机关事务标准化工作指南DB42／T 1797-2022.pdf

ICS 01.120 CCS A20 DB 42 湖北省地方标准 DB42/T 1797 2022 机关事务 标准化工 作指南 Guidelines for standardization of government affairs 2022-01-20 发布 2022-03-20 实施 湖 北 省 市 场 监 督 管 理 局 发 布 DB42/T 1797 2022 I 目 次 前言.III 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语和 定义.1 4 基 本原 则.1 5 基 本要 求.2 6 标 准体 系创 建.2 7 标 准制（修）订.3 8 标 准实 施与 评价.5 9 档 案管 理.6 附录A（资 料性）机关 事务标 准体 系文 件模 板.7 附录B（资 料性）标准 制修订 流程 图.10 附录C（资 料性）标准 征求 意 见样 表.11 参考文 献.13 DB42/T 1797 2022 II DB42/T 1797 2022 III 前 言 本文件 按照GB/T 1.1 2020 标 准化 工作 导则 第1 部分：标准 化文 件的 结构 和起草 规则 的 规 定起草。请注意 本文 件的 某些 内容 可能涉 及专 利。本文 件的 发布机 构不 承担 识别 专利 的责任。本文件 由湖 北省 机关 事务 管理局 提出 并归口。本文件 起草 单位：湖 北省 机关事 务管 理局、湖 北省 标准化 与质 量研 究院。本文件 主要 起草 人：王三 木、杜 芳新、黄 尧琼、刘 玉玲、李倩、丁 凡。本 文 件 实 施 应 用 中 的 疑 问，可 咨 询 湖 北 省 机 关 事 务 管 理 局，联 系 电 话：027-87236231，邮 箱：。在执 行 过程中 如有 意见 和建 议请 反馈至 湖北 省标 准化 与质 量研究 院，联 系电 话：027-88226002，邮箱：。DB42/T 1797 2022 IV DB42/T 1797 2022 1 机 关事务 标准化工 作指南 1 范围 本文件 规定 了机 关事 务标 准 化工 作基 本原 则、基本 要求、标准 体系 创建、标 准制（修）订、标准 实施与评 价 及 档案 管理 等内 容。本文件 适用 于湖 北省 机关 事务标 准化 工作。2 规范性 引用 文件 下列文 件中 的内 容通 过文 中的规 范性 引用 而构 成本 文件必 不可 少的 条款。其 中，注日 期的 引用 文件，仅该日 期对 应的 版本 适用 于本文 件；不注 日期 的引 用文件，其 最新 版本（包 括所有 的修 改单）适 用 于 本文件。GB/T 1.1 标准 化工 作导 则 第1部分:标准 的结 构和 编 写 GB/T 13016 标 准体 系构 建 原则和 要求 GB/T 20000.1 标准 化工 作 指南 第1部 分：标准 化和 相关活 动的 通用 术语 3 术语和 定义 GB/T 20000.1、GB/T 13016 界定 的以 及下 列术 语和 定 义适用 于本 文件。机关事 务标 准 standards for government affairs 通过机 关事 务标 准化 活动，按 照规 定的 程序 经协 商 一致制 定，为 机关 事务 工 作提供 规则、指南 或特性，供 共同使 用和 重复使 用的文 件。包 括国 家标准、地方 标准、标准 类规范 性文件、组织 内部 标准等。标准类 规范 性文 件 normative documents of standards 对机关 事务 工作 中因 共同 使用、重 复使 用而 需要 统 一的要 求、流 程等，制定 的 具有标 准属 性的 规范性文件。组织内 部标 准 internal standards of organizations 在机关 事务 管理 部门 内部 使用，用于 规范 内部 工作，具有 统一 要求、流 程等 内容的 内部 文件。