湖北省纸质城建档案数字化技术规程DB42／T 1481-2018.pdf

湖 北 省 地 方 标 准 DB42 DB42/T 1481-2018 湖北省纸 质城建档 案数字化 技术规程 Specification for digitization of paper-based urban construction archives of Hubei province(报批稿)2018-11-05 发布 2018-12-19 实施 湖 北 省 住 房 和 城 乡 建 设 厅 湖 北 省 市 场 监 督 管 理 局 联合发布 ICS 35.240.30 L 70 备案号：DB42/T 1481-2018 I 目 次 前言.III 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 档案数字化要求.2 4.1 一 般要 求.2 4.2 管 理要 求.2 5 档案数字化流程.2 5.1 档 案出 库.2 5.2 档 案数 字化 前处 理.3 5.3 信 息著 录.3 5.4 档 案扫 描.3 5.5 图 像处 理.5 5.6 数 据挂 接.5 5.7 档 案归 还.6 6 档案数字化验收和移交.6 6.1 验 收指 标.6 6.2 验 收内 容.6 6.3 验 收移 交.6 附录 A（资料性附录）纸质城 建档案数字化采集的基本元数据项.8 附录 B（资料性附录）纸质城建档案数字化登记表示例.9 参考文献.17 DB42/T 1481-2018 III 前 言 本规程 按照 GB/T 1.1-2009 标 准化 工作 导则 第 1 部分：标 准的 结构 和编 写 给出的 规则 起草。为了加 强对 湖北 省纸 质城 建档案 数字 化加工 的 规范 化管理，本 规程 依 据 纸质 档案数 字化 技术 规范（DA/T 31-2017）、建 设工程文 件归 档规范（GB/T 50328-2014）、建 设电子文 件与 电子档 案归档规范（CJJ/T 117-2017）等，由 湖北 省城 乡建 设 发展中 心组 织编 制。在规程 编制 过程 中，编制 组对湖 北省 城建 档案 管理 机构进 行了 较为 广泛 的调 查研究，认 真总 结了 湖北省馆 藏城 建档 案数 字化 加工工 作经 验，同 时，借 鉴了国 内相 关城 市的 先进 经验，并 在广 泛征 求意 见 的基础上，制 定本 规程。本 规程 的主 要内 容包 括：范围、规范 性引 用文 件、术 语和定 义、档案 数字 化要 求、档 案 数 字化 流程、档案数 字化 验收 与移交 及 附录。本规程 由 湖 北省 住房 和城 乡建设 厅 提 出。本规程 由 湖 北省 住房 和城 乡建设 厅归 口管理。本规程 由湖 北省 城乡 建设 发展中 心 负 责具 体技 术内 容的解 释。本规 程在 执行 过程中，如 有意 见和 建议请随 时反 馈给 湖北 省城 乡建设 发展 中心（地 址：武汉市 武昌 区中 南路 12 号，邮编：430071），以供今后修 订时 参考。本规程 起草 单位：湖北 省 城乡建 设发 展 中 心、深 圳 市世纪 伟图 科技 开发 有限 公司、武 汉市 城建 档案馆、荆 州市 城建 档案 馆、襄阳市 城建 档案 馆、荆门 市城建 档案 馆、潜江 市城建 档案 馆。本规程 主要 起草 人：何 倩、崔丽 梅、沈 东辉、杨 俊、郭艳 萍、郑 刚、王 玮。本规程 参加 起草 人：黄伟 斌、艾 鹏、腰 明凡、王幸军、卫 洪斌、周 游、王 笈。本规程 审查 人：张德 津、王 昌顺、姜 燕平、周 健民、黄 飞、戴剑 锋、欧 娜。DB42/T 1481-2018 1 湖 北省纸 质城建档 案数字 化规程 1 范围 本规程 规定 了湖 北省 纸质 城建档 案数 字化 技术 和管 理要求。本规程 适用 于采 用扫 描设 备对纸 质城 建档 案的 数字 化加工 过程 的 管 理。2 规 范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 50323 城 市建 设档 案著录 规范 GB/T 50328 建 设工 程文 件归档 规范 DA/T 1 档 案工 作基 本术 语 DA/T 31 纸质 档案 数字 化 技术规 范 CJJ/T 117 建 设电 子文 件 与电子 档案 归档 规范 CJJ/T 187 建 设电 子档 案 元数据 标准 3 术 语和 定义 下列术 语和 定义 适用 于本 规程。