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I C S 0 3.0 8 0.9 9A 0 0DB61陕 西 省 地 方 标 准D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 0养 老 机 构 档 案 管 理 指 南G u i d e o n a r c h i v e s m a n a g e m e n t o f e l d e r l y c a r e i n s t i t u t i o n s2 0 2 0-0 6-2 2 发 布 2 0 2 0-0 7-2 2 实 施陕 西 省 市 场 监 督 管 理 局发 布D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 0I目 次前 言.I I1 范 围.12 规 范 性 引 用 文 件.13 术 语 和 定 义.14 基 本 要 求.15 档 案 分 类.26 档 案 建 立.27 档 案 归 档 与 使 用.48 销 毁.49 保 密.4D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 0I I前 言本 标 准 按 照 G B/T 1.1 2 0 0 9 的 规 则 起 草。本 标 准 由 陕 西 省 养 老 服 务 标 准 化 技 术 委 员 会 提 出。本 标 准 由 陕 西 省 民 政 厅 归 口。本 标 准 起 草 单 位：城 固 县 栗 子 苑 爱 心 老 年 公 寓、汉 中 市 市 场 监 督 管 理 局、城 固 县 市 场 监 督 管 理 局、汉 中 南 郑 如 家 老 年 公 寓、陕 西 省 西 咸 新 区 沣 东 新 城 王 寺 敬 老 院本 标 准 主 要 起 草 人：王 小 明、张 琳 荃、王 丽 英、王 鹤 鳗、张 胜 利、张 怀 君、李 学 章、马 丽 娜、刘 利兵、张 艳 妮、李 媛。本 标 准 首 次 发 布。联 系 信 息 如 下：单 位：城 固 县 栗 子 苑 爱 心 老 年 公 寓电 话：0 9 1 6 7 2 9 9 0 1 1地 址：陕 西 省 汉 中 市 城 固 县 莲 花 街 道 办 事 处 栗 子 园 村邮 编：7 2 3 2 0 0D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 01养 老 机 构 档 案 管 理 指 南1 范 围本 标 准 规 定 了 养 老 机 构 档 案 管 理 术 语 和 定 义、档 案 分 类、基 本 要 求、档 案 建 立、档 案 归 档 与 使 用、销 毁、保 密 等 内 容 要 求。本 标 准 适 用 于 养 老 机 构 入 住 老 年 人 档 案、日 常 服 务 记 录 档 案、工 作 人 员 档 案、行 政 公 文 档 案 的 管 理。财 务 档 案、设 施 设 备 档 案 管 理 参 照 相 关 管 理 要 求 执 行。2 规 范 性 引 用 文 件下 列 文 件 对 于 本 文 件 的 应 用 是 必 不 可 少 的。凡 是 注 日 期 的 引 用 文 件，仅 注 日 期 的 版 本 适 用 于 本 文 件。凡 是 不 注 日 期 的 引 用 文 件，其 最 新 版 本（包 括 所 有 的 修 改 单）适 用 于 本 文 件。G B/T 3 5 7 9 6 2 0 1 7 养 老 机 构 服 务 质 量 基 本 规 范D A/T 4 2 2 0 0 9 企 业 档 案 工 作 规 范J G J 2 5 2 0 1 0 档 案 馆 建 筑 设 计 规 范M Z/T 0 3 9 2 0 1 3 老 年 人 能 力 评 估3 术 语 和 定 义下 列 术 语 和 定 义 适 用 于 本 文 件。3.1养 老 机 构 档 案 f i l e s o f e l d e r l y c a r e i n s t i t u t i o n s是 指 养 老 机 构 从 事 经 营、管 理 及 其 他 各 项 服 务 活 动 直 接 形 成 的 有 保 存 价 值 的 各 种 文 档、图 表、声 像等 不 同 形 式 的 历 史 资 料。4 基 本 要 求4.1 养 老 机 构 档 案 应 集 中 管 理，所 有 权 归 属 养 老 机 构。