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ICS 01.140.20 A 14 DB35 福建省 地 方 标 准 DB35/T 1856 2019 档案数字 化操作规 程 纸质 档案 Operation specification for digitalization of archives Paper-based archives 2019-09-11 发布 2019-12-11 实施 福 建 省 市 场 监 督 管 理 局 发布 DB35/T 1856 2019 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 基 本原 则.1 4 实 施主 体.1 5 工 作组 织.2 6 管 理要 求.2 7 操 作流 程.4 附录A（资 料性 附录）纸质档 案数 字化 管理 登记 表示例.9 附录B（资 料性 附录）纸质档 案数 字化 工作 操作 流程图.31 参考文 献.32 DB35/T 1856 2019 II 前 言 本标准 按照GB/T 1.1 2009 给出 的规 则起 草。本标准 由福 建省 档案 局提 出并归 口。本标准 起草 单位：福 建省 档案局、福 建省 档案 馆、福建省 标准 化研 究院。本标准 主要 起草 人：卓 兆 水、黄建 峰、马 俊凡、游 富 明、方彦、王彬 彬、徐清 平、陈 婷婷、林美 如、叶明云。DB35/T 1856 2019 1 档 案数字 化操作规 程 纸 质档案 1 范围 本标准 规定 了纸 质档 案数 字化的 基本 原则、实 施主 体、工 作组 织、管理 要求、操作 流程。本标准 适用 于纸 质档 案数 字化工 作。2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 20530 2006 文献 档案资 料数 字化 工作 导则 DA/T 18 档案 著录 规则 DA/T 20.1 民 国档 案著 录 细则 DB35/T 161 文 书档 案目 录数据 交换 格式 与著 录细 则 国家 秘密 载体 印制 资质 管理办 法（国 保发 2012 7号）档案 数字 化外 包安 全管 理规范（档办 发2014 7号）3 基本原 则 3.1 安全 采取科 学、有效 的安 全措 施和技 术手 段，建立 安全 保密机 制，做到 档案 数字 化加工 全程 可控。3.2 规范 遵循档 案管 理的 客观 规律，统筹 规划 档案 数字 化工 作，依 据相 关的 法律 法规 和技术 标准，制 定、执行工作 流程 和操 作规 范，最大限 度地 呈现 档案 原貌。3.3 共享 以档案 信息 资源 共享 为目 标，选取 通用 的数 据格 式 和适当 的技 术参 数，进 行 档案信 息加 工、转 换和传播，满足 档案 信息 资源 服务需 求。4 实施主 体 4.1 档案数 字化 工作 的责 任主 体为实 施档 案数 字化 的相 关单位 与部 门（以下 简称“数字化 实施 单位”）。4.2 档案数 字化 工作 可由 数字 化实施 单位 自行 组织 人员 开展，也可 由数 字化 实施 单位采 取业 务外 包的方式，委托 给具 有相 关资 质和能 力的 档案 数字 化服 务机构（以 下简 称“数字 化服务 机构”）完成。DB35/T 1856 2019 2 5 工作组 织 5.1 数字化 实施 单位 应在 充分 调研的 基础 上，根据 档案 的重要 程度、利 用程 度、破损程 度、开放 程度等情况，制 定工 作方 案，并经审 批后 予以 执行。数 字化工 作方 案内 容主 要包 括：数 字化 的内 容、范 围、数量；数字 化的 人员、经 费、场 地与 设备；数 字化 的形式、技 术参 数、实施 进度等。5.2 数字化 实施 单位 可成 立工 作组，明确 数字 化管 理、档案保 管等 内部 部门 的职 责和分 工，确保 数字化工作 顺利 开展。5.3 档案数 字化 工作 需外 包的，数字 化实 施单 位应：a)遵照政 府采 购 的 相关 法律 法规 要 求确 定数 字化 服务 机构；b)按照 国家 秘密 载体 印制 资质管 理办 法 的要 求，审查数 字化 服务 机构 的保 密资质；c)审核数 字化 服务 机构 的企 业性质、经 营范 围、股东 组成等；d)按照GB/T 20530 2006 第5 章 的要 求，评估 数字 化服务 机构 的技 术能 力；e)在数字 化服 务机 构进 驻前，与其 签订 安全 保密 协议；f)安排专 门人 员对 数字 化服 务机构 进行 监督 和指 导；g)按照 档案 数字 化外 包安 全管理 规范 的 要求 进行 管理。