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ICS 03.100.01 A 02 DB13 河北省地方标准 DB 13/T 2926 2018 公共资源 交易电子 档案管理 规范 Specification onpublic resource tradingelectronic records management 2018-12-13 发布 2018-12-31 实施 河 北 省 市 场 监 督 管 理 局 发布 DB13/T 2926 2018 I 前 言 本标准 按照GB/T 1.1-2009 给出的 规则 起草。本标准 由 河 北省 政务 服务 管理办 公室 提出。本标准 由河 北 省 服务 标准 化 技术 委员 会（SAHB/TC 264）归 口。本标准 起草 单位：河北 省 政务服务 管 理办 公室、上 海中信 信息 发展 股份 有限 公司。本标准 起草 人：李博、周 爱清、付俊 生、曹红 军、张秀阳、冯 远心、李 学广、袁嘉 新。DB13/T 2926 2018 1 公 共资源 交易电子 档案管 理规范 1 范围 本标准 规定 了在 公共 资源 交易活 动中 产生 的，具 有 保存价 值的 归档 电子 文件 的形成、收集、整理、移交与 电子 档案 的接收、存储、备份、利 用、鉴定 和安全 管理 的一 般方 法。本标准 适用 于各 类公 共资 源交易 活动 中所 产生 的电 子档案 管理，其 他交 易活 动中产 生的 电子 档 案管理可 参照 执行。2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日期的 引用 文件，仅 注日 期的版 本适 用于 本 文件。凡 是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有的 修改 单）适用 于本 文件。GB/T 18894-2016 电子 文 件归档 与电 子档 案管 理规 范 GB/T33190-2016 电 子文 件存储 与交 换格 式 GB 50174-2017 数 据中 心 设计规 范 DA/T 15-95 磁 性载 体档 案管理 与保 护规 范 DA/T 38-2008 电子 文件 归档光 盘技 术要 求和 应用 规范 DA/T 47-2009 版式 电子 文件长 期保 存格 式需 求 DA/T 58-2014 电子 档案 管理基 本术 语 DB13/T 1534-2012 公共 资源交 易中 心建 设与 管理 规范 档案信 息系 统安 全等 级保 护定级 工作 指南（档 办发20135 号）3 术语和 定义 GB/T 18894-2016，DA/T 58-2014，DB13/T 1534-2012 界定 的以 及下 列术 语和 定 义适用 于 本 文件。3.1 公共资 源交 易 public resource trading 涉及公 共利 益、公众 安全 的具有 公有 性、公益 性的 资源交 易活 动。3.2 公共资 源交 易平 台 public resource trading platform 实施统 一的 制度 和标 准、具备开 放共 享的 公共 资源 交易电 子服 务系 统和 规范 透明的 运行 机制，为市场主 体、社会 公众、行 政监督 管理 部门 等提 供公 共资源 交易 综合 服务 的体 系（以 下简 称交 易平 台）。3.3 公共资 源交 易项 目 public resource trading project 在公共 资源 交易 平台 进行 交易的 项目（以 下简 称项 目）。DB13/T 2926 2018 2 3.4 发起方sponsors 公共资 源交 易的 发起 机构。包括采购人、招标人、出让人、转让方、委托人等。3.5 中介机 构intermediaries 公共资 源交 易的 中介 代理 或服务 机构。包括招标代理机构、政府采购代理机构、拍卖采购代理机构、产权交易机构等。3.6 响应方responders 公共资 源交 易的 响应 机构。包括投标人、供应商、受让人、竞买人等。3.7 元数据 metadata 描述电 子文 件和 电子 档案 的内容、背 景、结构 及其 管理过 程的 数据。GB/T 18894-2016，3.3 3.8 交易系 统 trading system 管理公 共资 源交 易活 动，形成公 共资 源交 易电 子文 件的计 算机 信息 系统。