3.1 纸质城 建档 案数 字化 digitization of paper-based urban construction archives 采用扫 描仪 等设 备对 纸质 城建档 案进 行数 字化 加工，使 其转 化为 存储 在磁 带、磁 盘、光盘 等载 体上的数字 图像 的处 理过程，简称 档 案数 字化。3.2 档案出 库 file out of the archival repository 档案离 开库 房时 所进 行的 清点、复核、登 记等 工作 的 总称。DB42/T 1481-2018 2 3.3 档案入库 file into the archival repository 档案归 档进 入库 房时 所进 行的 点 交、核查、签 收等 工作的 总称。3.4 数据挂接 data connection 将 档案 数字 化过 程中 形成 的文件 级条 目与 相应 的数 字图像 的关 联。4 档 案数 字化 要求 4.1 一般 要求 4.1.1 各 城建 档案 管理 机 构 应根 据馆 藏档 案的 情况 统筹规 划、科学 开展 档案 数字化 工作。4.1.2 档 案数 字化 的基 本 流程主 要包 括：档案 出库、档案 数字 化前 处理、信 息著录、档 案扫 描、图像处理、数据 挂接、档 案归 还。4.1.3 档 案数 字化 加工 应 使用档案 数 字化 加工 软件 进行操 作。4.2 管理 要求 4.2.1 应 建立 档案 数字 化 工作组织 和 制度，并 配备 专业管 理人员 及 加工 场地。4.2.2 应 加强 档案 数字 化 各环节 的安 全管 理，避免 或减少 各环 节操 作对 纸质 城建档 案实 体的 破坏，确保纸质 城建 档案 实体 和档 案信息 的安 全。4.2.3 档 案数 字化 过程 中，应自 动记 录并 有效 管理 生成的 电子 文件 元数 据。元数据 元素 的确 定应 符合 建设 电子 档案 元数 据标 准（CJJ T 187）和 纸 质 城建 档案 数字 化采 集的 基本元 数据 项（见 附录A.1）提出 的要 求。4.2.4 应 采取 有效 的管 理 和技术 手段，对 档案 数字 化 加工 进行 有效 管理，确 保档案 数字 化工 作 质 量。4.2.5 数 字化 加工 涉密 城 建档案 时，应按 照涉 密档 案相关 保密 要求 开展 工作。5 档 案数 字化 流程 5.1 档案 出库 DB42/T 1481-2018 3 5.1.1 档 案数 字化 加工 单 位应按 规定 办理 档案 出库 手续。库房 管理 部门 按相 关要求 对出 库档 案进 行档案清点 和填 写 城建 档案 出入库 登记 表（见 附录B.1），双 方共 同复 核无 误 后，交 接出 库。5.1.2 档 案出 库后，应 确 保纸质 档案 实体 安全，做 好防潮、防 火、防盗 等安 全措施。5.2 档案 数字 化前 处理 5.2.1 档 案数 字化 前应 检 查案卷 的完 整性、文 件页 码的准 确性、拆 除装 订，确认 纸 质档 案文 件满足 档案 数字 化加 工设 备对 加工 对象的 要求。5.2.2 档案 数字 化 前 应对 破损严 重或 其他 纸张 质量 无法直 接进 行扫 描的 档案 进行技 术修 复；折皱 不平 影响扫描 质量 的档 案应 先进 行压平 等相 应技 术处 理。5.2.3 档 案数 字化 前期 处 理的结 果，须填 写 城建 档案数 字化 前处 理记 录 表（见 附录 B.2）。5.3 信息 著录 5.3.1 档 案数 字化 信息 著 录 应按 照 城市 建设 档案 著录规 范（GB/T 50323）的要 求，信息 著录 可划分为项 目级、工 程级、案 卷级、文件 级四 个级 别。信息著 录时 应填 写 城建 档案 信 息著 录工 作单（见附录B.3）。5.3.2 档 案数 字化 信息 著 录应在 城建 档案 管理 软件 环境下 操作，档 案 数 字化 加工 所 配置 的软件 应 与城建 档案 管理 软件 匹配。5.3.3 档案 数字 化加 工软 件 应具 备 对 数字 化加 工形 成的数 字图 像 的 数量、质 量等进 行管理 的 功能。档案数字化 加工 元数 据采 集应 符合 纸质 城建 档案 数字 化采集 的基 本元 数据 项（见附录 A.1）的 要 求。5.3.4 应 对档 案数 字化 著 录信息 的质 量进 行检 查，包括著 录项 的完 整性、著 录内容 的规 范性 和准 确性等。