4 基本原 则 突出重 点 适应湖 北机 关事 务工 作改 革创新 发展 需要，重 点研 究基础 的、通用 的、重点 领域的、基 础薄 弱的 或有地方 特色 的标 准项 目。统筹兼 顾 DB42/T 1797 2022 2 统筹安 排各 类标 准布 局与 优先次 序，关注 国家 标准 和地方 标准 的衔 接，注重 机关事 务标 准和 其他 行业、部 门间 标准 的协 调一 致。三化协 同 坚持规 范化、标 准化、信 息化三 化协 同、联动 实施，积极 稳妥 推进 机关 事务 标准化 建设。务求实 效 注重机 关事 务标 准的 宣传 贯彻、应用 实施 和监 督管 理，提 升标 准的 科学 性、规范性 与实 用性。5 基本要 求 组织要 求 成立标 准化 组织 领导 机构，负责 顶层 设计，指 派专 人承担 标准 化工 作具 体实 施、统 筹协 调。人员要 求 具备行 业领 域专 业知 识和 标准化 理论 知识，鼓 励一 线职工 参与 标准 编制 工作。制度要 求 建立与 标准 化工 作相 适应 的工作 制度、规 划或 方案。经费要 求 提供或 申请 专项 经费，为 标准化 工作 提供 资金 支持。技术要 求 兼顾标 准的 可操 作性，适 时采用 成熟 先进 的管 理方 法和科 技成 果。培训要 求 积极组 织各 类标 准化 培训，开设 机关 事务 标准 化讲 堂，形 成长 效培 训机 制。6 标准体 系创 建 总则 6.1.1 根据机 关事 务职 能职 责要 求，围 绕相 关政 务活 动的 需 要，构建 结构 合理、内 容 全面，系统 配套、层次分 明、重点 突出、切 合实际、科 学适 用、职能 全覆盖 的标 准体 系。6.1.2 标准体 系内 的标 准 应 优先 采用国 家标 准。6.1.3 标准体 系 是根 据 机 关事务 工作实 际情况 不断 优化完 善的，体系内 标准 应定期 修订，并符合 国家对标准 的分 类和 编写 要求。资料收 集 6.2.1 梳理现 有的 法律 法规、规 章制度、国 家 和 地方 标准、工作程 序及 经验 总结 等，理清各 事项 关系，DB42/T 1797 2022 3 初步确 定标 准边 界范 围。6.2.2 开展面 向相关 单位 或部门 的调研，了解 业务 领域重 点，充 分挖掘 工作 中已积 累的经 验和急 需 解决的问 题。6.2.3 充分了 解并 分解 工作 需求，识别 工作 需求 和期 望的 关键过 程、资源 和要 素，确定标 准化 要素。标准体 系结 构搭 建 6.3.1 机关事 务标准 体系 结构图 是机关 事务标 准体 系的基 本组成 部分，可由 总体系 结构图 和若干 分 体系结构 图构 成。6.3.2 机关事 务标准 体系 总框架 可分为 基 础标 准、管理标 准、服 务标准 和内 部支撑 标准四 个部分，标准体系 结构 参见 图A.1。可 依据资 料收 集及 梳理 情况，结合工 作实 际在 标准 体系 总框架 下细 化体 系结 构。标准明 细表 6.4.1 机关事 务标准 明细 表主要 给出该 体系中 所有 标准的 相关信 息，并 按照 标准体 系结构 图中的 构 图方式一 一对 应、依次 罗列。6.4.2 标准明 细表通 常由 标准体 系名称、标准 编号、标准 名称、标准级 别、标准性 质、标 准状态 等 项目构成，标 准明 细表 的编 制要求 和原 则应 符 合GB/T 13016 的 相关 规定。机 关 事务标 准明 细表 格式 参见表A.1。组 织内 部标 准编 号规则 参见 图 A.2。标准统 计表 6.5.1 标准统 计表 可选 择性 编制。6.5.2 在编制 标准统 计表 时，应 对机关 事务标 准明 细表中 的标准 进行梳 理，统计出 不同类 型标准 的 数量，需 要编制 的标 准数量。标准 统计表 的格 式可根 据具体 统计项 的不 同来设 计。统 计表示 例见 表 A.2。