3.9 电子档 案管 理系 统electronic records management system 用于 电 子文 件的 收集、整 理、移 交与 电子 档案 的接收、存 储、备份、利 用、鉴定和 安全 管理 的信息系统。3.10 预归档 pre-archiving 将 业务 系统 形成 的归 档电 子文件 和元 数据，通 过推 送、捕 获、导入 等方 式，进入电 子档 案管 理 系统的过 程。3.11 归档 archiving 将具有 凭证、查 考和 保存 价值且 办理 完毕、经 系统 整理的 电子 文件 及其 元数 据管理 权限 向档 案 管理部门 提交 的过 程。GB/T 18894-2016，3.12 3.12 档案证 明电 子专 用章electronic seal for archival evidence DB13/T 2926 2018 3 各级交 易平 台档 案管 理部 门出具 档案 证明 时，用于 识别单 位身 份并 表明 认可 其中内 容真 实性、完整性的 电子 印章。4 总则 4.1 应遵循 统一 要求、全 程管 理、标 准规 范、便于 利用 和安全 保密 的基 本原 则。4.2 应对电 子档 案实 施集 中管 理，确 保电 子档 案的 真实、完整、可 用和 安全。4.3 应建立 健全 管理 制度，明 确电子 文件 归档 和电 子档 案管理 相关 部门 和人 员 的 职责与 分工：a)交易平 台（或中 介机 构）项目经 办人 员负 责电 子文 件预归 档，并向 交易 平台 档案 管 理部 门 移交电子 档案；b)交易平 台档 案管 理部 门负 责电子 档案 的接 收、保管、存储、利 用等 工作；c)交易平 台信 息技 术部 门负责 为公 共资 源交 易电 子文 件归档 和电 子档 案管 理工 作提供 日常 信 息技术支 撑，为电 子档 案数 据采集、存 储、备份、迁 移等工 作提 供保 障；d)交易平 台保 密部 门负 责监 督涉密 电子 文件 归档 和电 子档案 的保 密管 理。4.4 应明确 电子 文件 及其 元数 据的归 档范 围、时间、程 序和格 式等 要求。4.5 应执行 规 范 的工 作程 序，采 取必要 的技 术手 段，对 电子 文件归 档和 电子 档案 管理 全过程 实 行 监 控。4.6 应基于 安全 的网 络和 离线 存储介 质实 施电 子文 件归 档和电 子档 案管 理。4.7 各级交 易平 台档 案管 理部 门 可只 采用 电子 档案 方式 保存交 易档 案，国家 另有 规定的 除外。5 归档电 子文 件形 成 5.1 公共资 源交 易参 与方 首次 参与交 易活 动时，应对 交易 活动中 形成 的电 子文 件与 电子档 案产 权 归 属做出约 定。5.2 发起方、响应 方应 与中 介 机构签 订承 诺文 件，对 各 自在交 易活 动中 形成 的电 子文件 的真 实性、完整性负 责。5.3 归档电 子文 件应 使用 符合 如下要 求的 电子 签名：a)电子签 名制 作数 据用 于电 子签名 时，属于 电子 签名 人专有；b)签署时 电子 签名 制作 数据 仅由电 子签 名人 控制；c)签署后 对电 子签 名的 任何 改动能 够被 发现；d)签署后 对 电 子文 件 内 容和 形式的 任何 改动 能够 被发 现。5.4 归档 电 子文 件 的 格式 应具 备格式 开放、不 绑定 软硬 件、显 示一 致性、可 转换、易于 利用 等 性 能，并支持 向长 期保 存格 式转 换。归 档格 式应 符合 以下 要求：a)版式电 子文 件的 归档 格式 应按 照 DA/T47-2009、GB/T33190-2016 等 执行，可 采用 PDF、OFD等格式；b)录音类 电子 文件 应 以 WAV、MP3 等 格式 归档；录像 类 电 子文件 应 以MPG、MP4、AVI 等格 式 归 档；c)归档纸 质文 件扫 描形 成的 数字副 本应 以JPG、TIF 等 格式归 档，并进 行 PDF 或OFD 格 式转 换。DB13/T 2926 2018 4 6 归档范 围 6.1 公共资 源交 易项 目相关 电 子文件 均应 归档。注：包括按照 河北省公共资源交易目录 要求进场交易的 各类公共资源交易项目，以及 在各级公共资源交易 平台完成的河北省公共资源交易目录以外的项目和民间投资的不属于依法必须招标的项目。