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ICS 13.100 G 01 DB41 河南省地方标准 DB41/T 13622017 安全评价 档案管理 规范 2017-02-10 发布 2017-05-10 实施 河南省质量技术监督局 发布 DB41/T 13622017 I 目 次 前言.1 范围.12 规范性 引用 文件.13 术语和 定义.14 总则.25 收集.25.1 通则.25.2 收集 范围.25.3 收集 时间.25.4 收集 文件 质量 要求.26 整理与 归档.36.1 整理.36.2 归档.37 保管与 利用.37.1 保管.37.2 利用.4附录A（资 料性 附录）安 全评价 文件 资料 归档 基本 范围和 保管 期限.5DB41/T 13622017 I 前 言 本标准 按照GB/T 1.1-2009 给出的 规则 起草。本标准 由河 南省 安全 生产 监督管 理局 提出。本标准 由河 南省 安全 生产 标准化 技术 委员 会归口。本标准 起草 单位：河 南省 安全科 学技 术研 究院。本标准 主要 起草 人：李阳、许亮、司恭、杨萍、刘 真真、雷颖、胡 永奎。本标准 参加 起草 人：杨伟 利、郭 红卫、纪 峰。DB41/T 13622017 1 安 全评价 档案管理 规范 1 范围 本标准 规定 了安 全评 价档 案管理 的术 语和 定义、总 则、收 集、整理 与归 档、保管与 利用。本标准 适用 于安 全评 价项 目（以 下简 称“评价 项目”）的 档案管理。2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 9705 文书档 案案 卷格式 GB/T 11821 照 片档 案管 理规范 GB/T 11822 科学 技术档 案案卷 构成 的一 般要 求 GB/T 17678.1 CAD 电 子 文件光 盘存 储、归档 与档 案管理 要求 第 1 部分：电子文 件 归档与 档案 管理 GB/T 18894 电子 文件 归档与管 理规 范 DA/T 42 企业 档案 工作 规范 JGJ 25 档案馆 建筑 设计 规范 3 术语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 文件。3.1 档案 国家机 构、社会 组织 或个 人在社 会活 动中 直接 形成 的有价 值的 各种 形式 的历 史记录。3.2 档案管 理 档案的 收集、整 理、保管、鉴定、统 计和 利用 等活 动。3.3 安全评 价档 案 社会组 织在 安全 评价 活动 中形成 的有 价值 的各 种形 式的文 件。3.4 归档 办理完 毕且 具有 保存 价值 的文件 经系 统整 理交 档案 室（馆）保 存的 过程。3.5 立卷 将若干 文件按 形成规 律和 有机联 系组 成案 卷的 过程。DB41/T 13622017 2 3.6 案卷 由互有 联系 的若 干文 件组 合成的 档案 保管 单位。3.7 案卷目 录 以 有机联系 的档案 整体 为单 位登录案 卷的题 名及其他 特征并按 案卷号 次序编排 而成的一 种档案 目录。3.8 卷内文 件目 录 登录卷 内文 件题 名和 其他 特征并 固定 文件 排列 次序 的表格，排 列在 卷内 文件 之前。3.9 档号 以字符 形式 赋予 档案 实体 的用以 固定 和反 映档 案排 列顺序 的一 组代 码。4 总则 4.1 安 全评 价档案 是社会组织从 事安全 评价 的 重要凭证；安全评 价档 案管理 应以满 足各项 评价 活动在证据、责任 和信 息等 方面 的需求 为导 向，运用 现代 技术与 管理 方法，通 过资 源整合 和开 发，为从事安全评价的 社会 组织 经营、管 理和持 续发 展提 供有 效服 务。4.2 从事 安全 评价 的社 会 组织应 对安 全评 价档 案 实 行统一 领导、统 一管 理、统一制 度、统一 标准。4.3 评 价项 目档案 文件 的 收集、整理和 归档，应与 项目的 立项、委托、签约、现场 调研、文件 收集以及评价 报告 的编 制、审核 等同步 进行。4.4 从事 安全 评价 的社 会组织 应 维护 安全 评价 档案 的完整、准 确、系统 和安全。4.5 从事 安全 评价 的社 会组织 各 信息 系统 的开 发与 实施应 充分 考虑 档案 管理 的要求。