标准体 系编 制说 明 机关事 务标 准体 系编 制说 明包括 以下 内容：标准体 系编 制的 目的 和依 据；标准体 系结 构图 的思路，例如层 级和 类别 划分 依据 和情况；标准分 析及 结论；与其他 体系 的关 系及 需要 协调配 套的 意见。7 标准制（修）订 标准制（修）订 要求 7.1.1 没有国 家标 准，需要 在全 国 范围内 统一 的要 求，可申 请 制定国 家标 准；对没 有推 荐 性国家 标准、需要在 机关 事务 领域 内统 一技术 要求，可 申请 制定 标准 类 规范 性 文 件。7.1.2 地方标 准制（修）订程序 应按照 地方标 准管 理相关 要求执行。地 方标 准分为 省级地 方标准 和 市级地方 标准，起 草单 位一 般不少 于 2 个。地方 标准 制定基 础流 程包 括但 不限 于以下 内容：省级地 方标 准一 般在 省级 地方标 准公 开征 集期 间，可通过 省机 关事 务局、机 关事务 标准 化工作组申 报，也可 征求 省机 关事务 局意 见后，自 行申 报。市州标 准化 行政 主管 部门 申报的 项目，需 征求 省机 关事务 局或 标准 化工 作组 意见以 后 再 提交申请立 项。市级 地方 标准 应报送 市级 标准 化行 政主 管部门 申报 立项。DB42/T 1797 2022 4 7.1.3 国家标 准、标准 类规 范性 文件、地方 标准 制（修）订 一般包 括预 研究、立 项、起草、征求 意见、审查、批准 发布、复 审、废止几 个阶 段，组织 内部 标准可 根据 实际 情况 省略 部分阶 段，但至 少包 括 起 草阶段、征求 意见 阶段、审 查阶段、批 准阶 段和 复审 阶段。标准 制（修）订流 程图参 见附 录 B。标准制（修）订 流程 7.2.1 立项 7.2.1.1 根据标 准化发 展规 划和业 务发展 需要，可提出 国家 标准、地方标 准立 项申请，提交 项目立 项建议书、编制 说明、标准 草 案等资 料。标 准立 项申 请 要求 应 按照 每年 度标 准化 主管部 门发 布的 立项 指南执行。7.2.1.2 组织内 部标准 立 项 申请 由 本单位 根据标 准体 系及工 作需要 拟定制 修订 计划，并依据 相应的 工作程序 立项。7.2.2 起草 7.2.2.1 国家标 准、地 方标 准、标 准类规 范性文 件及 组织内 部标准 应 根据 制修 订计划，对收 集的资 料进行整 理分 析和 必要 的验 证，提 取相 关技 术内 容。7.2.2.2 在标准 适用 范围 内展 开调 研，提 取好 的经 验纳 入标 准。7.2.2.3 组织内 部标准 应结 合实际 工作尽 可能细 化和 量化，标准内 容应具 有强 的可操 作性，明确质 量指标。7.2.3 征求意 见 7.2.3.1 将标准 草案发 本单 位外相 关单位，如：供应 商、服 务对象 等征求 意见，修改 后形成 标准送 审稿。组 织内 部标 准可 只在 单位内 部征 求意 见。征求 意见反馈 样 表参 见 表 C.1。7.2.3.2 对征集 的反馈 意见 进行处 理，明 确反馈 意见 采纳情 况，对 不采纳 的意 见应明 确理由。征求 意见反馈 处理 表可 参见 表 C.2。7.2.3.3 依据征 求的 意见 修改 标准 文本形 成送 审稿。7.2.4 审核 编制的 标准 送审 稿由 标准 化主管 部门 审核，组 织内 部标准 提交 本单 位标 准化 工作 相 关领 导 审 核。可采取会 议或 者函 件的 形式 审查标 准送 审稿。审 查内 容至少 包括：是 否符 合有 关法 律法 规、强 制性 标准 要求；是 否符 合或 达到 预定 的目标 和要 求；是 否可 操作、可 验证；与 相关 标准 的协 调情 况；是 否符 合GB/T 1.1 规 定的标 准编 写格 式。7.2.5 批准发 布 国 家 标 准和 地 方标 准 由标准 化 主 管部 门 批准 发 布，组 织 内 部标 准 经本 单 位 标准 化 领 导机 构 批准 发布。