5.4 档案 扫描 5.4.1 基 本要 求 档案扫 描应 根据 馆藏 城建 档案实 际情 况、数 字化 目 的、设备 情况 等选 择相 应 的扫描 方式，进行 相关参数的 设 置和 调整。参 数 的设置 和调 整应 保证 图像 不失真 和清 晰 可 辨。5.4.2 扫描 设备 DB42/T 1481-2018 4 5.4.2.1 扫描 设备 的选 择 应考虑 对档 案实 体的 保护，采用对 档案 实体 破坏 性小 的扫描 设备 进行 数字 化。5.4.2.2 根据 档案 幅面 的 大小选 择相 应规 格的 扫描 仪进行 扫描。5.4.2.3 超出 最大 标准 图 幅和异 型超 长超 宽的 竣工 图，可 采用 扫描 仪分 幅扫 描后进 行图 像拼 接的 方式处理。分幅 扫描 时，相邻 图像之 间应 留有 足够 的重 叠，并 且采 用图 幅标 版等 方式明 确说 明分 幅方 法；后期采用 软件 自动 拼接 的方 式，重 叠尺 寸建 议不 小于 单幅图 像对 应原 件尺 寸 的1/3。5.4.2.4 应 定期 对扫 描仪 和显示 器等 设备 做色 彩管 理，以 尽量 避免 色彩 偏差，使扫描 图像 色彩 接近 档案原件色 彩。5.4.3 扫 描色 彩模 式 5.4.3.1 页面 中有 红头、印章或 插有 照片、彩 色插 图、多 色彩 文字 等的 档案，应采 用彩 色模 式进 行扫描。5.4.3.2 页面 为黑 白两 色，字迹 清晰、不 带插 图的 档案，可采 用黑 白二 值模 式进行 扫描。5.4.3.3 页面 为黑 白两 色，字迹 清晰 度差 或带 有插 图的档 案，可采 用灰 度模 式扫描。5.4.3.4 图纸 材料 应根 据 图纸类 型选 择扫 描色 彩模 式，具 体 方 法如 下：a）白图、蓝图、底 图等 各类 图纸 可 采用 黑白 二值 模式 扫描；b）白图、蓝图、底 图等各 类图 纸使用 黑白 二值 模式 扫描 后图像 识别 困难 的，可选 用 彩色模 式扫 描。5.4.3.5 同一 份文 件，应 采用相 同的 色彩 模式 进行 扫描。5.4.4 扫 描分 辨率 5.4.4.1 按照 数字 图像 后 期利用 方式 的需 要，扫描 分辨率 的选 择，应保 证扫 描后的 电子 文件 图像 清晰、完整。5.4.4.2 扫 描分 辨率 应不 小于 150dpi。文字 偏小、密集、清晰 度较 差的 档案，可选 择扫 描分 辨率 不小于 300dpi。5.4.5 扫 描格 式 5.4.5.1 扫描 后的 数字 图 像存储 格式 应 为 TIFF、JPEG 或 JPEG2000 等通 用格 式。5.4.5.2 扫描 后的 数字 图 像应转换为 PDF 格式，一 份 文件 应转 换为 一 个 PDF 文件。5.4.5.3 同一 批档 案应 采 用相同 的存 储格 式。5.4.6 扫 描质 量检 查 DB42/T 1481-2018 5 应对 档 案扫 描所 产生 的 数 字图像 进行 审核，检 查数 字 图像 与 纸质 文件 是否 一致。对数字 图像 不完 整、无法清 晰识 别或 图像 失真 度较大 时，应重 新扫 描。对于漏 扫、重扫、多扫 等 情况，应及 时改 正。扫 描 工作完成 后，应填写 城建 档案扫 描工 作单（见 附录 B.4）。5.5 图像 处理 5.5.1 旋 转及 纠偏 对不符 合阅 读习 惯的 数字 图像应 进行 旋转 还原，对 出现偏 斜的 图像 应进 行纠 偏处理。5.5.2 裁边 扫描后 的数 字图 像需 进行 裁边处 理时，应 在距 页边 最外沿 不小 于2 毫米 处裁 剪。5.5.3 去污 扫描后 的数 字图 像需 进行 去污处 理，应以 保持 数字 图 像整洁 为原 则，去除 在扫 描 过程中 产生 的污 点、污线、黑边 等影 响图 像质 量的杂 质。5.5.4 图 像拼 接 对分幅 扫描 形成 的多 幅数 字图像，应以 保证 原档 案 的整体 性为 原则，进行 拼 接处理，合并 为一 份数字图像。拼 接时 应确 保拼 接处平 滑，无明 显拼 接痕 迹。5.5.5 图 像质 量检 查 对数字 图像 旋转、纠 偏、裁边、去污 和拼 接等 处理 情况进 行检 查，不符 合图 像质量 要求 时，应重 新进行图 像处 理。图像 处理 工作完 成后，应 填写 城 建档案 图像 处理 工作 单（见附 录B.5）。5.5.6 文字 OCR 识别 对于 城 建档 案 工作 的 文字材 料 及 图纸 中 的标 题 栏中的 关 于 图纸 的 基本 信 息，宜 逐 步 创造 条件 进行OCR 识别。