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ICS 01.140.20 A 13 DB12 天津市 地 方 标 准 DB12/T 693 2016 天津市文 书类电子 文件数据 存储结构 规范 Data storage structure specification for administrative electronic records of Tianjin 2016-12-30 发布 2017-02-01 实施 天 津 市 市 场 和 质 量 监 督 管 理 委 员 会 发布 DB12/T 693 2016 I 前 言 本标准 参照GB/T 1.1-2009 标准 化工 作导 则 第1部 分：标 准的 结构 和编 写 给出的 规则 起草。本标准 由天 津市 档案 局提 出。本标准 由天 津市 档案 局归 口并解 释。本标准 起草 单位：天 津市 档案局。本标准 起草 人：方昀、荆 浩、王 美荣、王 颖。本标准 于2016 年12月 首次 发布。DB12/T 693 2016 II 引 言 天津市 落实 贯彻 国家 立卷 制度的 改革 要求，市 级机 关单位 全部 改为 以件 为单 位进行 归档 文件 整 理，为了配 合此 项工 作开 展，特制定 本标 准。本标 准与 天津 市文 书类 电子 文件 元数据 规范 紧 密 联 系，相辅相成，是 归档 电子 文件 共性元 数据 的有 效补 充，需一起 使用。DB12/T 693 2016 1 天津市文 书类电 子文件数 据存储 结构规范 1 范围 本规范 规定了 电子 文件归 档过程 中所需 数据 文件信 息组织 方式、存储 结构及 其基于XML 数 据体 描 述的规则 和方 法等。本规范 适用 于归 档电 子文 件信息 的生 成、存储、交 换 与长期 保存，保 证电 子数 据 脱离系 统的 可读 性。归档电 子文 件移 交时 数据 组织与 本规 范要 求一 致。2 规范性 引用 文件 下列文 件中 的条 款通 过本 标准的 引用 而成 为本 标准 的条款。凡 是注 日期 的引 用文件，其 随后所有的修改单（不包 括勘 误的 内 容）或修 订版 均不 适用 于 本标准，鼓励 根据 本标 准 达成协 议的 各方 研究 是否 可使用这 些文 件的 最新 版本。凡是 不注 日期 的引 用文 件，其 最新 版本 适用 于本 标准。DA/T 22-2015 归档 文件 整理规 则 DB12/T 692-2016 天津 市 文书类 电子 文件 元数 据规 范 3 术语和 定义 DA/T 22-2015 和DB12/T 692-2016 中界定 的以 及下列 术语和 定义适 用本文 件。为方便 使用，下列 重复列出 了某 些术 语和 定义。3.1 存储结 构 Storage Structure 电子文 件归 档、移交 过程 中对 数 据文 件信 息的 组织 形式，本规 范规 定了 以树 型结构 组织 数 据 信 息。3.2 归档文 件 archival document(s)立档单 位在 其职 能活 动中 形成的、办理 完毕、应作 为 文书档 案保 存的 文件 材料，包 括纸 质和 电子 文件材料。DA T 22-2015，定 义3.1 3.3 移交 transfer 文件的 保管 权、所有 权和/或责任 权的 管理 权变 化。4 文书类 电子 文件 数据 存储 结构描 述 具体数 据结构 如图1 所示，采用树 形结构 进行 存储，每一存 储载体 只有 一个根 目录，一般以“全 宗号-年度”设 置根目 录名 称，但必 须按保 管期 限相对 集中存 储。根 目录 下可再 设文件 夹，分 别管 理不 同类型、不同 保管 期限 的电 子文件。DB12/T 693 2016 2 年 度 归 档 电 子 文 件List.XML（归 档 移 交说 明 及 目 录）归 档 文 件 夹1归 档 文 件 元 数 据.XML归 档 文 件 夹N用于对归档的电子文件进行说明，包括全宗名称、组织机构 代 码、全宗号、年度、件数、容量、起止件 号、信息系统描 述 等。记录该年度形成的所有文件级目录的档 号及总 记录数。文件夹名称为 文件级目录 所对应归档文 件的档号。电 子 文 件 存 储 数 据 结 构 示 意 图存储载体正 本定 稿草 稿、修 改 稿、审 核 稿拟 稿 单 或 承 办 单版 式 文 件定 稿草 稿、修 改 稿 审 核 稿拟 稿 单 或 承 办 单对于发文应带 有拟稿单，对于 收文带有承办单，必须保留。发文机关领导 人对文稿进 行最后审定、签署 印发的定稿。是公文办理过 程中产生的 不同版本，依具体情况进行取舍，对于重要公文要保留历次 的修改稿。保存每份归档 电子文件的 全部元数据信 息。正式公文的印 制稿，必须保留。归 档 文 件 元 数 据.XML一般为一个年度的归档文 件。文件夹名称为：全 宗号-年度。如：天津市档 案局2016 年归档电子文 件，则 文件夹名称为：X0061-2016版 式 文 件拟稿单或 承办单、草 稿、修改稿、审核稿、定稿、正 本等文件合成为一个版 式文件，可采用OFD 或PDF 格式正 本 图1 电 子文 件存 储数 据结 构示意 图 5 数据存 储结 构组 成要 素描 述 5.1 年度归 档电 子文 件 以全宗 号-年度 命名，同 一 年度形 成的 归档 电子 文件 应保存 在同 一载 体中，每 一载体 的根 目录 中应包括归 档说 明及 目录 和多 个文件 夹。一 般情 况下，归 档目录 中有 多少 个目 录，就应有 多少 个归 档文 件夹与其对 应。