民政社会救助档案管理规范DB3305／T 211-2021.pdf

ICS 03.080.20 A14 DB3305 浙江省湖州市 地 方 标 准 DB 3305/T 211 2021 民政社会 救助档案 管理规范 2021-11-15 发布 2021-11-16 实施 湖 州 市 市 场 监 督 管 理 局 发布 DB3305/T 211 2021 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语和 定义.1 4 基 本要 求.1 5 工 作流 程.2 6 档 案收 集.2 7 整 理与 归档.3 8 利用.5 9 移交.5 10 鉴定.5 11 销毁.5 12 档 案信 息化.5 附录A（规 范性 附录）社会救 助档 案的 归档 规范.6 附录B（规 范性 附录）检索工 具.7 附录C（资 料性 附录）档案工 作用 表.13 DB3305/T 211 2021 II 前 言 本文件 按照GB/T 1.1-2020 标 准化 工作导 则第1部 分：标 准化 文件的 结构 和起 草规则 给出的 规则起草。本文件 由湖 州市 民政 局提 出。本文件 由湖 州市 民政 标 准 化技术 委员 会归 口。本文件 主要 起草 单位：长 兴县南 太湖 社会 创新 中心、湖州 市民 政局、长 兴县 民政局、长 兴县 档 案 管理局。本文件 主要 起草 人：杜少 杰、邱 永芳、罗 广平、谭 秀芬、沈自 强、王斌、杜 琦、姚 燕。DB3305/T 211 2021 1 民 政社会 救助档案 管理规 范 1 范围 本文件 规定 了民 政社 会救 助档案 管理 的 基 本要 求、工作流 程、档案 收集、整理 与归档、利 用、移 交、鉴定、销毁、档 案信 息化 等内容。本文件 适用 于民 政社 会救 助档案 的管 理。2 规范性 引用 文件 下列文 件中 的内 容通 过文 中的规 范性 引用 而构 成文 件必不 可少 的条 款。其中，注日 期的 引用 文 件，仅该日 期对 应的 版本 适用 于本 文 件；不注 日期 的引 用文件，其 最新 版本（包 括所有 的修 改单）适 用 于 本文件。DA/T 31 纸质 档案 数字 化 规范 GB/T 9705 文 书档 案案 卷 格式 GB/T 18894 电 子文 件归 档与管 理规 范 3 术语和 定义 3.1 民政社 会救 助档 案 在民政 部门 管理 职责 范畴 内，在 最低 生活 保障、最 低生活 保障 边缘、支 出型 贫困、特困 供养 人 员、临时救 助等 社会 救助 的审 核、审 批、日常 管理 和服 务工作 中直 接形 成的 具有 保存价 值的 文字、图 表、声像等不 同形 式和 载体 的历 史记录。4 基本要 求 4.1 组织管 理 应 实行 统一 领导、分级 实 施、分类 管理、集中 保管 的原则。县（区）级民 政 部门、乡 镇（街 道）应当分别 建立 民政 社会 救助 档案,其中 纸质 档案 管理 要 求 应符 合DA/T 31 的 要求。县（区）级 民政 部门 负责 本 地区民 政社 会救 助档 案管 理工作 的领 导，将 档案 管 理工作 纳入 本地 区社会救助 工作 中统 筹规 划、组织协 调、检查 审核；县（区）级档 案行 政管 理部 门负责 本地 区民 政 社 会 救 助档案管 理的 监督 指导；各 乡镇（街道）按 照分 工负 责 要求，做好 本级 社会 救助 档案的 收集、整 理、归档、保管和 利用 工作。4.2 人员要 求 应明确 分管 领导，配 备专（兼）职 档案 管理 人员，并保 持相对 稳定，档 案管 理人 员应具 备专 业知 识，熟悉业 务。乡镇（街 道）民政助 理员 应兼 本辖 区社 会救助 档案 管理 工作。DB3305/T 211 2021 2 4.3 制度建 设 4.3.1 应建立 立卷 归档、保 管、保密、利用、移 交、统计、鉴定、销 毁、登记 备份、岗位 职责 等各 项制度，确保 档案 的真 实性、完整 性、系统 性和 有效 性。