5.6 数据 挂接 5.6.1 档 案数 字化 的数 字 图像应 与著 录的 文件 级条 目进行 挂接，以 实现 文件 级 条目与 数字 图像 的关 联。5.6.2 应 对挂 接结 果进 行 检查，包括 文件 级条 目与 数字图 像对 应的 准确 性、已挂 接 数字 图像 与实 际扫描数量 的一 致性、数 字图 像是否 能正 常打 开的 可用 性等，发现 错误 及时 进行 纠正。DB42/T 1481-2018 6 5.7 档案 归还 5.7.1 档 案装 盒 档案 数 字化 工作 完成 后，应 按档案 案卷 组成 进行 装订、装盒。对 拆 除过 装订 物的档案 不宜 重新 装订，以免破坏 档 案实 体。5.7.2 档 案入 库 5.7.2.1 应按 照档 案入 库 相关要 求对 纸质 城建 档案 进行查 验。5.7.2.2 应按 照档 案出 入 库登记 表进 行数 目核 查，确认入 库数 目准 确无 误后 履行档 案归 还手 续。5.7.2.3 应按 照城 建档 案 管理机 构要 求完 成档 案入 库与排 架，并对 入库 情况 进行登 记，填写 城 建档案出入 库登 记表（见附录 B.1）。6 档案 数 字化 验收 和移交 6.1 验收 指标 档案数 字化 加工 以案 卷为 单位进 行检 查，抽检 比率 不得低 于 5%，对于 文件 级 条目与 数字 图像 挂接的准确 性，抽检 合格 率应 为 100%，其他 内容 的抽 检 合格率 应不 低 于95%。6.2 验收 内容 6.2.1 应 对城 建档 案信 息 著录的 条目 数据 进行 验收，主要 包括 数据 库中 各条 目的内 容、格式 等的 准确程度、必填 项是 否填 写等。6.2.2 应 对加 工的 数字 图 像进行 验收，主 要包 括扫 描色彩 模式、扫 描分 辨率、存储 格式 的准 确性、图像的完 整性、排 列 顺 序的 准确性、图 像质 量等。6.2.3 应 对数 据挂 接进 行 验收，主要 包括 文件 级条 目与其 对应 的数 字图 像的 挂接的 准确 性等。6.2.4 应对 档 案数 字化 采 集的基 本元 数据 项 进 行验 收（见附录 A.1）。6.2.5 应 对档 案数 字化 加 工工作 表单 进行 查验，主 要包括 档案 数字 化工 作过 程中形 成的 各种 工作 表单的完整 性、规范 性等。6.3 验收 移交 DB42/T 1481-2018 7 6.3.1 档 案数 字化 的移 交 可以整 体移 交，也可 根据 工作需 要分 批次 移交。6.3.2 每 批档 案数 字化 质 量验收 达到 本规 程6.1 和6.2 的 要求，予 以验 收“通过”，并 填写 档 案数字化项 目工 作验 收单（见附录 B.6）、档 案数 字化抽 检记 录表（见附录 B.7）、档 案数 字化 成果汇总 表（见 附录 B.8）。6.3.3 城 建档 案数 字化 加 工项目 验收 应按 各城 市信 息化服 务类 项目 验收 管理 相关规 定执 行。DB42/T 1481-2018 8 附录 A（资料 性附录）纸质城 建档 案数 字化 采集 的基本 元数 据项 表A.1 所示 了 档 案数 字化 过程中 需采 集的 基本 元数 据项。各 单位 可在 此基 础 上根据 需要 进行扩充与 完善。表 A.1 纸质 城建 档案 数字 化采集 的基 本元 数据 项 表 序号 元数据 项 元数据 描述 1 数字化 时间 记录纸 质城 建档 案数 字化 的起止 时间 2 数字化 对象 描述 记录需 要特 别说 明的 案卷 物理特 征等 信息。3 扫描分 辨率 记录扫 描分 辨率 4 扫描色 彩模 式 记录扫 描色 彩模 式 5 存储格 式名 称 记录扫 描数 字图 像存 储格 式的名 称 6 格式版 本 记录扫 描数 字图 像存 储格 式的版 本 7 扫描设 备类 型 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用扫 描设 备的 类型 8 扫描设 备制 造商 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用扫 描设 备的 制造 商 9 扫描设 备型 号 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用扫 描设 备的 型号 10 数字化 软件 名称 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用软 件的 名称 11 数字化 软件 版本 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用软 件的 版本 12 数字化 软件 生产 商 记录纸 质城 建档 案数 字化 所用软 件的 生产 商 DB42/T 1481-2018 9 附录 B（资料 性附录）纸质城 建档 案数 字化 登记 表示例 表 B.1 至B.8 给出 了 纸质 城建档 案数 字化 过程 涉及 的登记 表的 示例。