DB12/T 693 2016 3 5.2 归档说 明及 目录 list.XML，归 档说 明及 目 录，主要 指按 照一 定的 次 序、体例 编排 而成 的条 目 组合。归 档说 明中 包括：电子文 件归 档的 全宗 名称、组织 机构 代码、全 宗号、年度、件 数、容量、起 止件号、信 息系 统 描 述。归档目录 仅包 含档 号，用于 与归档 文件 夹进 行对 应，并包含 归档 文件 的全 部记 录数，格式 按照 附 录 A。5.3 归档文 件夹 5.3.1 基本要 求 归档文 件夹 以档 号命 名，一份电 子文 件保 存在 一个 归档文 件夹 中，保存 归档 文件元 数据，应 归 档 的不同版 本的 电子 文件，如 草稿、修改 稿、审核 稿、定稿、正本、版 式文 件等 内容。5.3.2 归档文 件元 数据 文件名 称为 归档 文件 元数 据.XML，主 要用 于记 录每 一份电 子文 件的 元数 据信 息，包 括来 源、档 案 馆名称、档 案馆 代码、全宗 名称、电 子文 件号、档号、全 宗号、档案 门类 代码、保 管期 限代 码、年 度、机构/问 题、盒 号、件 号、内 容描述、统一 社会 信用 代 码、档案 门类、保管 期限、机 构/问题、题名、并列题名、主题 词或 关键 字、人名、摘要、分 类号、文 件编号、责 任者、日 期、文种、主送、抄 送、密 级、保密期 限、附 注、形 式特 征、页数、语种、稿本 类 型、稿本 文件 名、稿 本文 件大小、权限 管理、控 制 标识、存 储位 置、脱机 载体 编号、脱机 载体 存址、缩 微号、电子 属性、格 式信 息、信 息系 统描 述、数 字 化属性、数字 化对 象形 态、扫描分 辨率、扫 描色 彩模 式、图 像压 缩方 案、电子 签名、签名 规则、签 名时 间、签名人、签 名结 果、证书、证 书 引证、签 名算 法标 识、机 构人 员类 型、机构 人员名 称、业务 行 为、行 为时间、行为依据、实体标识符、关联文件。元数据项说明见DB12/T 692-2016，元数据结构规范模式按附录B。5.3.3 拟稿单 或承 办单 公文流 转单 或签 批单。一 份归档 电子 文件 如是 发文 应带有 拟稿 单，如是 收文 应 带有 承办 单，拟 稿 单和承办 单必 须归 档 保 留。其格式 可以 保留 原格 式，也可采 用 OFD、PDF 或其 它 国家允 许的 版式 格式，非密文件 目前 允许 使 用PDF 格式。5.3.4 草稿、修改 稿、审核 稿 电子文 件 办 理过 程 中 产生 的 不同 版本。可 根据 具体 情况 进 行取 舍，对于 重要 公文要 保留 历次 的 修 改稿，一 般情 况下 不保 留。5.3.5 定稿 发文机 关领 导人 对电 子文 件进行 最后 审定、签 署印 发的稿 本。一般 情况 下 必 须保留。其 格式 可 以 保留原格 式，也可 采 用OFD、PDF 或其 它国 家允 许的 版式格 式，非密 文件 目前 允许使 用 PDF 格 式。5.3.6 正本 公文的 主体，用 来表 述公 文的内 容。必须 保留。其 格式可 以保 留原 格式，也 可采 用 OFD、PDF 或其它国家 允许 的版 式格 式，非密文 件 目 前允 许使 用 PDF 格式。5.3.7 版式文 件 将拟稿 单或 承办 单、草稿、修改 稿、审核 稿、定稿、正本 等文 件合 成为 一个 版式文 件，采 用 OFD、PDF 或 其它 国家 允许 的版 式格式，非 密文 件 目 前允 许使 用 PDF 格式。DB12/T 693 2016 4 6 各组成 要素 及 其XML 描述 6.1 归档 说明 及目 录 应符合 以下 要求：XML 标 记：归档 说明 及目录；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 1；元 素：归档 说明 及目 录。表 1 层次 模型 注释 源 代 码 6.2 目录描 述 应符合 以下 要求：XML 标 记：目录 描述；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 2；元 素：目录 描述。表 2 层次 模型 注释 源代码 DB12/T 693 2016 5 6.3 归档文 件元 数据 应符合 以下 要求：XML 标 记：元数 据；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 3；元 素：元数 据。表 3 层次 模型 注释 源 代 码 6.4 文件实 体块 应符合 以下 要求：XML 标 记：文件 实体 块；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 4；元 素：文件 实体 块。表 4 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 6 6.5 文件实 体 应符合 以下 要求：XML 标 记：文件 实体；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 5；元 素：文件 实体。表 5 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 7 6.6 来源 应符合 以下 要求：XML 标 记：来源；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 6；元 素：来源。