4.3.2 档案管 理部 门应 对可 能发 生的突 发事 件和 自然 灾害 制定应 急预 案，提高 对各 种险情 的应 急抢 险能力,最大 限度 地防 止灾 害 对档案 可能 造成 的损 害。4.4 档案室 管理 县（区）级 民政 部门、乡 镇（街 道）应将 民政 社会 救助业 务档 案保 管纳 入本 级综合 档案 室集 中 统 一管理。有条 件 的 单位 也可 单独设 立专 门档 案室，档 案室的 安全 管理 应符 合档 案库房“八 防”标准 要 求。同时，根据 需要 配备 适应 档案现 代化 管理 要求 的信 息技术 设备 及网 络系 统。注：档案库房“八防”包括防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。5 工作流 程 档案管 理工 作流 程包 括收 集、整 理与 归档、统 计、利用、移交、鉴 定、销毁。图1 档案管 理工 作流 程图 6 档案收 集 DB3305/T 211 2021 3 6.1 范围和 期限 社会救 助档 案的 归档 规范 和保管 期限 见附录 A。6.2 收集要 求 收集归 档 的 民政 社会 救助 文件材 料应 真实 有效、信 息完整、字 迹工 整、数字 准确、图样 清晰，签 字盖章、日期 等具 有法 律效 力的标 识完 整齐 备，印刷 书写材 料、纸张 和装 订材 料等应 符合 档案 保 管 要 求。7 整理与 归档 7.1 分类 应 分为5个 类别，具 体是：最低生 活保 障家 庭档 案（类别代 码DB）、最低 生活 保 障边缘 家庭 档案（类别代码DBB）、支出 型贫 困 家庭档 案（类 别代 码ZP）、特困 供养人 员档 案（类 别代码TG）、临时 救助 档案（类 别代 码LJ）。7.2 组卷 组卷应 采用“年 度-类别-县乡两 级代 码”方法，案 卷原则 上按 照“一户 一档”的方 式整 理归 档。同一类别 同一 户主 内文 件材 料排列 顺序 相对 一致。7.3 档号编 制 档号编 制 由 全宗 号、年度、档案 类别、县（区）级 代码、乡级 代码、案 卷号、顺序 号组 成。档号结 构示 例如 下：J0722021 DB330522 103 001001 顺序 号 案卷 号 乡级 代码 县（区）级代 码 档案 类别 代码 年度 全宗号 其中，全宗 号 由 县（区）级国家 综合 档案 馆给 定；档案类 别号 按照 档案 分类 填写；县乡 两级 代 码 按照行政 区域 代码 划定 填写；案卷 号按 照同 一年 度同 一类别 顺序 依次 编流 水号，从“001”开 始依 次标 注；顺序号 为一 案卷 内文 件材 料的流 水号，从“001”开 始依次 标注。7.4 编目 目录应 包括 案卷 级目 录和 卷内文 件目 录。DB3305/T 211 2021 4 7.4.1 案卷级 目录 应编制 案卷 级目 录，案卷 级目录 著录 项目 应包 括：档号、全宗 号、年度、档 案类别、县（区）级 代码、乡 级代 码、案卷 号、案卷题 名、保管 期限、总 页数、备注。档 案案 卷目 录见附 录表B.4。7.4.2 卷内文 件目 录 每卷 应 编制 卷内 文件 级目 录，卷 内文 件目 录著 录项 目应包 括：顺序 号、文件 编号、责任 者、文 件 题名、文 件形 成时 间、页号、备注。卷 内文 件目 录见 附录表B.2。7.5 页号 卷内 文 件材 料有 书写 内容 的页面 均应 编制 页号，单 面书写 的文 件材 料在 其右 上角编 写页 号；双 面 书写的文 件材 料，正面 在右 上角、背面 在左 上角 编制 页号。7.6 案卷封 面 每卷 应 编制 案卷 封面。按 照“一 户一 卷”要求 填写 案卷封 面内 容，案卷 封面 项目包 括：全宗 名 称、档 案 类别、案卷 内 容、卷内 文 件起 止 时 间、保管 期限、卷内 件 数和 页 数、归档 号。案 卷 封面 见 附录表B.1。7.7 卷内备 考表 7.7.1 每卷 应填 写卷内 备 考表。卷内备 考表 置于每 卷档案 最后一 页，并与每 卷档案 合并装 订，卷内 备考表见 附录 表B.3。卷内备 考表 项目 内容 包括：本 卷情 况说 明；立 卷人：由 责任 立卷 者签名；检 查人：由 案卷 质量 审核者 签名；立 卷时 间：填写 完成 的立卷 时间。