5 收集 5.1 通则 反映与 安全 评价 有关 的重 要 业务 活动、具有 查考 利 用价值 的各 种载 体的 文件，应收集 齐全，归入 安全评价 档案。5.2 收集范 围 归档文件 产生于 安全 评价 的全过 程，各阶 段收 集的 文件（不涉 及的 文件 不列 入收集 范围）可参照、但不限 于附 录 A。5.3 收集时 间 各类文件 应 按实 施安 全评 价时间 的先 后顺 序或 项目 完成情 况及 时收 集。5.4 收集文件 质量要 求 5.4.1 应收集 原始 文件，且 字迹 清楚，图 样清 晰，图表整 洁，签字 认可 手续 完备。5.4.2 需 永久、长期 保存 的文件，不应用 易褪 色的 书写材 料（红色 墨水、纯 蓝墨水、圆 珠笔、复写 纸、铅笔等）书写、绘制。DB41/T 13622017 3 5.4.3 录音、影像 文件 应 保证载 体的 有效 性。5.4.4 电子 文件 格式应 符合 GB/T 18894 的要 求。6 整理与 归档 6.1 整理 6.1.1 安全评 价 档案整 理应遵循 项目 形成 时间 与类 别，区分保 管期 限（见附 录 A），保持 安全 评价 档案有机联 系。6.1.2 文件 整理基 本 要求如下：a)跨年度 评价 项目 的文 件在立 卷时，应 放在 评价 项目完 结年 立卷；b)应归档 的评 价 文件，其 种类、份 数均 应收 集齐 全、完 整，按照 文件 的形 成规律 和有 机联 系进 行分类、立卷，使 组成 的案 卷能正 确反 映对 应评 价活 动的全过程，便 于保 管和 利用；c)档案案 卷格 式的 整理 应符 合GB/T 9705 的 要求；d)涉密 文件，应依 照保 密规定 标明 密级 和保 密期 限，注 明发 放范 围及 制作 数量。6.1.3 根据 文件 保存载 体不同，纸质 文件 整理 应符 合 DA/T 42 的要求；电子 文件 整理 应符 合 GB/T 18894的要求；现场照 片整 理应 符合 GB/T 11821 的要求；CAD 图纸 整理 应符 合 GB/T 17678.1 的要 求。6.1.4 案卷目 录编 制、卷内 文件 目录 编制、案卷封 面 应符 合 GB/T 11822 要求。其中 案卷 题名 应简 明、准确揭 示案 卷的 内容，宜 采用评 价项 目名 称作 为案 卷题名（项 目名 称宜 与项 目合同 书、项目 委托 书、立项名称 等一 致）。6.1.5 案卷脊 背应 填写 案卷 题名、档 号和 密级。6.1.6 文件 整理顺 序宜 为 文字在 前，图 样在 后；正 件在前，附件 在后；印件 在前，定（草）稿在后；译文在 前，原文 在后。6.2 归档 6.2.1 评 价项 目档 案应 在 项目结 束后 及时 整理 立卷 完毕，并向 档案 室移 交归 档。6.2.2 归档文 件宜 为原 始文件。6.2.3 同 一卷 内有 不同 保 管期限 的文 件，该卷 保管 期限从 长。6.2.4 归档 电子文 件同 时 存在相 应的纸 质或 其他载 体形式 的文件 时，应在内 容、相 关说明 及描 述上保持一致。6.2.5 电子文 件的 归档 应符合 GB/T 18894 和GB/T 17678.1 的规定。6.2.6 文件形 成部 门应 就归档文 件填 写档 案交 接清 单，档案交 接清 单 宜 与卷内 目录 内容 一致。6.2.7 档案 管理人 员接 收 归档文 件时，应认 真核对，并检 查文件 质量，确认 符合归 档要求 后，与评价项目负 责人 在档 案交 接清 单上签 字。7 保管与 利用 7.1 保管 7.1.1 纸质档 案的 保管 要求如下：a)档 案应 定期 清理 核对，档案 数量 发生 变化 时应 有记录 说明；b)档 案应 定期 检查，对 破损褪 变的 档案 应进 行修 裱、复 制和 其它 技术 处理；c)应建立 档案 统计 工作 制度，对档 案的 移入、移 出、保 管、改 进、修 补、销毁和 借阅 等情 况进 行统计；DB41/T 13622017 4 d)需销毁 的档 案，档案管理人 员应 编制 销毁 清册，经有关 人员 会审 批准 后销毁，销毁清 册应 永久保存。7.1.2 电子档 案的 保管 除 应符合 纸质 档案 的要 求外，还应 符合 下列 条件：a)归档载 体应 作防 写处 理，避 免擦、划、触 摸记 录涂层；b)单 片载 体应 装盒，竖 立存放，且 避免 挤压；c)存 放时 应远 离强 磁场、强热 源，并与 有害 气体 隔离；d)超过保 管期 限的 电子 档案的 鉴定 和销 毁，参照 7.1.1，其 删除 和销 毁应 符合 GB/T 18894 的要求。