天津市文书类电子文件元数据规范DB12／T 692-2016.pdf

ICS 01.140.20 A 13 DB12 天津市 地 方 标 准 DB12/T 692 2016 天津市文 书类电子 文件元数 据规范 Metadata specification for administrative electronic records of Tianjin 2016-12-30 发布 2017-02-01 实施 天 津 市 市 场 和 质 量 监 督 管 理 委 员 会 发布 DB12/T 692 2016 I 前 言 本标准 参照GB/T 1.1-2009 标准 化工 作导 则 第1部 分：标 准的 结构 和编 写 给出的 规则 起草。本标准 由天 津市 档案 局提 出。本标准 由天 津市 档案 局归 口并解 释。本标准 起草 单位：天 津市 档案局。本标准 起草 人：方昀、荆 浩、王 美荣、王 颖。本标准 于2016 年12月 首次 发布。DB12/T 692 2016 1 引 言 为适应天津市电子文件管理的要求，结合天津市实际制定本规范。2009 年国家档案局印发DA/T 46-2009 文 书类 电子文 件 元数据 方案，此 方案规 定了以 文件、案卷 及实体 档案为 主要对 象的 文件 形成、交 换、归 档、保 管等 过程的 元数 据的 设计、捕 获、著 录的 一般 要求，天 津市落 实贯 彻国 家立 卷 制 度改革的 要求，市 级机 关单 位 全部改 为以 件为 单位 进行 归档文 件整 理，电子 文件 归 档与实 体档 案分 别管 理，因此，国 家档 案局 制定 的 标准对 指导 天津 市档 案管 理工作 存在 差异，与实 际 工作出 入较 大，不 能满 足 电子文件 和档 案管 理工 作需 求，需要 制定 符合 天津 市 实际的 元数 据方 案。本 规 范与 天 津市 文书 类电 子 文件数据 存储 结构 规范 中 对元数 据的 规定 相辅 相成，互 为补 充，并 将具 有共 性 的元数 据内 容在 移交 说明中进行 统一 描述。DB12/T 692 2016 2 天津市文 书类电 子文件元 数据规 范 1 范围 本标准 规定 了以 文件 为单 位的文 书类 电子 文件 形成、办理、归档、移 交和 长期 保 存的元 数据 项内 容。本标准 适用 于对 电子 文件 全过程 管理 的元 数据 设计、捕获和 著录，其 它门 类的 电 子文件 可参 照执 行。2 规范性 引用 文件 下列文 件对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB 2312 信息 交换 用汉 字 编码字 符集 GB 18030 信息 技术 中 文 编码字 符集 GB/T 18894-2002 电子 文 档归档 与管 理规 范 DA/T 1-2000 档 案工 作基 本术语 3 术语和 定义 GB/T 18894-2002 和DA/T 1-2000界 定的 以及 下列 术语 和定义 适用 本文 件。为方 便使用，下 列重 复 列出了某 些术 语和 定义。3.1 电子文 件 electronic records 指在数 字设 备及 环境 中生 成，以 数码 形式 存储 于磁 带、磁 盘、光盘 等载 体，依 赖计算 机等 数字 设 备阅读、处理，并 可在 通信 网络上 传送 的文 件。GB/T 18894-2002，定义3.1 3.2 文书类 电子 文件 administrative electronic records 指反映 党务、政 务、生产 经营管 理等 各项 管理 活动 的电子 文件 3.3 元数据 metadata 描述文 件的 背景、内 容、结构及 其整 个管 理过 程的 数据。3.4 元素 element 通过标 识、定义、约 束性、值域 等一 组属 性描 述的 数据单 元。3.5 简单型 simple type 不具有 子元 素的 元素 所对 应的元 素类 型。3.6 容器型 container type DB12/T 692 2016 3 具有子 元素 的元 素所 对应 的元素 类型。3.7 复合型 comples type 本身可 以被 赋值 且在 一定 条件下 可以 具有 子元 素的 元素所 对应 的元 素类 型 4 电子文 件元 数据 索引 表 电子文 件元 数据 结构 见 表1。表1 电子 文件 元数 据索 引 表 层次描述 编号 元素 编号 元素 备注 文件实体 M1 来源 M2 档案馆名称 M3 档案馆代码 M4 全宗名称 M5 电子文件号 M6 档号 M7 全宗号 M8 档案门类代码 M9 保管期限代码 M10 年度 M11 机构/问题代码 M12 盒号 M13 件号 M14 内容描述 M15 统一社会信用代码 M16 档案门类 M17 保管期限 M18 机构/问题 M19 题名 M20 并列题名 M21 主题词或关键字 M22 人名 M23 摘要 M24 分类号 M25 文件编号 M26 责任者 M27 日期 M28 文种 M29 主送 M30 抄送 M31 密级 M32 保密期限 M33 附注 DB12/T 692 2016 4 M34 形式特征 M35 页数 M36 语种 M37 稿本类型 M38 稿本文件名 M39 稿本文件大小 M40 权限管理 M41 控制标识 M42 存储位置 M43 脱机载体编号 M44 脱机载体存址 M45 缩微号 M46 电子属性 M47 格式信息 M48 信息系统描述 M49 数字化属性 M50 数字化对象形态 M51 扫描分辨率 M52 扫描色彩模式 M53 图像压缩方案 M54 电子签名 M55 签名规则 M56 签名时间 M57 签名人 M58 签名结果 M59 证书 M60 证书引证 M61 签名算法标识 机构人员实体 M62 机构人员类型 M63 机构人员名称 业务实体 M64 业务行为 M65 行为时间 M66 行为依据 实体关系 M67 实体标识符 M68 关联文件 5 元数据 的描 述方 法 元数据 元素 描述 方法 见表2，所描 述的 中文 字符 集应 符合GB 2312 和GB 18030。