5.4 加工涉 密档 案时，应 按照 保密要 求开 展工 作，相关 数据应 按涉 密信 息要 求进 行存储 和管 理。6 管理要 求 6.1 人员 6.1.1 档案数 字化 工作 的管 理人 员应熟 悉数 字化 工作 并具 有组织 协调 能力；技 术人 员应熟 悉相 关标 准规范并 能够 为数 字化 工作 各环节 提供 技术 支撑；操 作人员 应掌 握一 定数 字化 基础知 识并 熟悉 业务。6.1.2 采取业 务外 包的 数字 化实 施单位，应 加强 对数 字化 服务机 构人 员的 管理，协 助进行 员工 审核；数字化 服务 机构 应与 员工 签订劳 动合 同和 保密 协议，并进 行上 岗培 训和 安全 保密教 育。6.2 场地 6.2.1 配备符 合防 火、防水、防 盗、防 尘、防潮、防 高温、防日 光及 紫外 线照 射、防有害 生物、防 污染等要 求的 数字 化加 工专 用场地。6.2.2 设置档 案存 放、档案 前处 理、档 案扫 描、图像 处理、目录 著录、质 量检 查、档案装 订等 工作 区域，合 理布 置加 工场 地，并做好 区域 标识、规 章制 度上墙 等工 作。6.2.3 数字化 加工 期间，应 设置 保管库 用于 存放 调取 的档 案，并 安排 专人 管理。6.2.4 场地内 应配 备可 覆盖 整个 区域的 应急 设施 和监 控设 备，确 保工 作区 域无 监控 死角；做好 监控 硬盘的更 换和 保管（档 案数 字化监 控硬 盘更 换情 况登 记表参 见附 录 A 中的 表 A.1），监控 数据 自产 生之 日起保存 应不 少 于6 个 月。6.2.5 场地内 不存 放非 工作 需要 的物品；不 擅自 带入 手机、电脑、录 音、录像 等各 类电子 设备 和移 动存储介 质；不携 带火 种、易燃易 爆品；不 在场 地内 进食、饮水、吸烟；不在 场地内 从事 其他 与数 字 化 加工无关 的活 动；不擅 自将 场地内 的物 品带 离现 场。6.2.6 建立安 全巡 查制 度，配备 专人负 责场 地巡 查并 做记 录（档 案数 字化 安全 巡查 情况登 记表 参见 附录A 中的表 A.2）；建立 访客登 记制 度（档案 数字 化访客 出入 情况 登记 表参 见附 录 A 中的表 A.3），非现场工 作人 员未 经许 可不 得进入 场地。DB35/T 1856 2019 3 6.3 设备 6.3.1 配备满 足数 字化 工作 需要 的设施、设 备，并科 学管 理和使 用。6.3.2 做好设 备的 物理 和技 术安 全防控，封 闭相 关设 备不 必要的 信息 传输 接口；不 在设备 上安 装与 加工、安 全管 理无 关的 软件；不使 用无 线传 输设 备；数字化 工作 网络 应与 其他 计算机 网络 物理 隔离。6.3.3 建立设 备管 理清 单，实行 专人管 理；定期 进行 设备 维护检 修，形成 完整 的台 帐（档 案数 字化 设备维护 检修 情况 登记 表参 见附 录 A 中的表 A.4）；数 字化工 作中 使用 的设 备和 存储介 质不 与其 他工 作 交叉使用，不 擅自 送外 检修；数字 化加 工结 束后，应 清除设 备中 存留 的数 据，并将使 用过 的硬 盘 及 移 动 存储介质 移交 数字 化管 理部 门统一 保管。6.3.4 数字化 加工 软件 应具 备流 程定义、任 务分 配、过程 跟踪、质量 检测、成 品制 作、数 据验 收、数据备份、统 计分 析等 功能，并分 别设 置管 理员、保 密员、审计 员，并实 行“三员分 离”。6.4 数据 6.4.1 严格管 理数 字化 加工 各环 节产生 的数 据，及时 对数 字化成 果数 据进 行移 交和 备份，防止 数据 丢失和泄 露，保障 数据 安全。6.4.2 建立数 据备 份制 度，定期 对数字 化加 工的 数据 进行 备份（档案 数字 化成 果备 份清单 参见 附 录 A中的 表A.5），有条 件的 数 字化实 施单 位，可实 时备 份；建立数 据迁 入、迁出 备案制 度（档案 数字 化 存储数据 迁移/修 改情 况登 记 表参见 附 录 A 中的表 A.6），不 擅自 导入、导 出、删除服 务器 及存 储设 备上的数据。