社会组织论坛活动规范DB34／T 4029-2021.pdf

ICS 03.100.99 CCS A 00 34 安徽省地方标准 DB34/T 40292021 社会组织论坛活动规范 The Standard of Forum for Social Organization 2021-09-30 发布 2021-10-30 实施安徽省市场监督管理局 发布DB34/T 40292021 I 前言 本文件按照 GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由安徽运深财名管理咨询有限公司提出。本文件由安徽省民政厅归口。本文件起草单位：安徽运深财名管理咨询有限公司、安徽省人力资源管理协会、安徽振升保安服务集团有限公司、合肥市慧涵人力资源有限公司。本文件主要起草人：梅冬、陈娟娟、王永胜、项卓、吴伟健、黄慧。DB34/T 40292021 1 社会组织论坛活动规范 1 范围 本文件规定了社会组织论坛活动的基本要求、活动流程与总结。本文件适用于社会组织主办的论坛活动。2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 社会组织论坛活动 the forum event social organization 由社会组织独立举办或联合发起，围绕某（类）主题召开，且主题不超出章程规定的业务范围，由若干发言人向参会人员发表观点并阐述，旨在促进社会组织所在领域的业务研讨和学术交流的会议。4 基本要求 4.1 组织原则 4.1.1 社会组织论坛活动主题应以社会组织业务范围涉及的领域为焦点，可邀请主题相关的领导、专家指导或分享。4.1.2 社会组织论坛活动应做到依据明确、规模适当、数量适当。4.1.3 社会组织论坛活动主要环节应以交流分享为主。4.1.4 社会组织论坛活动应明确说明相关收费标准和依据。4.2 组织机构 各级人民政府民政部门登记注册的社会团体、民办非企业单位（社会服务机构）、基金会，并能够承担举办社会组织论坛活动法律责任的社会组织。4.3 人员 宜具备相关社会组织论坛活动筹办经验，具有良好沟通协调能力。4.4 设施设备 4.4.1 社会组织论坛活动宜选择交通便捷、公共设施完善的地点，场地面积应满足举办规模的要求。4.4.2 社会组织论坛活动宜根据预期效果配备电子大屏、话筒、音响等相关多媒体设备。DB34/T 40292021 2 4.5 应急预案 4.5.1 应针对社会组织论坛活动期间可能会发生自然灾害、火灾、停电、停水、电梯故障、食物中毒、意外伤亡事故、非法活动、暴力事件、大型冲突事件、公共卫生、公关危机等突发事件制定应急预案，并组织实施演练。4.5.2 应对论坛各项环节进行风险评估，并根据评估结果制定应对措施，包括但不限于：出入口及通道出现拥挤时的措施；参会人员超过预计人数时的措施；会场内外人员过多、秩序出现混乱时的措施；会场内外出现纠纷时的措施；车辆较多影响停车甚至影响入场时的措施；发现安全事故或自然灾害时的措施；发生停电等紧急情况时的措施；伤病救助处理措施。5 活动流程 5.1 筹备 5.1.1 编制计划 社会组织论坛活动举办前，主办方应明确主题、筹划方向及预期效果，编制活动计划。计划内容包括但不限于：举办时间、时长及日程安排；举办地点与规模；费用预算；活动流程费用预算。5.1.2 报备 举办大型社会组织论坛活动前，应向上级主管部门报备活动计划。5.1.3 制定方案 5.1.3.1 主办方应根据计划细化活动实施方案，方案内容包括但不限于：宣传方案；会务方案；参会方案；活动方案；评估方案；应急预案方案。5.1.3.2 主办方应根据方案内容成立组委会，合理安排人员分工。5.2 实施 5.2.1 报到 DB34/T 40292021 3 5.2.1.1 应与嘉宾、分享老师提前联络，确定行程安排，合理安排工作人员接站。5.2.1.2 制作论坛指引牌等物料，社会组织论坛活动当天应安排人员迎宾指引。5.2.1.3 安排签到人员，负责签到和发放会议指南、手册等物料。5.2.1.4 安排人员引导入席。5.2.2 活动实施 5.2.2.1 应确保活动相关人员完成准备工作，包括但不限于：主持人；分享嘉宾；摄影摄像；新闻媒体；会务人员。5.2.2.2 应提醒参会人员在活动开始时将手机设置为震动或静音状态。5.2.2.3 应根据活动方案把控活动流程时长，合理安排中场休息与茶歇项目。5.2.2.4 根据活动方案，可安排参会人员就餐，应根据到场人数及时与酒店确定用餐时间、人数等信息。5.2.3 撤场 5.2.3.1 社会组织论坛活动结束后，应及时安排参会人员有序离场。5.2.3.2 应联络供应商或自行安排进行物料回收和撤场，安排结算费用并保留发票等凭证。5.2.3.3 应将论坛活动相关资料进行存档、管理。6 总结 6.1 主办方应在社会组织论坛活动结束后，对活动的社会效益、经济效益、参会人员满意度等进行评估，形成活动总结。6.2 应根据活动总结，制定改进措施。