表2 元数 据元 素描 述方 法 编号 按一定规则排列的元数据的顺序号 中文名称 元数据元素的中文标识 DB12/T 692 2016 5 英文名称 元数据元素的英文标识 定义 元数据元素含义的描述 目的 描述该地数据元素的必要性和作用 约束性 说明采用 该 元数 据元素 的 强制 性程度，分“必选”、“条 件选”和“可 选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表 示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表 示可采用也可不采用，由用户根据需要确定 可重复性 元数据元素是否可以重复出现 元素类型 元数据元素所属的类型，本标准将元素分为简单型、容器型和复合型 数据类型 为表达元数 据 元素值而规 定 的 具 有 相 同 数 学特性和相 同 操 作 集 的 数 据 类别。本标 准 数据类型包 括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型 值域 可以分配给元数据元素的值 缺省值 该元数据元素的默认值 著录信息源 元数据元素值的来源 著录细则 元数据元素值的著录细则 注释 对元素的进一步说明 6 元数据 描述 6.1 元数据 应符 合附 录 A 的要 求。6.2 元数据 表 应 符合 附录 B 的 要求。DB12/T 692 2016 6 附 录 A（规范 性附 录）元数据 描述 表A.1 来源 编号 M1 中文名称 来源 英文名称 provenance 定义 对形成、归档、移交、保管电子文 件的单位（个人）和全宗的描述 目的 提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 数据类型 值域 缺省值 著录信息源 著录细则 注释 表A.2 档案馆 名称 编号 M2 中文名称 档案馆名称 英文名称 archive name 定义 集中管理特定范围档案的专门机构的名称 目的 标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 注释 档案馆应名称与档案馆代码保持一一对应 表A.3 档案馆 代码 DB12/T 692 2016 7 编号 M3 中文名称 档案馆代码 英文名称 archive identifier 定义 对档案馆所赋予的代码 目的 唯一标识档案馆，利于电子文件的管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 注释 档案馆代码应与档案馆名称保持一一对应 表A.4 全宗名 称 编号 M4 中文名称 全宗名称 英文名称 fonds name 定义 档案馆（室）赋予全宗的标识 目的 区分电子文件来源，利于电子文件的管理、提供检索 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 注释 表A.5 电子文 件号 编号 M5 中文名称 电子文件号 英文名称 electronic record code 定义 唯一标识电子文件的ID号 目的 为稿本提供唯一标识，在电子文件之间、电子文件与机构人员、业务时间、业务行为、实体关系之间提供关联标识 约束性 必选 DB12/T 692 2016 8 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 由系统按照既定规则生成 注释 电子文件号 应具备语义，一般由系统赋予唯一标识，应保证唯一性和稳定性。原则上一条档案目录下带有多少个电子原文，就应具有多少个 电子文件号，并通过 电子文件号 可以与稿本、机构人员、业务行 为、业务时间、实体关系等进 行相关联系；电子文件号应随稿本文件的产生而产生，并随稿本文件、业务实体、实体 关系进行记录，具体使用方法见天津市文书类电子文件数据存储结构规范中附录 2 元数据结构规范模式。表A.6 档号 编号 M6 中文名称 档号 英文名称 archival code 定义 以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码 目的 揭示电子文件分类、排列、编 目的结果，利于管理、统计和 利用，在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 复合型 数据类型 字符型 值域 缺省值 不能为空值 著录信息源 由形成、处理、管理电子文件的信息管理系统按照既定规则生成，应保证唯一性和稳定性 DB12/T 692 2016 9 著录细则 档号编码规则：全宗号-档案门 类代码-保管期限代码-年度-机构/问题代码-盒号-件号。