政府采购 履约验收规范DB4205／T121 -2024.pdf

ICS 03.160 CCS A 10 4205 宜昌市地方标准 DB 4205/T 1212024 政府采购 履约验收 规范 Performance acceptance standard specification 2024-01-25 发布 2024-02-26 实施 宜昌市市 场监督 管 理局 发 布 DB 4205/T 121 2024 I 目 次 前言.II 引言.III 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语和 定义.1 4 验 收流 程.2 5 管 理要 求.5 6 监 督与 投诉.5 附录A（资 料性）验收 申请单.7 附录B（资 料性）政府 采购履 约验 收通 知单.8 附录C（资 料性）政府 采购履 约验 收书.9 参考文 献.11 DB 4205/T 121 2024 II 前 言 本文件 按照GB/T 1.1 2020 标准 化工 作导则 第1 部分：标准化 文件 的结构 和起草 规则 的规 定起草。本文件 由宜 昌市 财政 局提 出并归 口。本文件 起草 单位：湖北 中 新科维 检验 检测 有限 公司(软测中 心)、宜昌 市财 政局、宜 昌市 公共 资源 交易中心、宜 昌恒 泰大 数据 产业发 展有 限公 司。本文件 主要 起草 人：覃光 军、秦 威、屈伟、吴 冬云、钟品 红、杨德 芬、冯缨 兵、纪 晨、何宇 红、李咏霜、黄兰、刘 云峰、徐 涛、许 峰、张修 哲、徐焱 昌、张 伟、刘本 军。DB 4205/T 121 2024 III 引 言 政府采 购合 同履 约验 收是 政府采 购的 最后 环节，宜 昌 本地绝 大部 分政 府采 购履 约验收 由采 购人 或 实际使用 人实 施验 收，缺乏 专业技 术支 撑，需要 一套 标准的 能满 足要 求的 政府 采购合 同履 约验 收工 作 体 系和规则。为落实 国家 履约 验收 管理 要求和 进一 步加 强政 府采 购营商 环境 建设，通 过规 范验收 程序，提 高政 府采购履 约供 货质 量，保障 采供双 方合 法权 益，营造 公平、公开、公 正的 公共 资源交 易市 场环 境，完 善 采购过程，确保 采购 方获 得 预期的 合格 产品，杜绝 供 应商与 采购 方的 暗箱 操作，减 少腐 败现 象和 职务 犯 罪的发生。DB 4205/T 121 2024 1 政 府采购 履 约验收 规范 1 范围 本文件 规定 了政 府采 购履 约验收(以 下简 称验 收)的 术语和 定义、验收 流程、管 理要求、监督 与投 诉。本文件 适用 于宜 昌市 各级 国家机 关、企事 业单 位和 团体组 织使 用财 政性 资金 采购的 货物 及服 务，使用财政 性资 金采 购的 工程 类项目 不适 用本 文件，其 他资金 采购 的货 物及 服务 可参照 执行。2 规范性 引用 文件 本文件 没有 规范 性引 用文 件。3 术语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。履约 Performance 完成合 同约 定的 事件。验 收 准 则acceptance criteria 所遵循的标 准或原则。注：包括但不限 于 采购文 件、供 应 商项目投标 文件(包含：商务文 件、技术文 件)、项目合同、相应的 法 律法规、产品执行标准、强制性认证管理要求、生产许可证管理要求、行业规范、质量证明性文件。政 府 采 购 履 约 验收Performance Acceptance Standard Specification 对供应商履约 情 况进行 客 观的评 价审 查，以 确定 满 足验收 准则 的程 度所 进行 系统的、独立 的形 成文件的过程，并 决定 合格 或 不合格 的活 动。验 收 组 织Acceptanc Organization 具 体 实 施 政 府采购履 约验 收工作 的单 位，由采 购单 位或委 托成 立 的 负责 项目 验收的 组织。