7.2.6 复审 DB42/T 1797 2022 5 标准复 审周期 一般 不超过5 年。法 律法规、政 策、职 能等发 生变化 导致 标准不 适用时，应对 标准 进行复审。8 标准实 施与 评价 宣传培 训 8.1.1 标准实 施前，应 做好 标准 宣 传培 训工 作，并对 培训 人员进 行考 核确 认培 训效 果。8.1.2 利用各 种渠 道方 式，对机 关事务 标准 体系 和分 项标 准开展 宣传、培 训、研讨 和解读。8.1.3 标准宣 传可 采用 文本 解释 和实操 演示 相结 合的 方式 进行，包括 但不 限于 以下 方式：组织标 准宣 贯会 议，详细 解读标 准内 容；把标准 中规 定的 工作 程序、质量 要求 等以 图片 的形 式粘贴 在显 眼且 方便 查看 的地方；对标准 规定 的管 理要 求、工作质 量要 求、服务 提供 要求等 应转 化为 各个 岗位 的具体 工作 要求，制 成小 册子 发放 给相 应的工 作人 员；将标准 内容 制成 动画，定 时在公 共显 示器 播放 或者 发送至 工作 人员 手机，方 便查看。标准实 施 8.2.1 制定计 划 机关事 务标 准应 与法 律法 规、行 政主 管部 门发 布的 政策性 文件 配套 使用。标 准实施 前应 制定 工作 计划或方 案，内容 包括 实施 标准的 范围、方 式、内 容、步骤、负责 人员、时 间 安排、应达 到的 要求 和目 标等。8.2.2 实施准 备 8.2.2.1 机关事 务标准 化工 作组统 一指导 标准实 施工 作。对 重要标 准或标 准体 系的实 施，应 建立由 决策层领 导者 牵头、各有 关 单位负 责人 参加 的领 导机 构和相 应的 工作 机构，研 究实施 标准 的具 体措 施，协调解决 标准 实施 的有 关问 题；对单 一的、较简 单的 标 准的实 施，至 少应 设专 人或 部门负 责标 准实 施工 作。8.2.2.2 实施标 准涉及 的关 键岗位 的工作 人员 应 对标 准的重 要 性有 正确而 全面 的认识，并 掌 握标准 的有关内 容，了解 标准 实施 的关键 点和 难点。8.2.3 实施 按计划 组织 标准 的实 施，使标准 规定 的各 项要 求在 工作过 程的 各个 环节 上加 以实现，对 实施 过程 中遇到的 各种 问题 应采 取有 效措施 加以 解决，以 保证 标准各 项要 求的 贯彻 落实。监督检 查 对标准 实施 情况 应定 期检 查、不定 期抽 查。应 指定 专 人对标 准实 施情 况进 行跟 踪检查，并做 好检 查记录。监督 检查 的内 容一 般包括 以下 几个 方面：标准实 施人 员对 标准 的熟 悉程度；工作各 环节 是否 按标 准的 要求执 行；执行过 程中 遇到 问题 是否 及时反 馈；其他。实施反 馈并 改进 DB42/T 1797 2022 6 标准在 实施 过程 中应 做好 记录，并将 各环 节形 成的 数据和 有关 情况 反馈 至标 准实施 组织 部门。当 发现标准 中存 在不 完善 等问 题时，应及 时向 标准 批准 发布部 门反 映情 况，并提 出改进 建议。标准实 施效 果评 价 8.5.1 内部自 评 建立内 审小 组，开展 内部 评价，发现 问题 及时 改正。标准 实施 效果 内部 评价 程序、内容 和要 求可 参照GB/T 24421.4 中第4部 分 相关规 定。8.5.2 外部评 价 8.5.2.1 建立管 理、服 务质 量满意 度测评 制度，以问 卷调查、网络 测评、电话 回访等 形式了 解服务 对象对服 务的 满意 程度。8.5.2.2 外部评 价可 参 照GB/T 19273 中 第二 方评 价的 相关 要 求。8.5.3 第三方 评价 可聘请具备相应资质的第三方机构对标准体系及实施效果进行评价。评价人员要求可参见GB/T 19273 中5.3 的要 求。9 档案管 理 形成机 关事 务标 准化 工作 档案，并按 照标 准档 案管 理规定 的要 求进 行归 档。