6.4.3 配备专 人负 责数 据管 理，采取技 术手 段，确保 成果 数据不 被篡 改。6.4.4 数字化 过程 中使 用的 硬盘、光 盘等 存储 介质（档 案 数字化 硬盘/光盘 使 用情 况 登记表 参见 附 录 A中的 表A.7）应 指定 专人 统一管 理，定期 检测 数据 的完整 性。6.5 档案实 体 6.5.1 严格档 案实 体出 库、入 库 的清点 核对 和流 转管 理。在数字 化加 工时，应建 立 档案实 体管 理台 帐，做好领 取和 归还 登记 工作（档案 数字 化加 工环 节实 体流转 情况 登记 表参 见附 录A 中的表 A.8）。6.5.2 爱护档 案，避免 损伤 档案；发现 破损 档案 时，应及 时登记 并送 专业 人员 修复。6.5.3 数字化 过程 中产 生的 废纸 屑，应 统一 收集 管理，经 鉴定后 再销 毁。6.5.4 不擅自 将档 案资 料带 出场 地，不 以任 何方 式复 制、抄录、拍摄 档案 信息。6.5.5 正在进 行数 字化 加工 的档 案应每 天入 库，不在 库房 外留存。6.6 工作文 件 6.6.1 制定工 作所 需的 制度、管 理文件 和相 关表 格。主要 工作记 录和 单据 有：工作 方案、审批 书、流程单、出库 申请 单、数据 移交单、抽 检单、归 还入 库单、数据 验收 单、成果 移交单、验 收报 告、其 他 加工记录 等。采取 外包 方式 实施的，还 应包 括项 目招 投标文 件、项目 合同、保密 协议、加工 人员 信息 资料、项目需 求变 更文 档等。6.6.2 规范数 字化 工作 文件 的管 理，及 时进 行整 理、归档 和移交，形 成内 容完 整、格式规 范、记录 清晰的数 字化 工作 档案。DB35/T 1856 2019 4 7 操作流 程 7.1 基本要 求 7.1.1 实施档 案数 字化 加工 全流 程管理，明 确各 环节 的工 作制度 和操 作规 范，把控 加工质 量，协调 整体进度，建 立系 统、完整 的流程 单（档案 数字 化加 工流程 单参 见附 录A 中的 表A.9）和 工作 台帐。7.1.2 日常管 理中，应 关注 数字 化现场 工作 情况，做 好日 常工作 记录（档 案数 字化 加工现 场工 作日 志参见附 录A 中的 表A.10）。建立 问题 反馈 和错 情追 溯机制，确 保数 字化 过程 中产生 的问 题及 时得 到反馈和修 正。7.1.3 纸质档 案数 字化 工作 操作 流程图 参见 附 录B。7.2 档案出 库 7.2.1 数字化 管理 部门 根据 数字 化工作 方案 制定 调卷 计划，拟定 数字 化对 象，提交 审批书（档 案数 字化审批 书参 见附 录A 中的 表 A.11），按 序时 进度 分 批次向 档案 保管 部门 提出 申请。7.2.2 档案保 管部 门事 先对 档案 进 行清 点，经数 字化 管理 部门核 对后，填 写出 库申 请单（档案 数字 化实体出 库申 请单 参见 附 录A 中的 表A.12）。经 相关 责任人 批准 后，按照 档案 库房管 理规 定办 理移 交手续。7.3 抽取密 件 7.3.1 数字化 过程 中应 做好 涉密 文件的 筛选 工作。已 有涉 密文件 记录 的，应按 照记 录进行 筛选；缺 少密件记 录的，应 逐卷、逐 页翻阅，并 根据 文件 上的 涉密标 识进 行筛 选。7.3.2 涉密文 件主 要包 括：标注 有密级 的文 件、文号 带“密”的 文件、盖 有密 件收 发章的 文件 和密 码电报等，有 解密 标识 的除 外。7.3.3 登记时 以标 注有 密件 信息 的一份 完整 的涉 密文 件为 单位，详细 记录 档号、密 级、起 止页 号等 信息（档 案 数 字化 抽取 密件 情况登 记表 参见 附 录A 中 的表 A.13）。7.3.4 核对密 件记 录的 准确 性后，将密 件逐 一放 入专 用文 件袋中。文 件袋 标注 应清 晰准确，与 密件 一一对应。抽 件时，应 保持 密件的 完整 性，不得 遗落 档案。7.3.5 抽出的 密件 应按 照保 密要 求进行 管理。7.3.6 数字化 过程 中，一旦 发现 涉密文 件，应立 即停 止加 工，移 交数 字化 管理 部门 处置。7.4 前处理 7.4.1 编页 7.4.1.1 档案中 凡载 有有 效信 息的 页面均 应编 页，包括 文件 处理单 或领 导（职能 部门）签署 意见 单、正文、草稿、附 件等；案 卷封面、卷 内目 录、备考 表、空 白页、废 稿纸、重 复件等 不编 页。