4.2 养 老 机 构 设 立 档 案 室，负 责 档 案 接 收、收 集、整 理、立 卷、保 管。4.3 应 指 定 专 人 负 责 档 案 管 理 工 作。档 案 管 理 人 员 应 具 备 档 案 管 理 的 相 关 知 识。4.4 入 住 老 年 人、工 作 人 员 档 案 的 建 立 应 以 个 人 为 单 位 建 立 完 整 卷 宗。4.5 档 案 记 录 应 使 用 专 业 术 语，文 字 工 整，图 文 清 晰，易 于 识 别，语 句 通 顺，表 述 准 确。4.6 养 老 机 构 应 建 立 科 学 的 档 案 管 理 制 度，便 于 对 档 案 的 利 用。4.7 应 配 置 必 要 的 设 备 设 施，合 理 存 放 档 案，做 好 防 火、防 盗、防 高 温、防 潮 湿、防 光、防 尘、防 鼠、防 虫、防 污 染 措 施。4.8 有 条 件 的 养 老 机 构 应 实 现 档 案 管 理 的 信 息 化。D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 025 档 案 分 类养 老 机 构 档 案 包 括：入 住 老 年 人 档 案、服 务 记 录 档 案、人 力 资 源 档 案、行 政 公 文 档 案 等。6 档 案 建 立6.1 入 住 老 年 人 档 案 建 立6.1.1 档 案 管 理 内 容基 本 信 息 档 案、健 康 档 案、能 力 评 估 档 案、试 入 住 档 案、服 务 合 同 档 案、探 视 档 案、心 理 咨 询 档 案、护 理 服 务 档 案、离 院 档 案。6.1.2 基 本 信 息 档 案6.1.2.1 应 在 办 理 正 式 入 住 手 续 前 完 成 老 年 人 基 本 信 息 采 集、记 录，填 写 老 年 人 基 本 情 况 信 息 登 记 表。6.1.2.2 老 年 人 基 本 情 况 信 息 内 容 包 括，但 不 限 于 下 列 内 容：a)姓 名、年 龄、性 别、籍 贯、婚 姻 状 况、民 族；b)文 化 程 度、职 业、爱 好、宗 教 信 仰；c)监 护 人 住 址 及 联 系 方 式；d)老 年 人 及 其 家 属（监 护 人）身 份 证、户 口 本 等 有 效 证 件 的 复 印 件。6.1.3 健 康 档 案6.1.3.1 老 年 人 健 康 档 案 由 有 资 质 的 医 护 人 员 采 集、记 录、审 阅、修 改 并 签 字 确 认。6.1.3.2 老 年 人 办 理 正 式 入 住 手 续 后 应 为 其 建 立 健 康 档 案，健 康 档 案 应 在 老 年 人 入 院 后 及 时 建 立。健康 档 案 首 页 应 包 括:a)养 老 机 构 名 称、档 案 号、老 年 人 基 本 情 况 等；b)主 管 医 师、护 士。6.1.3.3 医 护 人 员 应 在 试 住 期 内 完 成 入 院 健 康 记 录 采 集、记 录。入 院 健 康 记 录 内 容 包 括：基 本 信 息、病 史、个 人 史、婚 育 史、体 检 报 告、辅 助 检 查 及 诊 断 等 内 容。老 年 人 或 监 护 人 应 向 养 老 机 构 提 供 近 期 的体 检 报 告 或 病 历 档 案。6.1.3.4 医 护 人 员 应 于 老 年 人 入 院 及 时 完 成 首 次 日 常 健 康 记 录，日 常 健 康 记 录 内 容 包 括：一 般 健 康 状况、生 活 习 惯、心 理 状 况、慢 性 病 管 理、健 康 问 题、康 复 问 题、管 理 计 划、转 诊 情 况、会 诊 意 见 等。6.1.3.5 对 健 康 状 况 良 好 的 老 年 人，做 好 日 常 健 康 检 查 记 录；对 身 心 不 适 或 出 现 病 情 变 化 的 老 年 人，应 及 时 记 录。6.1.3.6 根 据 老 年 人 健 康 状 况 分 级 分 类，制 定 个 案 计 划 进 行 健 康 管 理。6.1.3.7 日 常 健 康 检 查 内 容 包 括：脉 搏、呼 吸、血 压、体 温 等 生 命 体 征，以 及 患 者 目 前 情 况、诊 断、治 疗 方 案 等，日 常 健 康 检 查 结 果 记 录 应 及 时 归 档。6.1.3.8 应 对 老 年 人 每 年 一 次 的 体 检 报 告 收 集 归 档。