6.2 电子文 件归 档范 围 包 括但 不限于：注 册登 记文 件、交 易发起 文件、交 易响 应文 件、评 审过 程文 件、验收证 明、质疑 答复、投 诉处理 决定 等交 易活 动记 录及其 他有 关文 件、资料。6.3 电子文 件应 归档 元数 据 包 括但不 限于：立 档单 位名 称、档 案门 类代 码、类 别 代码、项目 名称、项目编号、年 度、保管 期限、页数、文 件题 名、文件 编号、责任 者、日期、计 算机文 件名 等。6.4 公共资 源交 易监 控录 像电 子文件 归档 范围 包括 但不 限于：交易 文件 签收、开 评标（挂牌、拍 卖）和专家 抽取 等交 易活 动录 像记录。6.5 监控录 像电 子文 件应 归档 元数据 包括 但不 限于：立 档单位 名称、档 案门 类代 码、类 别代 码、项 目名称、项目 编号、年 度、保管期 限、责任 者、格式 信息、编辑 者、摄录 时间、编辑 时间、时 间长 度、总帧数、内 容起 始时 间、内容结 束时 间、分辨 率、帧率、视频 比特 率等。7 归档电 子文 件的 收集 与整 理 7.1 应 按归 档范 围 收 集归 档电 子文件 及其 组件 与元 数据，保持 电子 文件 内容 信息 与其形 成时 一致。7.2 应齐全、完 整地 收集 同一 项目形 成的 全部 电子 文件，保持 同一 项目 电子 文件 的成套 性。7.3 应遵循 公共 资源 交易 项目 电子文 件的 形成 规律，保 持项目 之间 电子 文件 的有 机联系。7.4 应通过 推送、捕获、导入 等 方式，使 包含 归档 电子 文 件及其 元数 据的 预归 档信息 包进 入电 子档 案管理系 统的 预归 档库。7.5 归档电 子文 件应 以件 为整 理单位，相 关的 归档 纸质 文件整 理应 与归 档电 子文 件整理 协调 统一。7.6 归档电 子文 件的 保管 期限 分为永 久、30 年和 15 年，同一 项目 归档 电子 文件 的保管 期限 相同。7.7 对归档 电子 文件 采用“类 别 年度 保管 期限 项 目”的分 类方 法进 行分类。7.8 应 参照 河 北省 公共 资源 交易归 档文 件整 理规 则，分配 归档 电子 文件 的件 号、档 号，形 成电 子档案信息 包。8 归档电 子文 件的 移交 和接 收 8.1 应在交 易活 动完 成 30 个 工 作日内，按 相关 规定 整理 归档电 子文 件，然后 向档 案管理 部门 移交。移交前 应完 成下 列检 查：a)应清点、核 实归 档电 子文 件的门 类、形成 年度、保 管期限、件 数及 其元 数据 数量等；b)应对归 档电 子文 件的 真实 性、完 整性、可 用性 和安 全性进 行鉴 定，鉴定 合格 率应达 到 100%。8.2 应基于 安全 的网 络环 境或 专用离 线存 储介 质，采用 在线或 离线 方式，通 过电 子档案 管理 系统 归 档接口或 客户 端功 能完 成归 档电子 文件 及其 元数 据的 移交和 接收。DB13/T 2926 2018 5 8.3 应支持 基于 电子 档案 管理 系统完 成归 档电 子文 件及 其元数 据的 清点、鉴定、登 记、移交 等主 要 归档流程，并 应添 加个 人电 子签名。8.4 档案管 理部 门对 归档 的电 子文件 进行 清点 和检 测，检测合 格后 进行 接收。8.5 档案管 理部 门应 将清 点、检测 合 格的 电子 文件 及其 元数据 导入 电子 档案 管理 系统，自动 采集 电 子文件元 数据，通 过计 算机 文件名 建立 电子 文件 与元 数据的 关联，在 管理 过程 元数据 中记 录登 记 行 为。8.6 应依据 清点、鉴 定结 果，按项目 或归 档年 度填 写 电子文 件归 档登 记表（参见 GB/T18894-2016附录 A.1），完 成电 子文 件的归 档过 程。9 电子档 案的 存储 和备 份 9.1 应为电 子档 案及 其元 数据 的 存储 配置 与电 子档 案管 理系统 相适 应的 在线 存储 设备。9.2 电子档 案管 理系 统应 依据 电子档 案存 储信 息包 结构，在计算 机存 储器 中集 中有 序地存 储电 子 档 案及其组 件，并在 元数 据中 自动记 录电 子档 案在 线存 储 路径。9.3 在线存 储系 统应 实施 容错 技术方 案，定期 扫描 诊断，发现 问题 应及 时处 置。9.4 应建立 独立 的电 子档 案长 期保存 库。