验 收 小 组Acceptance Team 由 验 收 组 织 成 立 的 熟 悉项目 需求及 标的 的专 业技 术人 员，具 体进 行的 政府 采购 履 约验收 工作 的小 组。验 收 方 式Acceptance Method 采 购人 自行 验收、委 托第 三方专 业机 构 或 采购 代理 机构验收 三 种模 式。注：无 论采取哪种模式，均可邀请 相关领域专家和未中标供应商参与验收。大型或者复杂的政府采购项目，应当邀请 国家 认 可 的 第 三方 专 业 机 构 参 加验 收 工 作。验收 小 组 成 员 应 当在 验 收 书上签字，并承担 相应的法律责任。验 收 记 录Acceptance Records DB 4205/T 121 2024 2 现 场 开 展验收工 作所 形成 的一系 列工 作记 录，用于 现场验 收工 作的 追溯。验 收 结 果Acceptance Results 根据验 收准 则对 供应 商的 履约情 况进 行评 价审 查后 形成的 结果 性报 告文 书。验 收 结 论Acceptance Conclusion 验收小组结合 验 收 结 果 对 项 目 所 做 出 的 总 结 性 判 断，用 于 表 明 项 目 履 约 验 收 是 否 合 格，代 表 验收工作的完结。4 验收流 程 基本流 程图 验收的总 体 流 程应 符合 图1 要求。图1 验收流 程 DB 4205/T 121 2024 3 验收申 请 4.2.1 供应商 向采 购单 位提 交采 购项目“验 收申 请单”，见 附录 A。注：“验收申请单”表格模板参见宜 市财采发【2019】6 号，并随相 关文件的修改及时调整。4.2.2 概 要 说 明 申 请 验 收 的 采 购 项目满 足验 收要 求条 件的 情况。4.2.3 采购项目 验 收 申请 单应 由 供应商 的负 责人 签字 并加 盖单位 公章 且明 确具 体日 期。验收申 请审 批 采购人 与第 三方 专业 机构 或采购 代理 机构 签订 委托 协议时，应 依法 确定 委托 验收的 事项，约 定双 方的权利 义务。委 托 协 议 至 少 包 括 以 下 内 容：采购人 及第 三方 专业 机构 或采购 代理 机构 基本 信息；验收事项；实施验收时间、地点、期限等；交付物品；4.3.1 采 购 单 位 在 收 到采 购项 目 验收申 请单 后,应根 据项 目 进度确 定是 否达 到申 请验 收的条 件。4.3.2 达到验 收条 件的 予以 批准，未达 到验 收条 件的 不予 批准或 退回，并 说明 原因。4.3.3 采购单位应在验收申请上注明该项目的验收方式(自行验收、第 三 方 专 业 机 构 或采购代理机构 验收)。4.3.4 明确验收方式后，应由验收组织向供应商下 达“政 府 采 购 履 约 验 收 通 知 单”，见附录 B。注：“政 府 采 购 履 约 验 收 通 知 单”表 格模板参见宜市财采发【2019】6 号，并随相关文件的修改及时调整。4.3.5 采购人委托第三方专业机构或采购代理机构进行验收时，应提供以下资料：投标文 件、采购 合同；若涉及软 件项 目验收则需 提供软 件需 求规 格说 明书、操作 手册；若采购合同 及履约过程中发生 货物或服务的 变更，则需 提供符合规定 的变更资料，并报同 级政府采购 监 管 部 门 备 案；成立验 收小 组 验收组织应 组 织 成立验收小组，验收小组 应当由3人及以 上单数，应 选择符合采购 人内控制度 原则且具备 专业 技术 知识 和能 力，或 熟 悉 项目 需求 与 建 设目标 的人 员组 成。验 收小组要求：a)验收小 组人 数应 按照 项目 标的金 额进 行设 置。小于 等于 500 万元 项目，验 收 小组人 员不 得 少于3 人；大于 500 且 小 于 等 于2000 万 元 项 目，验 收 小 组 人 员 不 得 少 于5 人；大于 2000 万 元 以 上 项目，验 收 小 组 人 员 不 得 少 于7人；b)验收小组成员 应具 备 专 业 技术知 识和 能力，或 熟悉 项目需 求、建设 目标 及验 收清单 和标 准等 合同约定 的权 利与 义务。c)验收小组成员应独立开展验收活动，避免任何利害冲突。