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I C S 0 3.1 2 0.2 0C C S C 0 1山 西 省 长 治 市 地 方 标 准D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 1检 验 检 测 机 构 技 术 资 料 存 储 要 求2 0 2 1-1 1-1 0 发 布 2 0 2 1-1 2-1 0 实 施长 治 市 市 场 监 督 管 理 局发 布14044D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 1I目 次前 言 1 范 围 12 规 范 性 引 用 文 件 13 术 语 和 定 义 14 要 求 15 监 督 检 查 2附 录 A(资 料 性)记 录 归 档 登 记 表 3D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 1I I前 言本 文 件 按 照 G B/T 1.1-2 0 2 0 标 准 化 工 作 导 则 第 1 部 分：标 准 化 文 件 的 结 构 和 起 草 规 则 的 规 定 起草。本 文 件 由 长 治 市 市 场 监 督 管 理 局 提 出 并 监 督 实 施。本 文 件 由 长 治 市 实 验 室 标 准 化 技 术 委 员 会 归 口。本 文 件 起 草 单 位：长 治 市 综 合 检 验 检 测 中 心。本 文 件 主 要 起 草 人：郝 玉 敏、张 云 鹏、高 丽 霞、崔 建 兵、薛 敏、马 丽 娟、杨 红 梅。D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 11检 验 检 测 机 构 技 术 资 料 存 储 要 求1 范 围本 文 件 规 定 了 检 验 检 测 机 构 技 术 记 录 存 储 的 要 求 及 监 督 检 查。本 文 件 适 用 于 检 验 检 测 机 构 技 术 记 录 的 存 储 管 理。2 规 范 性 引 用 文 件本 文 件 没 有 规 范 性 引 用 文 件。3 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件。3.1检 验 检 测 机 构依 法 成 立，依 据 相 关 标 准 或 者 技 术 规 范，利 用 仪 器 设 备、环 境 设 施 等 技 术 条 件 和 专 业 技 能，对 产 品或 者 法 律 法 规 规 定 的 特 定 对 象 进 行 检 验 检 测 的 专 业 技 术 组 织。来 源：R B/T 2 1 4 2 0 1 7，3.1 3.2技 术 记 录指 检 验 检 测 机 构 在 检 验 检 测 活 动 过 程 中 的 信 息 记 录，包 括 原 始 观 察、检 验 检 测 过 程、数 据 结 果 等 方面 的 工 作 记 录，如 样 品 状 态、检 验 检 测、设 备 使 用、环 境 条 件、质 量 控 制、方 法 确 认、人 员 能 力 等 方 面的 工 作 记 录 和 出 具 的 检 验 检 测 报 告。4 要 求4.1 记 录 的 归 档4.1.1 机 构 应 设 置 档 案 员（专 职 或 兼 职）负 责 记 录 档 案 的 管 理 工 作。4.1.2 档 案 员 在 接 收 记 录 时，应 检 查 记 录 信 息 的 完 整 性 和 规 范 性，如 不 符 合 要 求，应 退 回 补 正 后 重 新进 行 接 收 工 作。4.1.3 记 录 接 收 应 填 写 记 录 归 档 登 记 表，做 好 接 收 记 录。记 录 归 档 登 记 表 信 息 一 般 包 括 时 间、记 录 名称、数 量（份 数 或 页 数）、提 交 人、部 门、接 收 人 等 内 容（见 附 录 A）。4.1.4 档 案 员 应 对 记 录 档 案 分 类 并 编 号 标 识，建 立 可 以 查 询 的 索 引 目 录，保 证 其 具 有 可 追 溯 性。