7.7.2 本 卷情 况说 明内 容 包括：填 写卷 内文 件缺 损；修 改；补 充；移 出；销 毁。7.8 装盒 7.8.1 编 写要 求 档案盒 应填 写档 案盒 封面 和档案 盒背 脊内 容。档 案 盒封面 由全 宗名 称、档 案 类别构 成；档 案盒 背脊由全宗 名称、年 度、档案 类别号、起 止案 卷号 构成。档案 盒背 脊见 附录 表 B.6。7.8.2 字 迹要 求 档案盒 上各 项目 应逐 项按 规定使 用符 合耐 久性 要求 的字迹 材料，字 迹工 整、清 晰，也 可按 要求 打印。每个案 卷装 订后 装入 档案 盒内，可一 卷或 多卷 装入 盒内。7.8.3 尺 寸要 求 DB3305/T 211 2021 5 档案盒 的制 作材 料及 外形 尺寸应 符合 国家 相关 标准 要求。外形 尺寸 应符 合 GB/T 9705 要 求。7.9 统计 应建立 民政 社会 救助 档案 统计台 帐，对档 案的 收进 和移出、保 管数 量、借阅、销毁等 档案 实体 和 利用情况，进 行及 时、准确 统计和 登记。统 计表 和统 计汇总 表见 附录 表C.4 和C.5。8 利用 应 供社 会救 助管 理部 门使 用，除 依法 公示 的内 容外 不得对 外公 布，未经 许可 不得对 外公 布有 关 统 计数据。上级 单位、监 察机 关、审 计机 关、公安 机关、法院 和检 察院 因工 作或 办案需 要可 以查 阅 社 会 救 助档案。其 它单 位、组 织和 个 人要求 查阅 社会 救助 档案 需经主 管领 导审 批。任 何 利用者 要严 格遵 守借 阅制度，不 得丢 失、抽取、篡 改、销 毁档 案。社会 救助 档案利 用登 记单 见附 录表C.6。9 移交 9.1 应 按照 国家 和省 有关 档案法 律法 规要 求向 县（区）级 国家 综合 档案 馆移 交档案。9.2 移 交档 案时，由 交接 双方对 照移 交清 册核 对案 卷数量，查 验案 卷质 量、内容和 检索 工具，确 保 档 案真实完 整、账物 相符。10 鉴定 每年开 展一 次 民 政社 会救 助档案 鉴定 工作，成 立鉴 定工作 领导 小组，由 档案 管理人 员和 业务 部 门 人员，至 少两 名工 作人 员以 上，共 同对 档案 进行 鉴定。11 销毁 对确无 保存 价值 的档 案，应报县（区）级 以上 人民 政府民 政部 门审 核，经同 意后形 成销 毁报 告 及 清册，社 会救助 材料 销毁表 按附录 表C.3 格式编 制，并 报县（区）级 档案 行政管 理部门 备案，严禁 擅自 出卖或销 毁档 案。销毁 档案 时应指 定两 人负 责监 销，防止档 案遗 失和 泄密，档 案销毁 后应 出具 销毁 报 告，监销人 员要 在销 毁清 册上 签名，并注 明销 毁的 方式 和时间。档 案销 毁清 册应 归入全 宗卷 保存。12 档案信 息化 12.1 电子 文件 归档 电子文 件归 档应 符合GB/T 18894 的要 求 并 做好 整理、保管、备份、利用 等工作。应利 用 信息 化技 术管理档 案，建 立民 政社 会 救助档 案目 录数 据库 和全 文 数据 库，实 现计 算机 检 索。开展 纸质 档案 数字 化 扫描工作，实 现全 文数 字化。12.2 登记 备份 每年向 县（区）级档 案行 政管理 部门 做好 民政 社会 救助档 案数 字化 成果 登记 备份工 作。DB3305/T 211 2021 6 A A 附 录 A（规范 性附 录）社会救 助档 案的 归档 规范 社会救 助档 案的 归档 规范 和保管 期限 见表A.1。类目 类别（代码）案卷类 别 归档范 围 保管期 限（代码）社会救助档案 最低生 活保障（DB）申请审 批材料 社会救 助申 请表（含授 权 书）；申请 人身 份证 复印 件；社 会救 助家境调查 表；证 明材 料；公示 材料；乡镇（街道）初审 材 料、县（区）级人民 政府 民政 部 门 审批 材料。