档号的生成要求由各个组成项自动合成，即系统既要保留完整的档号，还要保留生成档号的各个分项。其 中全宗号、年度由系统自动或通过选择确定；档案门类代码，用于标注档案所属的门类，可由系统定义，列表选择；保管期限代码根据保管期限的定义分为永久、定期 30 年、定 期 10 年；归档机构代码根据归档机构的编码规则产生，根据文件形成部门机构编码方案，可形成归档机构代码。将全宗内归档机构代码表嵌入产生、处理电子文件的原始信息系统，在文件生成时由计算机自动匹配或者由用户选择归档机构代码，禁止用汉字标注。件号则在确定的编码规则下统一编制，由系统自动生成。各组成项的长度设定及举例：全宗号：5 位阿拉伯数字或英 文字母及组合，如 X0061；档案门类代码：2 位英文字母，如WS；保管期限代码：1-3 位阿拉伯数字或英文字母，永久由字母 YJ 表示，定期分 为30 年、10 年，分别用 D30、D10 表示，或者其它表示时间长度的数值，如定期 5 年用 D05 表示，机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 8 号）之前的永久、长期、短期用字母 Y、C、D 表示；年度：4 位阿拉伯数字，如 2016；机 构/问题代码：3 位的阿拉伯数 字或字母，如 001；盒号：4 位阿拉伯数字，如0012，若为 空值则由四个零代替；件号：4 位阿拉伯数字，如 0123。完整的档号 中应不包含汉字，用各个组成项的预设的代码组成，各个组成项中可以保存汉字描述，如机构代码在档号中用 001 表示，在分项中保留 其对应的汉字，如办公室；如问题在档号中用“001”表示，在分项中对应为“党群问题”注释 档号在系统中应具有唯一性 表A.7 全宗号 编号 M7 中文名称 全宗号 英文名称 fonds identifier 定义 档案馆（室）分配给全宗的代码 目的 标识全宗，利于电子文件的管理和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 注释 全宗号一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗号时，本元素必选。推荐使用 预定义值域列表选择著录；表A.8 档案门 类代 码 编号 M8 中文名称 档案门类代码 DB12/T 692 2016 10 英文名称 archival categories identifier 定义 按照档案的特性把相同类别的档案集中在一起而形成的分类，在档号中用代码表示，与档案门类描述相对应。目的 便于相同类别的档案集中管理 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 WS、CK、ZP、LY、LX、KJ、ZY、QT 缺省值 著录信息源 在电子文件归档环节通过文件特性进行判别赋值。著录细则 在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录。注释 表A.9 保管期 限代 码 编号 M9 中文名称 保管期限代码 英文名称 retention period identifier 定义 经鉴定后划定的电子文件的存留年限。目的 标识电子文件保存期限，利于电子文件的管理、鉴定和统计 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 YJ、D30、D10、Y、C、D、【其 它】缺省值 著录信息源 在电子文件处理过程中需要初次鉴定，在捕获处理、保管处置过程中都需要进行鉴定，确认存留年限。著录细则 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 8 号）之前的档案可保留原值，如 Y、C、D；8 号令之后的数据采用新标 准，永久为 YJ，定 期 30年为 D30，定期 10 年为 D10，在档号中用字母或数字表示，在元数据项中用汉字描述表示。注释 值域 中 列 出 的 是 国 家 档 案 局 关 于 机 关 档 案 保 管 期 限 的 规 定（国 档 发 1987 27 号）和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第 8 号）规定的保管期限。值域中的“其他”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限，由用户结合实际自定义形成，如有特殊规定，依规定执行 表A.10 年度 编号 M10 中文名称 年度 英文名称 year 定义 电子文件按年度分类后标记的形成处理年度 目的 标识电子文件年度，利于电子文件的管理和利用 DB12/T 692 2016 11 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 数值型 值域 缺省值 著录信息源 在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录 著录细则 4 位阿拉伯数字，如2011 注释 表A.11 机构或 问题 代码 编号 M11 中文名称 机构或问题代码 英文名称 organizational structure or function identifier 定义 对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果，用代码表示 目的 区分电子文件类别，利于电子文件的管理、提供检索 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 在电子文件归档管理系统中，通过列表选择或手工著录 著录细则 按 实 体分 类 整理 时的 部 门或 问题 进 行著 录，在 档号 中 以代 码的 形 式存 在，在 著录 项中以文字描述的形式存在。