7.4.1.2 采用阿 拉伯 数字，从“1”开始依 次编 页；不重 号、漏号，不编 附页 号。7.4.1.3 宜使用 铅笔 编页，书 写时 字迹清 晰工 整，不压 盖档 案内容。编 页位 置根 据档 案内容 与装 订线的位置 确定，新 页号 标注 于远离 装订 线的 页面 侧角。7.4.1.4 编页时 将不 规范 的原 页号 划掉，新页 号与 文件 主体 内容方 向一 致；页号 缺失 或页号 不规 范的档案，先重 新整 理再 编页。7.4.1.5 一个页 面上 并排 粘贴 有多 个小页 面档 案时，可 根据 实际内 容合 编一 个页 号或 分别编 页；页面有重叠 的，应分 别编 页。筒子页 编页 时，不能 展开 的，正 面和 背面 均单 独编 页；能 展开 且档 案 内 容 不 在折缝上 的，可编 为两 页；能展开 但内 容在 折缝 上影 响阅读 的编 为一 页，编完 后，将 筒子 页拆 出变为折子页。DB35/T 1856 2019 5 7.4.2 拆除装 订物 7.4.2.1 检查并 剔除 案卷 中的 装订 物（如 金属 夹、回形 针、订书钉、大 头针 等），并 将排列 顺序 不准确的档 案进 行重 排。7.4.2.2 拆除装 订物 应以 保护 档案 为原则，难 以恢 复原 貌的 不得拆 除。7.4.2.3 拆除装 订物 造成 破损 的，应及时 与数 字化 管理 部门 进行沟 通处 理。7.4.3 档案保 护性 处理 7.4.3.1 档案粘 连或 破损 严重、霉 坏及其 他无 法直 接进 行扫 描的，应填 写处 理单（档 案数字 化实 体修复情况 登记 表参 见附 录A 中的 表 A.14），由 专业 人 员进行 技术 处置。7.4.3.2 页面破 损但 能够 扫描 的，可先扫 描再 送修 复。7.4.4 填写备 考表 7.4.4.1 档案有 重新 整理 编页、页 面破损、缺 页等 情况 的，应在备 考 表 上注 明。7.4.4.2 备考表 中应 注明 文件 总页 数、重 份文 件、特殊 档案 和其他 需要 说明 的情 况，如照片、邮 票、信封、税票、商 标、实物、名人 手迹 等。7.5 扫描 7.5.1 基本要 求 扫描应 以保 证档 案实 体安 全、保持 档案 原貌 和信 息 完整、满 足利 用要 求为 原 则。可根 据档 案实 际情况、数 字化 目的、数 字化 规模、网络 和存 储条 件等 选择相 应的 扫描 方式 和设 备，并 进行 相关 参 数 的 设 置和调整。7.5.2 扫描方 式 7.5.2.1 扫描应 按照 档案 标明 的页 号顺序 进行，保 证图 像顺 序号连 续且 与档 案页 号一 一对应，做 到不缺页、不重 页；扫 描图 像 内容应 清晰 完整，包 括文 件上的 正文、页 号、有 关 标记等。一 般对 档案 逐页 进行扫描，不 可多 页重 叠扫 描。7.5.2.2 初始扫 描时，保持 档案 平 整，对褶 皱不 平影 响图 像 质量的 档案，应先 进行 平 整处理 后再 扫描。有粘连 的档 案，不能 折叠 当前页，允 许露 出与 当前 页相连 的前 后页 档案。尽 量将档 案纸 张放 置 端 正，最大限度 地减 少因 纠偏 产生 的图像 失真 问题。7.5.2.3 档案扫 描以 白底 为主。纸 质偏薄 的双 面文 字档 案则 以黑底 扫描，避 免背 面影 像显透，影 响阅读；破 损或 缺角 较大 的档 案用黑 底扫 描，便于 辨识 缺损部 位。7.5.2.4 附录A 中的 表A.9 中 登记 的扫描 页数 与前 处理 填写 的页数 一致，不 一致 时应 查 找原因 并 整 改。7.5.2.5 一般档 案用 普通 平板 扫描 仪；纸 张质 量好、尺 寸一 致、未 装订、无 粘连 或折 角的档 案可 用高速扫描 仪；字迹 过于 贴近 装 订边缘 的档 案，可用 书刊 扫 描仪；书籍 或胶 装成 册的 档 案可用 零边 距扫 描仪。7.5.2.6 幅面较 大的 档案 可采 用大 图扫描 仪或 专业 扫描 仪，也可分 幅扫 描后 进行 图像 拼接处 理。分幅扫描时，应使 各区 域的 大 小尺寸 相近，相邻 幅面 之 间 应 有 重叠 部分，重叠 尺 寸一般 不小 于单 幅图 像对 应原件尺 寸 的1/3，并 说明 分幅方 法。