30 年（D30）变更审 批材料 变 更证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）注销材 料 注 销证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）最低生 活保障边缘 家庭（DBB）申请审 批材料 社会救 助申 请表（含授 权 书）；申请 人身 份证 复印 件；社 会救 助家境调查 表；证 明材 料；公示 材料；乡镇（街道）初审 材 料、县（区）级人民 政府 民政 部门 审批 材料。30 年（D30）变更审 批材料 变 更证明 材料；乡镇（街 道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）注销材 料 注 销证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）支出型 贫困家庭（ZP）申请审 批材料 社会救 助申 请表（含授 权 书）；申请 人身 份证 复印 件；刚 性支 出证明 材料；社会救 助家境 调查 表；证 明材料；公示 材料；乡镇（街道）初 审材 料、县（区）级人民 政府 民政 部门 审批 材料。30 年（D30）变更审 批材料 变 更证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）注销材 料 注 销证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）特困人 员供养（TG）申请审 批材料 社会救 助申 请表（含授 权 书）；申请 人身 份证 复印 件；刚 性支 出证明材料；社会 救助 家境 调 查表；证 明材 料；公 示材 料；供养 协议；乡镇（街 道）初审 材料、县（区）级人 民政 府民 政 部门审 批材 料。30 年（D30）变更审 批材料 变 更证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）注销材 料 注 销证明 材料；乡镇（街道）初审 材料、县（区）级 人民政 府民政部门 审批 材料。30 年（D30）临时救 助（LJ）申请审 批材料 社会救 助申 请表（含授 权 书）；申请 人身 份证 复印 件；社 会救 助家境调查 表；证 明材 料；公示 材料；乡镇（街道）初审 材 料、县（区）级人民 政府 民政 部门 审批 材料。30 年（D30）DB3305/T 211 2021 7 B B 附 录 B（规范 性附 录）检索工 具 检索工 具包 括案 卷封 面样 式（见 表B.1)、卷 内文 件 目录（见表B.2)、卷内 备 考表（见表B.3)、档案案卷目 录（见表B.4)、档 案盒正 面（见表B.5)、档 案盒背 脊（见表B.6)。表 B.1 案 卷封 面 全 宗名称（立卷单位全称）档 案（档案类别）自 20 年 月至 20 年 月 保管期 限 本卷共 件 页 归 档 号 全宗号 类别号 案卷号 J072 DB.330522103 或 DB2020.330522103 001 DB3305/T 211 2021 8 表 B.2 卷 内文 件目 录 顺序号 文件编号 责任者 题名 形成日期 页号 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 DB3305/T 211 2021 9 表B.3 卷 内备 考表 本卷情况说明：立卷人：检查人：立卷时间：DB3305/T 211 2021 10 表 B.4 档 案案 卷目 录 案卷目 录 档号 全宗号 年度 档案类别 县（区）级代码 乡级代码 案卷号 案卷题 名 保管期限 总页数 备注 DB3305/T 211 2021 11 表B.5 档 案盒 正面 全 宗名称（立卷单位全称）档 案（档案类别）DB3305/T 211 2021 12 表B.6 档 案盒 背脊 全宗名称（立卷单位全称）类别号 DB 330522103 年 度 2020 起止卷 号 1-20 DB3305/T 211 2021 13 C C 附 录 C（资料 性附 录）档案工 作用 表 档案工 作 用 表包 括社 会救 助材料 交接 单（见 表 C.1)、社 会救 助材 料归 档交 接 单（见 表 C.2)、社 会救助材 料销 毁表（见表C.3)、社会 救助 档案 统计 表（见表C.4)、社 会救 助档 案 统计汇 总表（见表C.5)、社会救 助档 案利 用登 记单（见 表 C.6)。