审批。 项目实施： 根据审批的项目财政预算，市合作交流办通过 三家 比较的方式， 确定 服务供应商 ，并与服务供应商签订项目合同， 正式 开展项目实施；市合作交流办在项目实施过程中组织相关监督与测试 调整工作。 项目验收：项目实施完成后，市合作交流办组织相关验收工作。 验收通过后，项目实施完成。 （四）评价依据及数据采集情况 1、 评价目的 按照上海市财政局 关于印发 的通知 （沪财绩 2014 22 号）文件要求， 2017 年上海市政府驻外 办事处视频会议系统 运维项目 财政支出绩效评价将在充分调研的基 础上，从项目决策、项目管理、项目绩效等维度考查项目总体管理及 执行表现，以期通过评价达到优化资源配置、提高财政资金使用效益、 强化预算主管部门预算绩效管理的目的。具体而言，评价目的主要包 10 括以下三个方面： （ 1）根据上海市财政局财政支出绩效评价的要求，对项目的目 标制定与完成、财务资金使用与管理、项目执行、项目产出及效益、 能力建设及影响力等内容进行客观、公正地评价，如实反映项目财政 支出绩效。 （ 2）加强财政支出项目责任部门的自主监督和管理，强 化部门 支出责任，客观反映财政资金使用成效和存在问题，提出改进项目执 行薄弱环节的建议，从而提高财政支出项目的管理水平和执行绩效， 提高预算主管部门的公共服务水平。 （ 3）通过对项目投入产出效益分析和可持续发展要素分析，为 项目管理部门项目后期管理决策提供参考依据，为其进一步优化资源 配置和项目制度建设、强化项目预算绩效管理提供有力支撑。 2、 评价范围和依据 （ 1）评价范围 本次绩效评价的对象是市合作交流办的“ 2017 年上海市政府驻 外办事处视频会议系统 运维项目” ，评价范围包括项目的前期立项、 中期管理以及后期绩效产出三大环节。具体评价范围如下： 项目前期立项：包括项目的战略目标、立项依据、立项流程、 绩效目标设立情况等。 项目中期管理：包括项目的资金管理、过程管理、验收管理等 具体管理环节。 项目绩效产出：包括项目的产出效益、社会效益、用户满意度 等绩效产出环节。 11 （ 2）评价依据 关于印发 的通知（沪财绩 2014 22 号）； 关于印发 的通知（沪财绩 2018 14 号）； 上海市人民政府合作交流办公室信息化项目建设规范； 上海市人民政府合作交流办公室信息化基础设施管理规范； 上海市人民政府合作交流办公室办公业务系统应用规范； 项目单位内部各项管理制度 。 3、 数据采集方法及过程 （ 1） 数据来源 本次绩效评价主要以案卷研究、现场访谈、问卷调研作为主要数 据来源和取数方式，要求项目主管部门及具体实施单位提供真实有效 的数据信息，并要求各单位提供各类数据和信息的相关佐证材料，对 数据和信息进行综合评判。同时还将网上信息查询、满意度调查等多 种渠道作为获取更多有效项目信息和数据的补充方式。 （ 2） 调查过程 案卷研究：通过项目单位获取项目立项、过程管理和项目总结 等相关案卷资料信息，对项目决策和过程管理的要素信息进行分析， 并确定评价要素指标。具体案卷材料如下表： 12 表 2：项目案卷清单 序号 案卷名称 获取来源 考察内容 1 a市合作交流办职能概况 b项目绩效目标申报表 c项目年初预算情况 项目单位网站 项目单位提供 项目立项 2 a项目立项依据 b市合作交流办项目管理文件清单 项目单位提供 项目管理、项目 绩效目标 3 a项目工作总结 b项目支出明细表 项目单位提供 项目实施、项目 绩效完成情况 调研访谈：通过实地调研访谈和电话访谈，与项目单位管理人 员和相关人员进行交流，了解项目实施情况，具体访谈情况详见下表： 表 3：项目访谈情况表 序号 访谈时间 访谈对象 访谈内容 1 2017年 5月上旬 项目负责人 召开项目启动会、了解项目基本实施情况、立项情况、管理制度等。 2 财务负责人 了解财务结算流程以及财务管理情况。 3 2017年 6月上旬 相关负责人 了解项目具体实施情况 以及对评价过程中所发现的问题进行沟通确认。 问卷调查。通过满意度问卷对用户群体进行满意度调查，了解 项目受益群体对项目实施、项目管理和项目效果的总体满意程度，本 次问卷调研主要 是对 项目单位的满意度调研，调研问卷发放回收情况 详见下表： 表 4：项目问卷调研情况 调研 对象 调研 样本数 有效回收 样本数 样本 回收率 市合作交流办各处室 30 23 76.67% 13 二 、评价结论和绩效分析 （一）评价 结果 2017 年上海市政府驻外办事处视频会议系统 运维项目 总体得分 为 87.74分。 