7.2 利用 7.2.1 档案 部门应 加强 档 案检索 系统建 设，宜适应 信息化 发展需 要，开发档 案信息 资源，及时、有效地提供 档案 利用 服务。7.2.2 可 采用 直接 查阅、电话调 阅、网上 查阅 等方 式提供 利用 原件、复 制件、缩微 件和 电子 档案。7.2.3 查阅和 借阅 档案 时，应严 格履 行登 记手 续，用毕及 时归 还，并办 理注 销手续，不 准转 借。7.2.4 借阅档 案的 人员 对案卷应 妥善 保管，防 止遗 失、泄 密和 污损，不 准抽 换、涂 改、勾画、拆 卷。7.2.5 借出 档案时，应 在 借出的 档案位 置放 代替卡，标明 卷号、借阅 时间、借阅单 位或借 阅人，以便查阅和 催还。7.2.6 借出档 案，因保 管不慎丢 失时，应 及时 追查，并报 告该社会 组织 的主 要负 责人及 时处 理。DB41/T 13622017 1 附 录 A（资料 性附 录）安全评 价文件 资料 归档 基本 范围 和保 管期 限 安全评 价文 件资料 归 档基 本范围 和保 管期 限参 见表A.1。表A.1 安全评 价文 件资 料归 档基 本范围 和保 管期 限 序号 规定文件 保管期限 预评价 验收评价 现状评价 1 评价项目立项阶段 1.1 中标通知书 永久 永久 永久 1.2 委托书 永久 永久 永久 1.3 安全评价合同书 永久 永久 永久 1.4 风险分析记录 10年 永久 10年 2 评价项目组成立阶段 2.1 评价项目任务书 10年 永久 10年 2.2 评价项目组长及人员安排 10年 永久 10年 2.3 任务分工通知单 10年 永久 10年 2.4 实施计划 10年 永久 10年 2.5 审批记录 10年 永久 10年 3 现场调研阶段 3.1 现场调研记录 10年 永久 10年 3.2 现场会议记录 10年 永久 10年 3.3 现场勘查仪器清单 10年 永久 10年 3.4 收集资料清单 10年 永久 10年 3.5 现场影像及照片 10年 永久 10年 3.6 与被评价单位交流记录 10年 永久 10年 3.7 存在问题及整改建议措施表 10年 永久 10年 3.8 企业营业执照或预先名称核准通知书 10年 永久 10年 3.9 项目批复文件（包括项目立项、备案、规划、土地、消防、许可文书等）10年 永久 10年 3.10 项目管理性文件（安全管理机 构设置及管理人员任命文件、安全生产责任制、安全管理规章 制度、安全操作规程、特种作 业人员持证情况）10年 永久 10年 3.11 重大危险源备案表 10年 永久 10年 3.12 应急预案备案表 10年 永久 10年 3.13 特种设备使用登记证或检测检验报告 10年 永久 10年 3.14 防雷检测报告 10年 永久 10年 3.15 区域位置图和周边环境示意图 10年 永久 10年 3.16 项目技术性文件（项目平面布置图、工艺流程图等）10年 永久 10年 5 DB41/T 13622017 2 表A.1 安全评 价文 件资 料归 档基 本范围 和保 管期 限（续）序号 规定文件 保管期限 预评价 验收评价 现状评价 4 评价报告编制阶段 4.1 评价报告起草分工单 10年 永久 10年 4.2 评价报告自审会议记录 10年 永久 10年 4.3 评价报告汇总（初稿）10年 永久 10年 4.4 评价报告内部（三级）审核流转记录 10年 永久 10年 4.5 评价报告修改痕迹记录 10年 永久 10年 4.6 评价人员签名表 10年 永久 10年 4.7 整改情况复查表（含文字及影像、照片）10年 永久 10年 5 评审修改阶段 5.1 评价报告（送审版）10年 永久 10年 5.2 专家组审查意见 10年 永久 10年 5.3 专家签到表 10年 永久 10年 6 备案阶段 6.1 评价报告（备案版）10年 永久 10年 6.2 报告修改说明（含：专家签字的修改说明）10年 永久 10年 6.3 企业整改情况（含文字及影像、照片）10年 永久 10年 6.4 企业整改情况复查表（含文字及影像、照片）10年 永久 10年 _ 6
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