表C.1 社 会救 助材 料交 接 单 序号 所属乡镇、街道 救助者姓名 救助类别 形成年月 页数 备注 移交人 接收人 经办人员：档案管理人员：DB3305/T 211 2021 14 表C.2 社 会救 助材 料归 档 交接单 序号 保管期限 所属乡镇、街道 救助类别 案卷号 件数 页数 备注：移交部门 接收部门 经办人员：复核人：部门（章）：年 月 日 经办人员：复核人：部门（章）：年 月 日 DB3305/T 211 2021 15 表C.3 社 会救 助材 料销 毁 表 保管单 位（章）：序号 救助类别 案卷号 归档单位 归档日期 保管期限 已保管年限 档案鉴定工作小组意见 档案鉴定领导小组工作意见 组长（章）：年 月 日 组长（章）：年 月 日 销毁人（章）：监销人（章）：销毁日期：年 月 日 DB3305/T 211 2021 16 表C.4 社 会救 助档 案统 计 表 保管单 位（章）：救助类别 案卷类别 计量 数量 最低生 活保 障（DB）申请审 批材 料 变更审 批材 料 注销材 料 最低生 活保 障边 缘家 庭（DBB）申请审 批材 料 变更审 批材 料 注销材 料 支出型 贫困 家庭（ZP）申请审 批材 料 变更审 批材 料 注销材 料 特困人 员供 养（TG）申请审 批材 料 变更审 批材 料 注销材 料 临时救 助（LJ）申请审 批材 料 DB3305/T 211 2021 17 表C.5 社 会救 助档 案统 计 汇总表 所属乡 镇街 道：统计 日期：年 月 救 助类 别 保 管期 限 上 期末 本 期新 增 本 期减 少 本 年末 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 最低生 活保 障（DB）30年 最低生 活保 障边 缘家庭（DBB）30年 支出型 贫困 家庭（ZP）30年 特困人 员供 养（TG）30年 临时救 助（LJ）30年 制表人：复 核人：分管 领导：制 表日期：年 月 日 注：统 计日 期指 档案 形成 年月，制表 日期 指统 计表 日期。DB3305/T 211 2021 18 表C.6 社会 救助 档案 利用 登记单 编号：利用人 利用单位 利用日期 利用内容 利用目的 利用方式 阅览 复制 外借 其他 利用效果 备注 制表人：利用 人（签字）：制表日 期：联系 方式：DB3305/T 211 2021 19 参 考 文 献 1 社会 救助 暂行 办法（国 务院 令第649 号）2 浙江 省社 会救 助条 例（2014 年7月31日 浙江 省 第十二 届人 民代 表大 会常 务委员 会第 十一 次会议通过）3 浙 江省 民政 厅转 发民 政部关 于指 导村（居）民 委 员会协 助做 好社 会救 助工 作的意 见的 通知（浙民助2015 147号）4 湖州 市急 难救 助基 金 管理使 用办 法(湖 民通 201511号)5 浙江 省民 政厅 浙 江 省财政 厅关 于进 一步 完善 临时救 助制 度的 通知(浙 民助2014 238 号)6 最低 生活 保障 审核 审 批办法（试 行）(民政 部2012年12月12日)7 浙江 省最 低生 活保 障 办法(浙 江省 人民 政府 令 第358 号)8 国务 院关 于全 面建 立 临时救 助制 度的 通知(国 发2014 47号)9 浙江 省社 会救 助家 庭 经济状 况认 定办 法(浙 民 助2015 13号)10 中 华人 民共 和国 档 案法（2020 年6 月20 日第 十三届 全国 人民 代表 大会 常务委 员会 第十 九次 会议修订）11 机关 文件 材料 归档 范围和 文书 档案 保管 期限 规定（国 家档 案局 令第8 号）12 各级 各类 档案 馆收 集档案 范围 的规 定（国 家档案 局令 第9 号）13 机关 档案 管理 规定（国 家档 案局 令第13号）_