7.5.2.7 珍贵且 尺寸 不规 则的 档案，可采 用标 板、标尺 等标 识原件 大小。7.5.3 扫描参 数 7.5.3.1 扫描参 数的 选择，应 保证 产生的 数字 图像 清晰、不 失真，图像 效果 接近 档案 原貌，并综 合考虑后期 存储 与利 用方 式等 因素。DB35/T 1856 2019 6 7.5.3.2 采用不低于 24 位真 彩色 模 式进行 扫描。7.5.3.3 扫描分 辨率 不小 于 300 dpi；文 字偏 小、密集、清 晰 度差的 档案，可 适当 提高 分辨率；纸 质照片档 案扫 描分 辨率 不小 于 600 dpi；应 进行 仿真 复 制、印 刷出 版的 档案，扫 描分辨 率不 小 于 600 dpi。7.5.3.4 扫描格 式主 要 有 TIFF、JPEG 和 JPEG2000 等通 用格 式，压 缩比 率的 选择 应兼 顾图像 质量、使用需求 与存 储能 力。一般 档案可 用 JPEG 格式；重 要 档案、历史 档案、有 仿真 复制和 出版 需求 的档 案，可用无 损压 缩TIFF 格式。可根据 全文 检索 等实 际需 要，开 展图 像光 学字 符识 别（OCR），将 图像 转换 为双层OFD 或PDF 格式。7.5.4 图像命 名 7.5.4.1 图像命 名方 式应 以档 号为 基础，确保 图像 命名 的唯 一性和 与对 应档 号的 一致 性。7.5.4.2 图像存 储为 单页 文件 时，按档号 与图 像流 水号 组合 的方式 对图 像命 名；图像 存储为 多页 文件时，按 档号对 图像 命名档 案数字 化图 像命 名与 存储 示例（以件为 单位）参见 附录 A 中的 表A.15，档 案数字化 图像 命名 与存 储示 例（以 卷为 单位）参 见附 录A 中的表 A.16。7.5.4.3 建立科 学的 图像 存储 路径，确保 数据 挂接 的准 确性。一般 采用 档号 层级 文件 夹进行 存储，JPEG/TIFF 格式 保存 图像 时，一 份文 件建 立一 个文 件夹；OFD/PDF 格式 保存 图像时，一 份文 件合 成一 个OFD/PDF 文 件。7.6 图像处 理 7.6.1 纠偏 7.6.1.1 以便于 阅读 为原 则，把图 像的底 边作 为基 准进 行纠 正，确 保图 像整 体不 偏斜。7.6.1.2 特殊形 制的 页面，以 直角 边为基 准；若图 像内 容与 介质不 平行，则 以介 质为 准。7.6.2 裁边 7.6.2.1 图像裁 边时，应 保留 当前 页面完 整，宜在 距页 边最 外延 2 mm 3 mm 处 裁剪。7.6.2.2 一侧粘 连或 装订 成册 的档 案，裁 剪后 应保 留粘 连线 或装订 中缝。7.6.3 去污 扫描过 程中 产生 的污 点、污线、黑边 等杂 质，在不 影响档 案有 效内 容的 情况 下，应 进行 去污 处 理。去污过 程遵 循 保 护档 案原 貌的原 则，不得 去除 档案 页面原 有的 纸张 褪变、斑 点、水 渍、污点、装 订孔等痕迹。7.6.4 图像质 量检 查 加强图 像质量 的检 查工作（档案 数字化 图像 抽检情 况登记 表参见 附录A 中的 表A.17），重 点包括 以下方面：a)图像色 彩模 式、分辨 率、保存格 式、压缩 比率 及命 名符合 要求 情况；b)图像画 幅数 与档 案页 数相 符情况；c)图像页 号及 排列 顺序 与档 案原件 一致 性情 况；d)漏页、重复 和页 号错 误情 况；e)图像完 整性、清 晰度、色 差、彩 线、褶皱、压 字及 失真等 情况；f)图像纠 偏、裁边、去 污等 情况。DB35/T 1856 2019 7 7.7 目录著 录 7.7.1 根据DA/T 18、DA/T 20.1 和DB35/T 161 等要 求，结 合档案 实际，确 定著 录要 求、著 录项 目、著录细 则和 目录 数据 格式 等。7.7.2 以尊重 事实、准 确有 效为 原则开 展著 录工 作，形成 完整的 目录 数据。7.7.3 若档案 数字 化前 已有 目录 的，应 充分 尊重 原有 成果，只对 不完 整、不合 格的 目录进 行修 改或 重新著录。7.7.4 优先采 用可 将数 据转 换 为DBF、XLS 等通 用格 式的 数 据库。数据 库结 构应 注重 保持档 案的 内在 联系，以 便于 数字 化成 果的 管理和 利用。