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ICS 01.140.20 A14 DB11 北京 地方标准 DB11/T 765.1 2010 档案数字化规范 第 1部分：总则 Specification for digitization of archives-Part 1：General 2010-12-28发布 2011-04-01实施 北京市质量技术监督局 发布 DB11/T 765.1 2010 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 档案数字化的基本要求.1 5 档案数字化的基本流程.2 参考文献.4 DB11/T 765.1 2010 II 前 言 DB11/T 765档案数字化规范分为四个部分：第 1部分：总则；第 2部分：纸质档案数字化加工；第 3部分：缩微胶片档案数字化加工；第 4部分：照片档案数字化加工。本部分为 DB11/T 765的第 1部分。本部分按照 GB/T 1.1 2009给出的规则起草。本部分由北京市档案局提出并归口。本部分由北京市档案局组织实施。本部分起草单位：北京市档案局。本部分主要起草人：陈伟、杨中营、关培培、单振宇、田雷、马忠魁、周东升。DB11/T 765.1 2010 1 档案数字化规范 第 1部分：总则 1 范围 本部分规定了档案数字化工作的基本要求和基本流程。本部分适用 于 北京市 各级 部 门 的档案数字化工作。2 规范性引用文件 下列 文件 对于 本文件的 应 用 是必不可少 的。凡是注日期 的引用文件，仅所注日期 的 版 本适用 于 本文件。凡是不注日期 的引用文件，其最新版 本（包括所有 的 修改 单）适用 于 本文件。DA/T 18 档案 著录 规则 3 术语和定义 下列 术语和定义适用 于 本文件。3.1 档案数字化 digitization of archives 利 用 计算机技 术 将传统载体 档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换 为数字 信息 并 提 供利 用的 处理过 程。4 基本要求 4.1 系统性 档案数字化 涉及信息系统设计与开发、信息资源 的 采集、存储 和 利 用，应进行全面 规 划，并 在 实施 过 程中 不断根据 实 际情况进行调整。4.2 完整性 档案数字化 过 程中 应特别注意保持全宗、目录、案 卷等 档案组 成 单位的 完整 性，不宜进行随意 分 割，不应 孤立地抽取 个 别 重 要文件 而失去 与 一 组文件的 内 在 联 系，从而破坏 档案的 整体 价值。4.3 优先性 应 确 定档案数字化的 顺序。宜根据 实 际情况，优先 处理 重 要的、开 放 的、利 用 频 率高 的、需 要 抢救 的档案。4.4 安全性 DB11/T 765.1 2010 2 4.4.1 在 档案数字化 过 程中，应 避免或减 少对 档案实 体 的 破坏，最 大 程 度地维 持 档案的 原貌。4.4.2 应 加 强安 全保 密管 理，防止 涉 密或 不开 放 的档案 信息 泄露，确 保 档案实 体 和数字 信息 的 安 全。4.4.3 在采 取外 包 生产方式时，档案部 门应与 外 包 商签署安 全保 密协议，明确法律责任。同时，档案部 门 还 应 指派 本单位的 专业 人 员 参 与 档案数字化 外 包 业务 的流程 管 理 和 现场业务指导。在 项 目完成 后 档 案部 门应 确 保 收回 和 处理有 关数 据。4.4.4 档案数字化的 各 个 环节均 应进行 详细 的 登记，填写 流程 跟踪 单，并 及 时 整理、汇 总，装订 成 册，在 数字化工作 完成 的 同时建立 起 完整、规范的 记 录。5 基本流程 5.1 概述 档案数字化 包括 数字化加工、数 据存储 和数 据利 用 三 个基本 环节。档案数字化的基本流程 图见图 1。图 1档案数字化的基本流程图 5.2 数字化加工 5.2.1 概述 数字化加工 可 分为 以 下 七 个 子 环节：档案 整理、目录 建 库、数 据采集、数 据处理、数 据 质 检、数 据挂接、数 据 验 收。5.2.2 档案整理 在 档案数字化工作 之 前，应对 档案 进行 规范 整理，同时 对 因 破 损严 重 无 法 直接 进行 数字化 或 严 重 影 响 数字化质 量 的档案 进行 相 应 的 技 术 处理，如 对 破 损 的纸质档案 应进行 页 面修整。5.2.3 目录建库 应 按照 DA/T 18的要求 对 档案 进行著录，建立 目录 数 据 库。5.2.4 数据采集 对不 同 载体 的档案 应 分 别采 用 相 应 的 专业 设 备获 取 数字 信息。5.2.5 数据处理 根据 需 要，应对采集 到 基本数字 信息进行 相 应 的 技 术 处理，如 对采集 的 图 像 数 据进行 图 像 处理。数据处理 的 原 则 是 使 数字 信息 真 实、完整 地 反映 档案的 原 始 内 容。数字化加工 数 据存储 数 据利 用 DB11/T 765.1 2010 3 5.2.6 数据质检 应对目录 数 据 和 采集 到 的 信息 数 据进行 质 量检查，确 保目录 数 据 和 采集 的 信息 数 据 的质 量，为数 据 挂接做好准备。5.2.7 数据挂接 当 目录 数 据 和 采集 的 信息 数 据 分 别 通 过 质 检合格 后，应 使 用 相 应 的 软 件 或 工 具 在目录 数 据 和 信息 数 据 之间 建立 对应 关 系，实 现 目录 数 据对 相 关 联 的 信息 数 据 的 自动检索 等。5.2.8 数据验收 5.2.8.1 数据抽检 以 抽 检 方式 检查已 完成 数字化 转换 的 所有 数 据。5.2.8.2 验收指标 通 过 抽 检 计算 出 合格 率，以合格 率 判 定 一 个 批次 数 据 验 收 的 结果。5.3 数据存储 应根据不 同 的用 途选择 适 当 的 方式 对 数 据进行保存，实 现 数 据 的 安 全保 管 和 长久 保存。5.4 数据利用 应按照 不 同 的 需 求提 供 相 应 的 方式 和 途径，实 现 数字化 成 果 的 有 效、广泛 利 用，并 采 取 相 应 措 施 确保利 用 过 程中数 据 的 安 全。DB11/T 765.1 2010 4 参 考 文 献 1 GB/T 18894 2002 电子 文件归档 与 管 理 规范 2 DA/T 31 2005 纸质档案数字化 技 术规范 _
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