表 B.1 所示 了档 案数 字化 加工项 目纸质 档 案出 入库 房的情况 记 录。表B.1 城 建档 案出 入库 登 记表 城建档 案出 入库 登记 表 案卷起 始号 案卷结 束号 出库档 案数目 出库日 期 出库签 字 备注 入库档 案数目 入库日 期 入库签 字 备注 DB42/T 1481-2018 10 表B.2 所示 了城建 档 案数 字化加 工前 处理 的特殊 情 况及修复 情况 记录。表B.2 城 建档 案数 字化 前 处理记 录表 案卷号 技术修 复情 况 页码核 准 记录人 记录 时间 备注 DB42/T 1481-2018 11 表B.3 所示 了 用 于记 录 档 案数字 化项 目信 息著 录工 作 完成 和 质 量检 查情 况。表B.3 城 建档 案 信 息著 录 工作单 案卷号(区间)信息著录 质量检 查 备注 完成人 完成时间 著录数 量 特殊情况记录 完成人 完成时间 质量检查情况 项目级 工程级 案卷级 文件级 DB42/T 1481-2018 12 表B.4 所示 了 用 于记 录档 案扫描 工作 完成 和 质 量检 查情况。表B.4 城 建档 案扫 描工 作 单 案卷号 扫描页 数 扫描特 殊情况记 录 扫描人 扫描时间 质检人 质检时间 备注 A4 A3 A2 A1 A0 DB42/T 1481-2018 13 表 B.5 所 示了 用于 记录 图 像 处理 工作 完成 和 质 量检 查情况。表B.5 城 建档 案图 像处 理 工作单 案卷号 图像处 理 质量检 查 备注 完成人 完成时间 完成情况 特殊情 况记录 完成人 完成 时间 质量检 查情况 DB42/T 1481-2018 14 表B.6 所示 了用于 记录 单 项工程 档案 数字 化 验 收情 况，使 用时 可以 作为 项目 验收的 汇总 表。表B.6 档案 数 字化 项目 工 作验收 单 工程名 称：验收方 签字：移交 方签 字：验收 时间：验收内 容 单位 数量 验收结 果 信息著 录 项目级 条 工程级 条 案卷级 条 文件级 条 总计 条 档案扫 描 案卷 卷 文字 页 图纸 张 图像处 理 案卷 卷 数字图 像 页 数据挂 接 案卷 卷 文件 份 数字图 像 份 DB42/T 1481-2018 15 表B.7 所示 了用于 记 录档 案数字 化项 目 抽 检情 况。表B.7 档案 数字 化抽 检记 录表 工程名 称：抽检员 签字：抽 检时间：抽检内 容 单位 实际 数量 抽检 数量 抽检结 果 信息著 录 项目级 条 工程级 条 案卷级 条 文件级 条 总数 条 档案扫 描 案卷 卷 文字 页 图纸 张 图像处 理 案卷 卷 数字图 像 页 数据挂 接 案卷 卷 文件 份 数字图 像 份 DB42/T 1481-2018 16 表B.8 所示 了用于 记 录档 案数字 化 项 目成 果汇 总。表B.8 档案 数字 化成 果汇 总表 时间：注：图纸页数是按折算A4 之后 统计的总数量。折算计算公式：A0 为16 个 A4，A1、A2、A3 按相应的图幅尺寸关系类推。移交方 签字：移交 方盖 章：数字化 成果 内容 单位 数量 备注 信息著 录 项目信 息 条 工程信 息 条 案卷信 息 条 文件信 息 条 总计 条 数字化 加工 工程 个 案卷 卷 文字（A4）页 图纸 页 图纸 张 占用空 间 T 总计 页 指文字 页数 和图 纸页 数之 合。DB42/T 1481-2018 17 参 考 文 献 1 GB/T 20530 文 献档 案 资料数 字化 工作 导则 2 CJJ/T 158 城建 档案 业务管 理规 范 3 ISO/TR 13028 Information and Documentation Implementation guidelines for digitization of records 4 档 办发20147 号 档 案数字 化外 包安 全管 理规 范