7.7.5 采用计 算机 自动 校验 与人 工检验 相结 合的 方式，对 著录项 目的 完整 性、著录 内容的 规范 性和 准确性等 进行 检查（档 案数 字化目 录抽 检情 况登 记表 参见附 录 A 中的 表A.18）。7.8 数据挂 接 7.8.1 目录数 据和 图像 加载 到服 务器汇 总，实现 目 录 数据 与图像 的关 联。7.8.2 对挂接 结果 进行 逐条 检查，包括 目录 数据 与图 像对 应的准 确性、已 挂接 图像 数量与 扫描 数量 的一致性 等，确保 导入 数据 库管理 系统 的目 录数 据与 图像完 全匹 配，并与 档案 实体保 持一 致。7.9 数字化 成果 验收、移 交和 备份 7.9.1 验收方 式和 对象 7.9.1.1 数字化 实施 单位 应对 档案 数字化 成果 进行 验收，也 可请第 三方 数字 化服 务机 构作为 监理 协助验收。7.9.1.2 根据内 容的 不同，采 用人 工或计 算机 自动 校验 的方 式进行 检查。7.9.1.3 验收宜 采用 分批 次验 收和 整体验 收相 结合 的方 式进 行。验 收合 格的，出 具批 次检验 报告 和验收单（档 案数 字化 图像 验收 单参见 附 录 A 中的表 A.19，档案 数 字化 目录 验收 单参 见附 录 A 中的表 A.20）；验收不 合格 的，应先 整改 再验收。各 批次 验收 均合 格后，方可 进行 项目 整体 验收。7.9.1.4 验收对 象包 括：图像 数据、目录 数据、数 据挂 接、工作文 件等。7.9.2 图像数 据验 收 7.9.2.1 采用计 算机 自动 校验 的方 式对图 像的 色彩 模式、分 辨率、压缩 比率、格 式、命名和 可读 性等进行100 检查，合 格率 应达 到 100。7.9.2.2 采用人 工抽 检的 方式 对图 像的完 整性、排 列顺 序的 正确性 和图 像质 量等 进行 检查，抽检 率不低于5，合格 率应 不低 于 99.9。7.9.3 目录数 据验 收 7.9.3.1 采用计 算机 自动 校验 的方 式对目 录著 录项 目的 齐备 性和格 式的 规范 性进 行 100检 查，合格率应达 到100。7.9.3.2 采用人 工抽 检的 方式 对目 录内容 的完 整性、准 确性 等进行 检查，抽 检率 不低 于 5，合 格率应不低 于 95。7.9.4 数据挂 接验 收 采用计 算机 自动 校验 的方 式对数 据挂 接的 准确 性、一致性 等进 行100 检查，合格率 应达 到100。DB35/T 1856 2019 8 7.9.5 工作文 件验 收 采用人 工检 查的 方式 对工 作文件 的完 整性 和规 范性 进行100 检查，合 格率 应 达到100。7.9.6 数字化 成果 移交 和备 份 7.9.6.1 验收合 格的 数据 应按 要求 进行移 交，填写 数字 化成 果移交 单（档案 数字 化成 果移交 单参 见附录A 中的表 A.21），办 理 交接手 续，并及 时将 目录 数据和 图像 数据 迁入 数 据 库管理 系统。7.9.6.2 数字化 成果 移交 后应 进行 保存和 备份，确 保数 据安 全。数 字化 实施 单位 可根 据实际 情况 制定备份方 案，综合 使用 磁盘、磁带、光盘 和胶 片等 介 质，采 取在 线、近 线和 离 线等方 式，实现 数字 化成 果的分层 次、多套、异 质备 份。同 时，还应 按照 要求 适时对 数字 化成 果进 行异 地备份。7.9.6.3 做好备 份载 体标 识，对备 份载体 和数 据进 行必 要的 校验，检查 载体 的可 用性、病毒 情况 和数据的完 整性、可 读性 等。7.10 档案装 订 7.10.1 扫描完 成后，应 将密 件放 回原卷，并 按要 求对 档案 实体进 行装 订。7.10.2 缺少卷 内目 录或 原卷 内目 录不准 确的 案卷，应 重新 打印卷 内目 录，装订 时可 保留原 卷 内 目录。7.10.3 根据案 卷原 装订 方式，靠 装订边 将文 件整 理整 齐；没有足 够装 订位 的页 面，先用材 质、颜 色 相近的纸 张加 边；粘连 不牢 的浮贴 等小 页面 档案，可 用修裱 专用 浆糊 加固 避免 脱落。7.10.4 尽可能 利用 原孔 装订；若 需重新 打孔 的，应沿 装订 边适当 处进 行操 作，不可 触及档 案内 容。7.10.5 逐卷检 查档 案装 订质 量，避免出 现文 件颠 倒、顺序 错误等 问题。7.11 归还入 库 7.11.1 数字化 工作 完成 后，宜 先 消毒再 入库。