如档号中用“001”表示，在机构 或问题元数据项中用“办公室”或“党群问题”表示。注释 表A.12 盒号 编号 M12 中文名称 盒号 英文名称 box number 定义 电子文件所对应实体档案的盒顺序号 目的 标识电子文件所属档案盒，利于电子文件和实体档案的关联 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 DB12/T 692 2016 12 缺省值 著录信息源 在管理电子文件的系统中手工著录 著录细则 注释 若档案整理模式为订卷的形式，此值可以用于记录案卷号信息 表A.13 件号 编号 M13 中文名称 件号 英文名称 agency item number 定义 编制的文件或组合文件的排列顺序号 目的 标识电子文件排列顺序，利于电子文件的管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 著录细则 注释 表A.14 内容描 述 编号 M14 中文名称 内容描述 英文名称 content description 定义 对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述 目的 提供电子文件内容描述信息，利于检索和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 容量型 数据类型 值域 缺省值 著录信息源 著录细则 注释 表A.15 组织机 构代 码 编号 M15 DB12/T 692 2016 13 中文名称 统一社会信 用代码 英文名称 Unified social credit code 定义 是一 组长 度为18 位 的用 于法 人 和其 他组 织身 份识 别的 代码，按 国 家标 准委 批准 发布GB 32100-2015 法人 和其 他 组织统 一 社会 信用 代 码编 码规 则 执 行，是 组织 机 构代 码 的扩展 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 通 过 预 定 义 值 域著 录 或 手 工著录，每 个 单 位 具有 唯 一 的 统一社 会 信 用 代 码，根 据 机 构编码方案产生 注释 统一社会信用代码用18位的阿 拉伯数字或大写英文字母表示，由登记管理部门代码（1位）、机构类别代码（1 位）、登 记管理机关行政区划码（6 位）、主体标识码（组织机构代码）（9 位）和校验码（1 位）5 个部分组成。GB 32100-2015 实施前此项元素 的值为组织机构代码，实施后为 统一社会信用代码 表A.16 档案 门类 编号 M16 中文名称 档案门类 英文名称 archival categories name 定义 按 照 档案 的 特性 把相 同 类别 的档 案 集中 在 一起 而形 成 的分 类名 称，与 档 案门 类代 码相对应。目的 便于相同类别的档案集中管理 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 文书、财会、照片、录音、录像、科技、专业、【其它】缺省值 著录信息源 在电子文件归档环节通过文件特性进行判别赋值。著录细则 在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录。注释 表A.17 保管 期限 编号 M17 中文名称 保管期限 DB12/T 692 2016 14 英文名称 retention period 定义 经鉴定后划定的电子文件的存留年限。目的 标识电子文件保存期限，利于电子文件的管 理、鉴定和统计 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 永久、定期30年、定期10 年、长期、短期、【其它】缺省值 著录信息源 在 电 子文 件 处理 过程 中 需要 初次 鉴 定，在 捕获 处理、保管 处置 过 程中 都 需要 进行 鉴定，确认存留年限。著录细则 为满足机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8 号）之 前 的档 案 保管 期限 可 沿用 以前 的 定义 为 永久、长 期、短 期，之 后的 档 案采 用新 标准，分为 永 久和 定期，其中 定期 可 以分 为30 年、10 年 和其 它，著 录实 际 汉字 描述，可通过列表选择。注释 值 域 中 列 出 的 是 国 家 档 案 局 关 于 机 关 档 案 保 管 期 限 的 规 定（国 档 发 1987 27 号）和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8 号）规定的保管期限。值域中的“其他”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限，由用户结合实际自定义形成，如有特殊规定，依规定执行。