6.1.3.9 老 年 人 健 康 状 况 发 生 变 化 需 取 得 书 面 同 意 方 可 进 行 的 医 疗 保 健 等 活 动 时，应 及 时 告 知 老 年 人和 监 护 人，填 写 知 情 同 意 书。知 情 同 意 书 应 有 医 护 人 员、老 年 人 或 监 护 人 签 名。6.1.3.1 0 老 年 人 离 院 时 医 护 人 员 应 做 好 离 院 时 的 健 康 状 况 登 记。6.1.4 老 年 人 能 力 评 估 档 案6.1.4.1 由 具 有 资 质 的 评 估 员 完 成 老 年 人 能 力 评 估 档 案 的 采 集、记 录、审 阅，并 签 字。D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 036.1.4.2 老 年 人 能 力 评 估 应 在 办 理 正 式 入 住 手 续 前 完 成，评 估 结 果 作 为 老 年 人 护 理 级 别 判 定 依 据。6.1.4.3 老 年 人 应 在 住 院 期 间 开 展 定 期 和 不 定 期 的 能 力 评 估，并 将 评 估 结 果 及 时 归 档。6.1.4.4 评 估 员 根 据 老 年 人 能 力 等 级、评 估 指 标 进 行 评 估、记 录，建 立 能 力 评 估 档 案，能 力 评 估 档 案内 容 应 按 照 M Z/T 0 3 9 2 0 1 3 的 要 求 执 行。6.1.5 试 入 住 档 案试 住 期 档 案 包 括：基 本 信 息 档 案、入 院 时 携 带 的 体 检 报 告、病 历 档 案。6.1.6 服 务 合 同 档 案6.1.6.1 服 务 合 同 包 括：试 住 服 务 合 同、入 住 服 务 合 同 及 入 住 服 务 合 同 补 充 协 议。6.1.6.2 应 与 有 意 向 入 住 养 老 院，体 验 试 住 服 务 的 老 年 人 签 订 试 住 服 务 合 同。6.1.6.3 应 按 老 年 人 服 务 需 求，结 合 评 估 结 果 签 订 服 务 合 同。6.1.7 探 视 档 案监 护 人 或 社 会 工 作 者 前 来 探 视 老 年 人 时 应 做 好 相 应 记 录 并 归 档。6.1.8 心 理 健 康 档 案6.1.8.1 应 按 照 G B/T 3 5 7 9 6 2 0 1 7 的 要 求，建 立 老 年 人 心 理 咨 询、精 神 慰 藉 档 案。6.1.8.2 应 保 护 老 年 人 隐 私，严 禁 外 泄 老 年 人 心 理 健 康 档 案 内 容。6.1.9 护 理 服 务 档 案6.1.9.1 应 及 时、准 确、完 整 记 录 护 理 服 务 过 程 并 由 记 录 人 员 确 认 签 字，统 一 保 管。6.1.9.2 对 老 年 人 的 护 理 服 务 记 录 由 养 老 护 理 员 按 照 G B/T 2 9 3 5 3 2 0 1 2 进 行 如 实 记 录。6.1.1 0 离 院 档 案6.1.1 0.1 应 采 集、记 录、整 理 老 年 人 的 离 院 档 案。档 案 包 括：基 本 信 息 档 案、能 力 评 估 档 案、健 康 档案、生 活 照 料 档 案、服 务 合 同、出 院 总 结，统 一 存 放。6.1.1 0.2 老 年 人 或 监 护 人 填 写 离 院 申 请 书，包 括 离 院 人 员 姓 名、性 别、年 龄、离 院 时 间 等。6.1.1 0.3 医 护 人 员 应 于 老 年 人 出 院 2 4 h 内 完 成 出 院 总 结,应 对 离 院 原 因 进 行 记 录。6.1.1 0.4 老 年 人 在 院 去 世 应 建 立 离 院 档 案。6.1.1 1 日 常 服 务 记 录 档 案服 务 记 录 档 案 包 含 以 下 内 容：a)服 务 过 程 记 录（如 亲 属 探 视 记 录、老 年 人 临 时 进 出 院 记 录）；b)社 会 服 务 工 作 记 录 等；c)卫 生 消 毒 记 录；d)食 品、消 防 安 全 记 录；e)投 诉 处 理 记 录。