入库 时应 清 点档案 数量，确认 无误 后 填写档 案实 体归 还入库移 交单（档 案数 字化 实体归 还入 库移 交单 参见 附录 A 中的 表A.22），分 批次归 还至 档案 保管 部 门。7.11.2 档案保 管部 门应 对归 还 档 案再次 进行 核对，确 认无 误后，按照 库房 管理 规定 办理手 续。DB35/T 1856 2019 9 A A 附 录 A（资料 性附 录）纸质档 案数 字化 管理 登记 表示例 纸质档 案数 字化 管理 登记 表示例 见表A.1 至 表A.22。表A.1 档案数 字化 监控 硬盘 更换 情况登 记表 序号 硬盘编号 硬盘序列号 监控起止时间 更换人 更换日期 审核人 备注 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 DB35/T 1856 2019 10 表A.2 档案数 字化 安全 巡查 情况 登记表 序号 巡查时间 巡查情况 巡查 人 备注 巡查数字化现场时，应重点检查前处理区、扫描区、图像处理区、目录著录区、装订区、休息区、门窗等安全情况。巡查数字化设备时，应重点检查监控视频、电源、网络、计算机、扫描仪、消防等设备的安全情况。巡查 档案保管库时，应重点检查温湿度、门禁、灯、柜架、空调、除湿机等情况。DB35/T 1856 2019 11 表A.3 档案数 字化 访客 出入 情况 登记表 序号 来访单位（部门）理由 人数 来访人员签名 陪同人员签名 入场时间 离场时间 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 DB35/T 1856 2019 12 表A.4 档案数 字化 设备 维护 检修 情况登 记表 序号 时间 设备名称（编号）维护检修方式 处理结果 检修人 审核人 备注 DB35/T 1856 2019 13 表A.5 档案数 字化 成果 备份 清单 时间：年 月 日 备份内容概述 载体类型 载体规格 载体数量 备份数据明细 序号 载体编号 备份数据内容 卷（件）数 案卷级 目录数 文件级 目录数 图像画幅数、容量及格式 备注 总计 备份部门 经办人 负责人 保管部门 经办人 负责人 DB35/T 1856 2019 14 表A.6 档案数 字化 存储 数据 迁移/修改情 况登 记表 序号 数据地址 数据类型和内容 数量 容量 操作描述 操作人 审核人 时间 备注 DB35/T 1856 2019 15 表A.7 档案数 字化 硬盘/光 盘使 用 情况登 记表 序号 硬盘/光盘 编号 领用时间 领用人 用途 读取/刻录使用 设备编号/IP 刻录设备和硬盘/光盘归还时间 审核人 备注 DB35/T 1856 2019 16 表A.8 档案数 字化 加工 环节 实体 流转 情 况登 记表 数字化加工环节（前处理 扫描 图像处理 图像 质检 目录著录 目录质 检 装订）序号 起止卷（件）号 卷（件）数 领取时间 领取人 归还时间 库管员 备注 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 月 日 时 分 DB35/T 1856 2019 17 表A.9 档案数 字化 加工 流程 单 流水号：序号 档号 案卷总体情况 非密件处理情况 密件处理情况 数据 挂接（页/条）装订 备注 页数（页）密件数（件）密件 页数（页）前处理（页）扫描（页）图像 处理（页）图像 质检（页）目录 著录（条）目录 质检（条）前处理（页）扫描（页）图像 处理（页）图像 质检（页）目录 著录（条）目录 质检（条）装订（页）装订 质检（页）注：流程单随档案在数字化各环节中流转，集中记录每卷/件纸质档案（以档号为单位）从抽取密件到装订每个环节的数量、操作人员和时间等信息。抽取密件：非 密件环节 前处理：扫描：图像处理：图像质检：目录著录：目录质检：密 件环节 前处理：扫描：图像处理：图像质检：目录著录：目录质检：数据挂接：装订：装订质检：DB35/T 1856 2019 18 表A.10 档案数 字化 加工 现场 工作 日志 日期：年 月 日 时间 主要事项 记录人 备注 DB35/T 1856 2019 19 表A.11 档案数 字化 审批 书 批次 数字化对象 数字化管理部门意见 部门负责人：年 月 日 档案保管部门意见 部门负责人：年 月 日 单位意见 现批准对 等 全宗，共计 卷（件）档案进行数字化。