每 一宗 档 案 都 有 一 个 档 案 号，一 般 宜 按 年 月 份 顺 序 进 行 编 号 标 识。4.1.5 检 验 检 测 报 告 记 录 应 包 括 合 同、委 托 单 或 抽 样 单、检 验 检 测 过 程 及 原 始 记 录、检 验 检 测 报 告 等，成 套 装 订 成 册 后 定 期 归 档。4.1.6 设 备 使 用、环 境 监 测、质 量 控 制、方 法 验 证、人 员 能 力 考 核 与 评 价 等 方 面 的 记 录，按 照 记 录 性D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 12质 分 类 定 期 归 档。4.1.7 检 验 检 测 机 构 应 根 据 记 录 数 量 或 频 次 确 定 归 档 时 间，记 录 形 成 部 门 应 按 照 时 效 要 求 及 时 交 档 案员 存 档。4.2 记 录 的 存 储4.2.1 记 录 档 案 应 存 放 于 适 宜 的 环 境，并 采 取 防 火、防 盗、防 蛀、防 潮 等 措 施，避 免 记 录 的 损 坏、变质 和 丢 失。4.2.2 以 电 子 形 式 存 储 的 记 录，按 照 相 应 要 求 采 取 与 书 面 记 录 同 等 措 施，并 加 以 保 护 及 备 份，防 止 未经 授 权 的 侵 入 及 修 改，以 避 免 原 始 信 息 或 数 据 的 丢 失 或 改 动。4.3 记 录 的 借 阅 和 复 制4.3.1 本 机 构 员 工 因 工 作 需 要 借 阅 或 复 制 记 录，应 经 相 关 负 责 人 批 准 办 理 相 关 手 续 后 行 借 阅 或 复 制。4.3.2 外 单 位 人 员 借 阅 或 复 制 记 录，仅 限 于 以 下 情 况：a)向 有 关 检 验 检 测 机 构 监 督 管 理 部 门、评 审 部 门 及 人 员 提 供 证 实 材 料；b)向 客 户 提 供 涉 及 本 身 及 相 关 信 息 的 查 询 或 复 制，以 提 高 客 户 对 检 验 检 测 工 作 质 量 和 质 量 活 动 的充 分 满 意 和 信 任。4.3.3 记 录 对 外 的 借 阅 或 复 制，应 在 保 护 客 户 机 密 的 前 提 下，经 相 关 负 责 人 批 准 办 理 相 关 手 续 后 进 行。4.3.4 借 阅 记 录 人 员 不 得 泄 密 和 转 移 记 录，不 得 在 记 录 上 涂 改、划 线 等，阅 后 及 时 办 理 归 还 手 续。4.4 记 录 的 保 存 期 限 及 处 理4.4.1 检 验 检 测 报 告 相 关 记 录 保 存 期 不 少 于 资 质 认 定 有 效 期 6 年，具 有 行 业 特 殊 要 求 的 检 验 检 测 报 告保 存 期 按 照 行 业 规 定 执 行。4.4.2 其 它 技 术 记 录 的 保 存 期 限 应 与 检 验 检 测 报 告 记 录 同 步，不 少 于 6 年。4.4.3 超 过 保 存 期 限 的 记 录，档 案 员 应 及 时 提 出 销 毁 或 延 长 保 存 期 限 的 建 议，经 相 关 负 责 人 批 准 后 进行 清 理 或 销 毁 工 作，并 做 好 相 应 记 录。清 理 或 销 毁 超 期 记 录 工 作 一 般 不 少 于 2 人，涉 及 保 密 方 面 的 记 录还 应 采 取 防 止 泄 密 措 施。5 监 督 检 查5.1 质 量 管 理 人 员 应 定 期 检 查 技 术 记 录 存 储 管 理 情 况。5.2 检 查 内 容 包 括 档 案、存 储 环 境、记 录 等 方 面 的 工 作。D B 1 4 0 4/T 4 2 0 2 13附 录 A（资 料 性）记 录 归 档 登 记 表表 A.1 提 出 了 记 录 归 档 登 记 的 信 息 内 容。表 A.1 记 录 归 档 登 记 表序号 时间 记录名称 记录数量（份数或页数）提交部门 提交人 接收人 备注
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