表 6 层次 模型 注释 源 代 码 6.7 档号 应符合 以下 要求：XML 标 记：档号；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 7；元 素：档号。表 7 DB12/T 693 2016 8 层次 模型 注释 源 代 码 6.8 内容描 述 应符 合 以下 要求：XML 标 记：内容 描述；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 8；元 素：内容 描述。表 8 DB12/T 693 2016 9 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 10 6.9 形式特 征 应符合 以下 要求：XML 标 记：形式 特征；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 9；元 素：形式 特征。表 9 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 11 6.10 权限管 理 应符合 以下 要求：XML 标 记：权限 管理；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 10；元 素：权限 管理。表 10 层次 模型 注释 源 代 码 6.11 存储位 置 应符合 以下 要求：XML 标 记：存储 位置；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 11；元 素：存储 位置。表 11 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 12 6.12 电子属 性 应符合 以下 要求：XML 标 记：电子 属性；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 12；元 素：电子 属性。表 12 层次 模型 注释 源 代 码 6.13 数字化 属性 应符合 以下 要求：XML 标 记：数字 化属 性；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 13；元 素：数字 化属 性。表 13 层次 模型 注释 源 DB12/T 693 2016 13 代 码 6.14 电子签 名 应符合 以下 要求：XML 标 记：电子 签名；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 14；元 素：电子 签名。表 14 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 14 6.15 机构人 员实 体块 应符合 以下 要求：XML 标 记：机构 人员 实体块；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 15；元 素：机构 人员 实体 块。表 15 层次 模型 注释 源 代 码 6.16 机构人 员实 体 应符合 以下 要求：XML 标 记：机构 人员 实体；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 16；元 素：机构 人员 实体。表 16 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 15 6.17 业务实 体块 应符合 以下 要求：XML 标 记：业务 实体 块；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 17；元 素：业务 实体 块。表 17 层次 模型 注释 源 代 码 6.18 业务实 体 应符合 以下 要求：XML 标 记：业务 实体；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 18；元 素：业务 实体。表 18 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 16 6.19 实体关 系块 应符合 以下 要求：XML 标 记：实体 关系 块；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 19；元 素：实体 关系 块。表 19 层次 模型 注释 源 代 码 6.19.1.1 实体关 系 应符合 以下 要求：XML 标 记：实体 关系；值 域：不作 要求；Schema 定 义：见表 20；元 素：实体 关系。表 20 层次 模型 注释 源 代 码 DB12/T 693 2016 17 DB12/T 693 2016 1 附 录 A（规范 性附 录）归档说 明及 目录 数据 结构 规范模 式 注 1：归档电子文件说明中“件数”,由系统按照目录的总数量自动统计。注 2：归档电子文件说明包括:电子文件归档的全宗名称、统一社会信用代码、全宗号、年度、件数、容量、起止件号、信息系统描述等。DB12/T 693 2016 1 附 录 B（规范 性附 录）元数据 结构 规范 模式 DB12/T 693 2016 2 DB12/T 693 2016 3 DB12/T 693 2016 4 DB12/T 693 2016 5 _
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