分管领导：年 月 日 DB35/T 1856 2019 20 表A.12 档案数 字化 实体 出库 申请 单 填写时间：年 月 日 调卷部门 调卷人 负责人 调卷目的 案卷明细 全宗号 目录号 案卷号 数量（卷）备注 档案保管部门 办理情况 调卷人 时间 年 月 日 归卷人 时间 年 月 日 DB35/T 1856 2019 21 表A.13 档案数 字化 抽取 密件 情况 登记表 档号 起止页号 页数 密级 备注 责任人：日期：DB35/T 1856 2019 22 表A.14 档案数 字化 实体 修复 情况 登记表 序号 档号 起止页号 页数 提交人 接收人 提交日期 修复情况 归还日期 备注 DB35/T 1856 2019 23 表A.15 档案数 字化 图像 命名 与存 储示例（以 件为 单位）档号结构 全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 注：档案门类代码和机构（问 题）代码为可选项。示例：0131 全宗2006 年永久 办公室第 1 件档案（共5 页），档号为 0131-2006-Y-BGS-0001。图像命名 JPG 图像命名：全宗号-年度-保管期限代码-机构代码-件号-每页页号.jpg 示例：0131-2006-Y-BGS-0001-0001.jpg 0131-2006-Y-BGS-0001-0002.jpg 0131-2006-Y-BGS-0001-0003.jpg 0131-2006-Y-BGS-0001-0004.jpg 0131-2006-Y-BGS-0001-0005.jpg PDF 图像命名：全宗号-年度-保管期限代码-机构代码-件号.pdf 示例：0131-2016-Y-BGS-0001.pdf 图像存储 JPG 图像存储：PDF 图像存储：DB35/T 1856 2019 24 表A.16 档案数 字化 图像 命名 与存 储示例（以 卷为 单位）档号结构 案卷级：全宗号-目录号-案卷 号 文件级：全宗号-目录号-案卷 号-件（页）号 注：有分卷号的，可在案卷号 后加“分卷号”。示例：0131 全宗 第 1 目第 1 卷第 1 件档案（起始页 第 1 页，共 5 页），案卷级档号为 0131-001-0001，文件级档号为 0131-001-0001-0001。图像命名 JPG 图像命名：全宗号-目录号-案卷号-件（页）号.jpg 示例：0131-001-0001-0001.jpg 0131-001-0001-0002.jpg 0131-001-0001-0003.jpg 0131-001-0001-0004.jpg 0131-001-0001-0005.jpg pdf 图像命名：全宗号-目录号-案卷号-件（页）号.pdf 示例：0131-001-0001-0001.pdf 图像存储 JPG 图像存储：PDF 图像存储：DB35/T 1856 2019 25 表A.17 档案数 字化 图像 抽 检 情况 登记表 第 批次 画幅 总数：抽检数：抽检率：序号 档号 画幅数（页数）抽检情况 备注 情况 汇总 责任人：日 期：DB35/T 1856 2019 26 表A.18 档案数 字化 目录 抽检 情况 登记表 第 批次 目录 总数：抽检数：抽检率：序号 档号 目录数（条数）抽检情况 备注 情况 汇总 责任人：日 期：DB35/T 1856 2019 27 表A.19 档案数 字化 图像 验收 单 第 批次 序号 全宗号 目录号（年度）起止卷（件）号 卷（件）数 画幅数 质检人 验收人 验收结果 备注 注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。审核人：审核时间：审核结果：DB35/T 1856 2019 28 表A.20 档案数 字化 目录 验收 单 第 批次 序号 全宗号 目录号（年度）起止卷（件）号 卷（件）数 案卷级目录数 文件级目录数 质检人 验收人 验收结果 备注 注：“目录号（年度）”栏目中，以卷为单位的档案填写“目录号”，以件为单位的档案填写“年度”。审核人：审核时间：审核结果：DB35/T 1856 2019 29 表A.21 档案数 字化 成果 移交 单 第 批
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