注：验收小组成员人数不足或需要外部技术支持时，验收组织可聘请相关领域专 家。制定验 收方 案 验收小组应当 根 据 采 购 项 目 的 具 体 情 况，制 定 具 体 的 采 购 项 目 验 收 方 案。验 收 方 案 须 明 确 履 约 验 收 的时间、方式、程 序、效果 等内容。验 收小 组应 当熟 悉掌握 采购 项目 的验 收准 则，并 完成 相关 准备 工作。开展验 收活 动 DB 4205/T 121 2024 4 4.6.1 采 购 人、供 应 商应 指派 专 员全程 配合 验收 小组 现场 验收工 作。4.6.2 验收过程 中发现存在合 同 变更情 况时，需 证实 合同 变更是 否有 效。合同 变更 有效并 影响 原验 收准 则 时，需 根 据变 更的 合 同调整 验收 准则。4.6.3 验收小组应当 严 格 按 照采购 合同约 定对供 应商 履约情 况进行 验收，并按 照验收 准 则 对 每 一 项 货物、服 务 的 履 约 情 况 进 行 确 认。验 收 方 法 可 包 括：a)运用专 业知 识进 行的 判断；b)现 场 对 产 品 功 能 参 数 的 验 证；c)查阅产品 档 案 资料，如国 家认可 的专 业检 测报 告、涉及强 制性 认证、生 产许 可证管 理的 产品 的相应证书、质量证明文件等；d)必 要 时 进 行 现 场 抽 样 并 委 托 有 资 质 的 检 验 检 测 机 构 进行检 测；e)可被证 实其 结果 的其 他验 收方法。4.6.4 验收小 组应对每一 项技 术、服务、安 全标 准的 履约 情况进 行确 认并 做好 验收 记录。验收 记录 要真实、准 确、完整、详 细记 载采购 项目 重要 事 项履约 情况。验 收记 录应 是每 个 验收小 组成 员的 真实 意见体现。若有 不同 意见 的应 在验收 记录 中描 述。4.6.5 验收现场 核 查 结束 后，验 收小组 成员 应在 验收 记录 上签字。形成验 收意 见 根据验 收小 组现 场的 验收 情况给 出实 际意 见，验收 意见应 明确 是否 存在 整改 项。形成整 改通 知书 未达到政府采购履 约 验收准 则的采 购项 目，由 验收 小 组对供 应商 提出 整改 意见 并限期 进行 整改，同时形成 整改 通知 书以书面的方式告知项目合同 甲乙 双方。整改回 函 待全部 问题 整改 完成 后，供应商 向验 收小 组提 交“整 改回函”，由验 收小 组进 行 验收复 查。出具验 收报 告 项目建 设成 果完 全满 足验 收准则 后，验收 小组 应出 具验收 报告。验 收报 告应 包括 但 不限 于 验 收过 程基本情 况陈 述、供应 商的 履约情 况、验收 意见 等。验收结 论的 确定 验 收小组应 组织验收 结果评 审，验收 评审应采 取会议 评审形式 或验 收 小 组 认 可 的 其 他 形式，汇总验收记录，形成验收结论，最 终 签 署“政府采 购履 约验 收书”，见 附录C。“政府采购履约 验 收书”应 由采供 双方 共同 签署，且 验收小 组所 有成 员应 在履 约验收 书上 签字，并对履 约 验 收 书 内 容 负 责。有 不 同 意 见 的，应 当 写 明 并 说 明 理 由。签 字 但 不 写 明 不 同 意 见 或 者 不 说 明理 由的，视 同无 意见。拒 不签 字又不 另行 书面 说明 其不 同意见 和理 由的，视 同同 意验收 结果。采购人委托国 家 认可的 第 三方专 业机 构对 政府 采购 项目实 施验 收的，第 三方 专业机 构应 当在 履约 验收 书 上 签 署 意 见 并 加 盖 单 位公章，并 承担 法律 责任 和法律 风险。注：“政府采购履约验收书”表格单模板参见宜市财采发【2019】6 号，并随相关文件的修改及时调整。验收意 见质 疑 项 目 验 收 过 程 中，供应商不 认可验 收意见的，按照 采购合同 约定的方式解决，合同未 作约定的，按照 中 华 人 民 共 和 国 民 法 典 相 关 规 定处理。DB 4205/T 121 2024 5 验收资 料归 档 项 目验收完结后，采购人 应当将验收小组名单、验 收方案、验收记录、专业 检测报告、验收结果、采购文件、供 应商 投标 文 件、采 购合 同等 纸质 资料 与电子 版资 料作 为项 目档 案妥善 保存。