长期 保存 的电 子档案 应与 在线 利用 的电 子档案 物理 分开。9.5 应确保 只有 在获 得授 权的 情况下 才能 访问 长期 保存 库，执 行相 关业 务操 作应 履行相 应审 批 程 序，获准后 进行 操作 并记 录操 作过程 日志。9.6 在进入 长期 保存 库前，应 将电子 档案 按 照DA/T47-2009 的 要求 转换 成适 合长 期保存 的格 式，记录其存储 载体 及软 硬件 环境；并对 电子 档案 及元 数据 的真实 性、完整 性、可用 性和安 全性 进行 检测，防止不合 格的 电子 档案 进入 长期保 存库。9.7 应定期 对长 期保 存的 电子 档案进 行检 测，对不 同门 类的电 子档 案采 取有 针对 性的检 测频 度，检 测方式包 括全 部检 测或 抽样 检测。发现 异常 情况 时，应及时 采取 保护、恢 复 或 迁移 措 施。9.8 当电子 档案 依赖 的系 统环 境发生 变化 或 新 的长 期保 存格式 出现 时，应对 电子 档案进 行格 式 转 换。转换完 成后，应 继续 保留 原格式。9.9 当新的 适合 长期 保存 的存 储载体 出现 或者 软硬 件环 境发生 重大 变化 时，应对 电子档 案进 行 迁 移。迁移前 应做 好备 份工 作，充分进 行测 试并 且制 定应 急预案，以 防迁 移过 程中 发生数 据丢 失或 破坏 的 情况。9.10 应在确 保电 子档 案的 真实、完 整、可 用和 安全 的基 础 上，统筹 制 定 电子 档案 备 份方案,对 进入 长期保存 库的 电子 档案 进行 有序备 份，要求 如下：a)应确定 电子 档案 备份 周期，并按 期对 电子 档案 进行 备份；b)应采用 一次 写 入 光盘、磁 带等离 线存 储介 质，按 照DA/T38-2008、DA/T15-95 等 标准实 施电 子档案的 离线 备份，特 别重 要的电 子档 案可 以通 过制 作缩微 品等 方式 进行 异质 备份；c)应采取“3-2-1”的异 地、异质备 份机 制（即：至少 保存 3 套 电子 档案数 据，至少保 存 到 2种不同 介质 上，宜 将1 套 数据离 线异 地保 存）；d)应按 照DA/T38-2008、DA/T15-95 等标 准定 期对 备份 数据进 行抽 样检 测。光 盘每 两年抽 检一 次，抽样率 不低 于 10%；磁带 每 年抽检 一次，抽 样率 不低 于5%，并每23 年 倒带 一 次。当 载体 质DB13/T 2926 2018 6 量下降 时应 适当 缩短 检测 周期，抽 样检 测中 如果 发 现误差 应扩 大 100%检测，并对误 差进 行 修正；e)应每年 至少 安排 一次 备份 数据恢 复演 练。10 电子档 案的 利用 和统 计 10.1 电子档 案利 用坚 持统 一管 理、安 全保 密、方便 快捷、服务 高效 的原 则，提供 就近查 档、远 程 出证等各 项电 子档 案利 用服 务。10.2 档案管 理部 门负 责电 子档 案利用 工作，应明 确工 作 人员，配 备专 用设 备，公 开 利用须 知和 流程，审核利 用者 相关 信息，并 按要求 提供 相应 服务。10.3 电子档 案项 目级 目录 应公 开利用，依 政务 公开 要求 对交易 项目 电子 档案 的项 目级信 息（包 括 项目编号、项 目名 称、发起 方、实 施单 位、金额、年 度等）实施 公开。电 子档 案内容 应控 制使 用。10.4 电子档 案利 用服 务包 括现 场利用 和远 程利 用。档案 管理部 门 出 具电 子档 案证明 时应 加盖 档 案 证明电子 专用 章。10.5 档案管 理部 门及 其工 作人 员应按 照使 用权 限及 其操 作流程 提供 电子 档案 利用 服务,并严 格遵 守国家相 关保 密规 定。10.6 利用者 应在 权限 允 许 范围 内利用 电子 档案。利 用者 对所获 取的、非 公开 的电 子档案 的安 全负 责，不得随 意传 播、复制，转 给他人。非 公开 的电 子档 案及其 复制 件需 要携 带、寄运或 传输 至境 外的，按照国家 有关 规定 执行。10.7 电子档 案采 用在 线方 式提 供利用 时，应遵 守国 家有 关信息 安全 的相 关规 定，从技术 和管 理 两 方面采取 严格 的管 理措 施。