DB42/T 1797 2022 7 A A 附录A（资料 性）机关事 务标 准体 系文 件模 板 A.1 标准体 系结 构 机关事 务标 准体 系框 架如 图A.1 所示。公文管理标准机关绿化服务标准公务接待服务标准综合执法应急用车保障标准机关物业服务标准行政会议服务标准人员岗位管理标准财务内控标准资产管理标准机关运行经费管理标准指导协调管理标准机关事务标准体系内部支撑标准机关党建工作标准办公管理标准基础 标准 事务管理标准 保障服 务标准公共机构节约能源资源标准生活服务标准安全与应急标准机关食堂服务标准幼教服务标准通用资产管理标准公务用车管理标准不动产管理标准驾驶员管理规范公务接待住宿标准机关住宅物业服务管理规范行政会议中心管理规范绿化种植土壤生活垃圾分类标志 党组工作规范局长岗位工作职责机关预算管理规范公文种类要求会议工作规范指南、指引、导则图形、标识、符号其它标准术语、代号、缩略语设施环境标准信息化建设标准安全标志及其使用导则公共场所环境卫生管理规范节能建设与改造标准节能运行与管理标准节能评价标准 图A.1 标准体 系框 架图 DB42/T 1797 2022 8 A.2 标准明 细表 机关事 务标 准体 系 体 系明 细表参 见表A.1，内 部标 准 编号规 则参 见图A.2。表A.1 标准体 系明 细表 序号 分体系 子体系 标准编号 标准名称 标准级别 标准性质 标准状态 责任部门 备注 注：标准级别指国家标准、地方标准、组织内部标准，标准性质指推荐性标准、强制性标准，标准状态指已发布、待修订、待制定、拟废止等。注1：组织标准代号中的“Q”是借用了“企”字拼音字母（Qi）大 写的字头，其后起草单位可根据单位名确定。注2：标准分类号按拼音字母大写的字头表示，具体规定如下：例：基础标准的分类号为“JC”（“基础”汉语拼音的第一个字母）；事务管理的分类号为“GL”（“管理”汉语拼音的第一个字母）；保障服务的分类号为“FW”（“服务”汉语拼音的第一个字母）；内部支撑的分类号为“ZC”（“支撑”汉语拼音的第一个字母）。图A.2 标准编 号规 则 DB42/T 1797 2022 9 A.3 标准统 计表 标准统 计表 根据 实际 需要 制定，可参 见表A.2。表A.2 标准统 计表 模板 统计项 国家标准（个）标准类规范性文件（个）地方标准（个）组织内部 标准（个）合计（个）DB42/T 1797 2022 10 B B 附录B（资料 性）标准制 修订 流程 图 标准制 修订 程序 参见 图B.1。预研 究标 准起 草征 求意 见标 准审 查批 准发 布复 审废止 继续 有效 修 订立 项 图B.1 标准制 修订 流程 图 DB42/T 1797 2022 11 C C 附录C（资料 性）标准征 求意 见 样 表 标准 征 求意 见 和 意见 汇总 处理 样 表参 见表C.1 和表C.2。表C.1 地方标 准征 求意 见表 标准名 称 填表单 位 填表人 职务或 职称 联系方 式 意见、建议 和理 由：除整体 性、结构 性意 见外，请尽 量具 体到 标准 的章、条，例如：xx(章或 条)“xxxx”修 改为“xxxxx”，理由是“xxxxx”。填表单 位（盖章）：填表人（签 名）：年 月 日 注：填写时删除斜体的填写说明。DB42/T 1797 2022 12 表C.2 地方标 准征 求意 见汇 总处 理表 标准名 称：年 月 日 序号 标准章 条号 意见内 容 提出单 位/个人 处理 结果 备 注 DB42/T 1797 2022 13 参考文 献 1 GB/T 19273 企 业标 准 化工作 评 价与 改进 2 GB/T 24421.3 服务 业 组织标 准化 工作 指南 第3 部分标 准编 写 3 GB/T 24421.4 服务 业 组织标 准化 工作 指南 第4 部分标 准实 施及 评价 4 湖北 省 地 方标 准管 理办法 5 湖北 省地 方标 准制 修订与 评审 管理 办法（试行）6 湖北 省行 政规 范性 文件管 理办 法