5 管理要 求 验收组 织 5.1.1 自行验 收 或 委托 采购 代理 机构验 收 政 府采 购合 同金 额较 小且 项目简 单、技术 难度 低的 采购项 目，可由 采购 人自 行组织 验收 或委 托采 购代理机 构验 收。5.1.2 第三方 专业 机构 验收 宜委托 第三 方专 业机 构验 收 包括 但不 限于 以下 项目：政 府 采 购 合 同 金 额 较 大 且 技 术 规 格参 数复 杂的 采购 项目。政务信息化系统采 购项 目。受 到 质 疑、投 诉、举 报 的 政 府 采 购项 目。采购人 自身 验收 检测 专业 技术水 平有 限的 采购 项目。政府采 购监 管部 门或 相关 专业部 门认 为有 必要 采取 委托的 项目。档案管 理 5.2.1 归档的 文件 材料 应完 整。5.2.2 档案工作 要坚持集中 统一 管理原 则。5.2.3 接收档案 应 认 真 检 查，并 办 理 交接手续。5.2.4 存放档 案 应 有专 用柜、架，排架 方法 要科 学和 便于 查找。5.2.5 纸质档 案文 件保 存期 至少 为 15 年，电子 版文 档永 久 保存。资质要 求 若选择第三方专业机构 作 为 验 收 组 织 的，第 三 方 专 业 机 构 应 具 有 省 级 及 以 上 质 量 监 督 部 门 颁 发的CMA 中 国 计 量 认 证资质或CNAS 实验室认证 认可资质，并具有 专家 技 术团队的 独立法人 机构，原则上 资质附表中能 力范围 应涵 盖 供应商 完成 合同 约定 事件 中所 涉 及的 产品、技 术等；若委托 采购 代理 机构 验 收的，应当在湖 北省 财政 厅 依托湖 北政 府采 购网 建立 的政府 采购 代理 机构 名录 中选取，所 出具 的报 告须 符合资质 要求 和法 律规 范。保密要求 5.4.1 验收组 织应 通过 具有 法律 效力的 承诺，对 在实 施验 收活动 中获 得或 产生 的所 有信息 予以 保密。5.4.2 当验收组织依据法律要求或合约承诺授权发布保密信息时，除非法律禁止，应将所公开的 信 息通知相关的客户或个 人。5.4.3 验 收 组 织 从 其 他 渠 道(如 投 诉 人、监 管 机 构)获 得 的 有 关 信 息 应 为 其 保 密。6 监督与投 诉 DB 4205/T 121 2024 6 采取委托单位 监 督制，验 收组织 受委 托单 位对 验收 过程的 监督 与投 诉。DB 4205/T 121 2024 7 A A 附录A（资料 性）验收申 请单 项 目名称 项 目编号 项 目金额 业 主 单 位 供 应商 完 工 日 期 致：XX 单位 我 方于 年 月 日 已 按照 合 同 约定 完 成 相关内容，相关资料已准 备 完 毕，现申 请 项 目 进 行 验 收，请 审 核。供 应商（公章）：项 目 经 理：日 期：验 收 方 式 自行验收 第三方专业机构 采购代理机构 审 批意见 业 主单位（公章）：负 责人：日 期：DB 4205/T 121 2024 8 B B 附录B（资料 性）政府采 购履 约验 收通 知单 供 应 商：采 购 单 位 项 目名称 合 同 名 称 合 同 编 号 合 同 金 额 验 收 时 间 验 收 地 点 联 系人 联 系 电 话 验 收 方 案 及 工作 要 求 DB 4205/T 121 2024 9 C C 附录C（资料 性）政府采 购履 约验 收书 DB 4205/T 121 2024 10 DB 4205/T 121 2024 11 参考文 献 1 中华 人民 共和 国政 府 采购法（中华 人民 共和 国主席 令第68号）2 财政 部关 于进 一步 加 强政府 采购 需求 和履 约验 收管理 的指 导意 见（财 库2016205号）3 政府 采购 货物 和服 务 招标投 标管 理办 法（财 政部令 第87 号）4 市财 政局 关于 加强 政 府采购 合同 履约 验收 管理 的通知（宜市 财采 发2019 6 号）5 中华 人民 共和 国民 法 典（中华 人民 共和 国主 席令第45号）