10.8 应按照 档案 统计 年报 要求 及本单 位实 际需 要，按年 度、保 管期 限、密级、卷 数、件 数、大 小、格式、时长、销 毁、移交 等要素，对 电子 档案 数量 等情况 进行 统计。10.9 可按年 度、档案 门类、保 管期限、卷 数、件数、利 用人次、利 用目 的、复制、下载 等要 素 对 电子档案 利用 情况 进行 统计。10.10 档案管 理部 门应 利用 相关 统计数 据开 展电 子档 案利 用效益 分析。11 电子档 案的 鉴定 和处 置 11.1 应建立 电子 档案 鉴定 小组，对到 期的 电子 档案 进行 销毁鉴 定。11.2 应根据 主管 部门 制定 的 档 案保管 期限 表进 行电 子档 案销毁 鉴定，提 出被 鉴定 对象的 销毁 或 续 存意见，必要 时可 协商 相关 部门。销毁 鉴定 意见 经领 导或主 管部 门审 核、批准 后方可 实施。11.3 电子档 案的 销毁 应按 照国 家关于 档案 销毁 的有 关规 定与程 序执 行。11.4 应从在 线存 储设 备、异地 容灾备 份系 统中 彻底 删除 被销毁 的电 子档 案，电子 档案管 理系 统 应 在管理过 程元 数据、日 志中 自动记 录鉴 定、销毁 活动，将 被 销毁 电子 档案 的元 数据移 入销 毁数 据库。DB13/T 2926 2018 7 11.5 销毁电 子档 案的 离线 存储 介质时 应 对 其实 施破 坏性 销毁。实施 销毁 前，应对 存储介 质中 的 其 他电子档 案进 行离 线存 储介 质的迁移。11.6 属于保 密范 围的 电子 档案，其销 毁应 按国 家保 密规 定实施。12 电子档 案的 安全 管理 与安 全技术 12.1 电子档 案的 安全 管理 工作 应遵循 统筹 规划、分 级管 理、突 出重 点、明确 责任、加强 监管、防 控为主的 原则。12.2 应将电 子档 案安 全管 理纳 入单位 安全 管理 工作 内容，提供 必要 的人 员、经费、设施 等保 障，明确电子 档案 安全 管理 工作 的主管 领导、人 员分 工和 岗位职 责。12.3 电子档 案数 据管 理应 实行 系统管 理员、系 统安 全保 密员和 系统 安全 审计 员“三员分 立”，科 学划分电 子档 案数 据管 理人 员的权 限与 责任。12.4 进行电 子档 案管 理系 统建 设时，应对 网络 系统 集成、软件 研发、工 程监 理等 施工单 位进 行安全审查，签订 安全 责任 协议，电子 档案 管理 网络 与系 统设计 方案 应与 电子 档案 安全方 案同 步规 划、同 步落实。12.5 应严格 按照 档 案信 息系 统安全 等级 保护 定级 工作 指南 的要 求，制定 电子 档案管 理系 统 的 安全保护 等级。12.6 应为电 子档 案管 理系 统提 供必要 的基 础设 施和 运行 环境，包括 防雷、防 静电、防磁、防 火、防水、防 盗、稳压、恒 温、恒湿等，宜 建设 符 合GB50174-2017 要求 的B 级机 房。12.7 电子档 案管 理系 统网 络构 架与服 务器 发生 调整，以 及数据 库软 件、应用 系统 等实施 更新、升 级后，应 对系 统运 行状 况进 行安全 检测，及 时消 除安 全隐患。12.8 电子档 案管 理系 统运 行环 境应安 装公 安部 门认 可的 防、杀 毒软（硬）件 产品，开展 系统 的 病 毒监控、防范、搜 查和 杀灭 工作，防止 病毒、黑 客对 电子档 案的 恶意 损坏。12.9 电子档 案管 理系 统应 综合 运用数 字签 名、可信 时间 戳等技 术手 段，防止 电子 档案数 据被 篡 改、伪造，有效 保障 电子 档案 的真实 可信。12.10 电子档 案管 理系 统应 实现 完备的 日志 和跟 踪功 能，在电子 档案 形成、收 集、整 理、存 储等 环节，应保证 每项 工作 过程 有记 录、可 追溯。12.11 一旦发 现电 子档 案发 生数 据泄密，应 及时 采取 补救 措施，并按 照有 关规 定及 时向当 地档 案行 政管理部 门、保密 工作 部门 以及上 一级 公共 资源 交易 监督管 理机 构的 档案 管理 部门报 告。DB13/T 2926 2018 8 参 考 文 献 1 河 北省 公共 资源 交易 归档文 件整 理规 则（冀交 易监督201869 号）2 河 北省 公共 资源 交易 目录（冀政 办函201630 号）_
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