该项目财政支出绩效评价等级为： 良好 。 （二） 主要绩效及分析 1、主要绩效 （ 1） 通过项目 实施， 提升了视频会议系统的稳定性，确保了 视 频会议 的 圆满完成，无断网、无视音频中断等现象发生 。 通过项目 的 实施，视频会议系统 的 稳定性得到提升，达到了相关技术规范要求， 圆满的 完成了 6 次视频系统会议， 确保了 相关信息 的 及时传达 和相关 工作的 有序开展 。 （ 2） 通过 项目 实施， 促进了市合作 交流办对驻外办事处的高效 和便捷化管理。 由于新疆、西藏、广州、昆明 、西宁 等驻外办事处与 上海的距离较远，运维项目的实施能够有效消除时间和空间差异，在 节省大量会议时间和运行成本的同时，提升了市合作交流办 的 办公效 率，促进了市合作交流办对驻外办事处的高效和便捷化管理。 2、具体分析 该项目绩效评价主要是对财政资金管理与使用情况及整个项目 产生的绩效进行客观、公正的评价。 绩效 评价内容主要包括项目决策 的科学性、项目管理的规范性和项目绩效的有效性。 具体指标分析详 14 见附件。 表 5： 项目 绩效评价得分情况表 一级指标 二级指标 三级指标 四级指标 指标权重 得分情况 A 项目决策 10% A1 项目立项 6% A1.1 战略目标 适应性 2% / 2 2 A1.2 立项依据 充分性 2% / 2 2 A1.3 项目立项 规范性 2% / 2 2 A2 项目目标 4% A2.1 绩效目标 合理性 2% / 2 2 A2.2 绩效指标 明确性 2% / 2 1 B 项目管理 25% B1 资金管理 13% B1.1 资金投入 与执行情况 6% B1.1.1 预算编 制合理性 3 2 B1.1.2 预算执 行率 3 3 B1.2 资金管理 制度健全性 2% / 2 2 B1.2 资金使用 合规性情况 5% / 5 5 B2 项目管理 12% B2.1 项目立项 管理情况 6% B2.1.1 政府采 购规范性 3 2 B2.1.2 运维合 同及方案签订管 理落实情况 3 2 B2.2 项目过程 管理制度建立 与落实情况 3% / 3 1 B2.3项目验收 管理制度建立 与落实情况 3% / 3 1 C 项目绩效 65% C1.项目产出 29% C1.1 数量目标 11% 系统运维任务完 成情况 11 11 C1.2 质量目标 12% C1.2.1故障重 复发生率 4 3 C1.2.2故障修 复及时率 4 3.65 C1.2.3会议全 程 DVD录像清晰 及存档资料完整 4 4 C1.3 时效目标 6% 系统运维工作完 成及时率 6 6 15 一级指标 二级指标 三级指标 四级指标 指标权重 得分情况 C2 项目效益 36% C2.1 社会效益 18% C2.1.1重大故 障发生次数 6 6 C2.1.2用户使 用效果提升情况 6 5.09 C2.1.3 视频会 议保障情况 6 6 C2.2 可持续效 益 8% C2.2.1 长效管 理与维护机制 2 2 C2.2.2 人员配 置保障情况 2 1 C2.2.3 故障应 急处理预案 2 2 C2.2.4 设施完 备性 2 1 C2.3 项目满意 度 10% C2.3.1 用户满 意程度 10 10 合计 100 87.74 16 三 、 存在问题和改进措施建议 （ 一 ）存在问题 视频会议 系统相关设施完备 性 有待 进一步 加强 。 各驻外办视频会 议系统大部分设备购置于 2008年和 2009年， 视频会议设备 逐渐 老化 ， 有潜在故障风险 。 评价 发现 ， 运维 工作虽然 保障 了 2017 年 视频会议 的正常进行， 但系统 巡检结果 显示 设备运行正常率 为 92%，导致 了 视 频会议 系统 故障 增多的现象 。 为确保视频会议正常召开 和 视频会议 质 量 ，需 进一步 对视频会议系统 相关设备 进行升级加固。 （ 二 ）建议及改进措施 进一步提升视频 会议系统 相关设施 完备性 。 当前 视频会议系统部 分设备处于老化状态，一定 程度 影响 了视频会议系统的使用效果。 为 防范视频会议期间重大故障 的 发生， 在全面评估和分析视频会议系统 性能基础上，及时更新视频会议系统相关软硬件 设施 ，进一步提升视 频会议系统 相关 设施完备