6.2 人 力 资 源 档 案 建 立6.2.1 在 办 理 工 作 人 员 招 聘、入 职、培 训、考 核 等 事 务 的 过 程 中 收 集 员 工 人 力 资 源 档 案 材 料:a)履 历 表 及 其 他 简 历 材 料；b)各 种 鉴 定、各 类 考 核、评 价 材 料 及 毕 业 成 绩 单、学 历、学 位、职 称 证 等；D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 04c)参 加 党 团 组 织 的 材 料；d)各 种 奖 励 及 先 进 材 料；e)处 分、撤 销 处 分 材 料；f)任 免、晋 升 职 务，工 资 级 别 登 记 表，离 职 审 批 表 等。6.2.2 在 办 理 员 工 薪 资 变 动、岗 位 变 动、奖 惩、离 职 等 事 务 时 收 集 员 工 的 岗 位、工 资、奖 惩 材 料。6.2.3 员 工 入 职、离 职、岗 位 变 动、工 资 变 动、奖 惩 等 各 类 人 事 变 动 事 项 时，养 老 机 构 人 力 资 源 部 门应 及 时 进 行 整 理 汇 总 并 归 档。6.3 行 政 公 文 档 案 建 立6.3.1 行 政 公 文 档 案 管 理 包 括 养 老 机 构 内 部 发 文、收 到 的 上 级 文 件。6.3.2 养 老 机 构 应 指 定 责 任 部 门 做 好 公 文 档 案 的 收、发、归 档 管 理。7 档 案 归 档 与 使 用7.1 归 档 保 存7.1.1 相 关 部 门 应 定 期 将 本 部 门 档 案 向 档 案 管 理 部 门 移 交。归 档 文 件 资 料 须 为 原 件，文 件 材 料 齐 全 完整。7.1.2 管 理 人 员 应 恪 尽 职 守，严 格 按 要 求 对 各 类 档 案 及 时 整 理、归 档。7.1.3 归 档 资 料 应 进 行 登 记 并 编 制 归 档 目 录。可 按 文 件 资 料 内 容、性 质、时 间 编 制 分 类 目 录，便 于 查找。7.1.4 档 案 应 分 类、分 卷 装 订 或 装 盒 保 管，应 做 到 账 物 相 符。应 将 老 年 人 档 案、工 作 人 员 档 案、行 政公 文 档 案 分 类 存 放。7.1.5 入 住 老 年 人 档 案 分 类 保 管 与 管 理，期 限 应 不 少 于 5 年。7.1.6 老 年 人 心 理 咨 询 档 案 应 专 柜 保 存。7.1.7 行 政 公 文 档 案、工 作 人 员 档 案 可 根 据 养 老 机 构 实 际 需 要，确 定 档 案 保 存 期 限。7.1.8 对 电 子 信 息 档 案 的 管 理 应 定 期 更 新、备 份 相 关 资 料 信 息，确 保 信 息 的 有 效、安 全。7.1.9 档 案（库）室 的 设 置、档 案 保 存 环 境 温 湿 度、档 案 防 护 及 安 全 要 求，应 符 合 J G J 2 5 2 0 1 0、D A/T4 2 2 0 0 9 相 关 要 求。7.2 借 阅7.2.1 档 案 借 阅 需 经 养 老 机 构 负 责 人 或 被 授 权 人 批 准。7.2.2 借 阅 档 案 应 履 行 借 阅 手 续，阅 后 按 规 定 期 限 归 还。7.2.3 对 借 用 的 档 案 应 妥 善 保 管，不 得 涂 改、转 借、拆 封、撕 毁 或 遗 失，未 经 许 可 不 得 复 印。7.2.4 心 理 咨 询 师 需 按 规 定 在 心 理 咨 询 室 内 借 阅 老 年 人 心 理 健 康 档 案。8 销 毁8.1 确 定 需 要 销 毁 的 档 案 应 由 档 案 管 理 人 员 编 制 销 毁 清 册，经 养 老 机 构 负 责 人 审 批 后，方 可 销 毁。销毁 清 册 应 永 久 保 存。8.2 老 年 人 离 院 后 档 案 进 行 整 理，离 院 记 录 登 记 应 进 行 留 档，其 余 记 录 按 相 关 规 定 进 行 销 毁。9 保 密D B 6 1/T 1 3 4 1 2 0 2 059.1 养 老 机 构 档 案 管 理 人 员 须 签 订 保 密 协 议，不 得 泄 露 老 年 人 及 监 护 人 的 相 关 信 息。9.2 养 老 机 构 档 案 管 理 人 员 岗 位 变 动 应 做 好 相 关 档 案 移 交 方 可 办 理 离 职 手 续。_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
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