表A.18 机构/问题 编号 M18 中文名称 机构或问题 英文名称 organizational structure or function 定义 对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果 目的 区分电子文件类别，利于电子文件的管理、提供检索 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 在电子文件归档管理系统中，通过列表选择或手工著录 著录细则 按 实 体分 类 整理 时的 部 门或 问题 进 行著 录，在 档号 中 以代 码的 形 式存 在，在 著录 项中以文字描述的形式存在。如档号中用“001”表示，在机构 或问题元数据项中用“办公室”或“党群问题”表示。注释 DB12/T 692 2016 15 表A.19 题名 编号 M19 中文名称 题名 英文名称 title 定义 又称标题，文件 标题，是表达归档电子文件中心内容和形式特征的名称。目的 描述电子文件的中心内容，提供检索 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理电子文件的信息管理系统 著录细则 在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录 注释 表A.20 并列题 名 编号 M20 中文名称 并列题名 英文名称 parallel title 定义 解释或从属于题名和另一题名 目的 利于通过题名的解释文字或从属信息进一步了解文件 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理电子文件的信息管理系统 著录细则 在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录 注释 表A.21 主题词 或关 键词 编号 M21 中文名称 主题词或关键词 英文名称 Descriptor OR keyword 定义 在 标 引和 检 索上 用以 表 达电 子文 件 主题 的 规范 化的 词 或词 组，取 自电 子 文件 题名 或正文 目的 揭示电子文件主题，提供检索 DB12/T 692 2016 16 约束性 可选 可重复性 可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于原有信息管理系统或 档案管理系统 著录细则 手工著录或自动捕获 注释 主 题 词建 议 选择 相关 的 编码 体系，例如 档案 主题 词 表 等，关 键词 则 可以 是任 何词或词组组成 表A.22 人名 编号 M22 中文名称 人名 英文名称 personal name 定义 文件内容中涉及的具有检索意义的人物姓名 目的 提供检索 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处 理电子文件的信息管理系统或归档后的档案管理系统 著录细则 手工著录或系统捕获 注释 当涉及到多个人名时用相关标识符分开，如空格或逗号等 表A.23 摘要 编号 M23 中文名称 摘要 英文名称 abstract 定义 对电子文件核心内容的简短陈述。目的 提供电子文件简要信息，利于在短时间内了解文件内容 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 DB12/T 692 2016 17 著录信息源 来源于形成、处理、管理电子文件的原始信息系统或档案管理系统 著录细则 需要在公文处理 过程中由文件创建者或归档后由档案管理人员手工著录或系统捕获 注释 表A.24 分类号 编号 M24 中文名称 分类号 英文名称 class code 定义 采 用 中 国 档案 分类 法 对 电子 文 件进 行 主题 分析，并依 照电 子 文件 的 内容 和特 点分门别类后形成的类目标记符号 目的 揭示电子文件的分类结果，提供检索 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于形成、处理、管理电子文件的原始信息系统或档案管理系统 著录细则 列表选择或手工著 录 注释 表A.25 文件编 号 编号 M25 中文名称 文件编号 英文名称 document number 定义 文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予的文件的顺序号，也称文号 目的 提供检索 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于在形成、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 文 件 编号 由 产生、形 成、处 理电 子 文件 的 信息 管理 系 统自 动生 成 或手 工 著录，建 议由系统按照既定规则自动生成 注释 一般发文为发文编号，其他遵 照有关系统的系列编号或文件的实际编号。表A.26 责任者 DB12/T 692 2016 18 编号 M26 中文名称 责任者 英文名称 author 定义 对电子文件内容进行创建、负有责任的团体或个人。目的 明确电子文件的责任主体，提供检索 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来 源 于形 成、处 理、管 理电 子文 件 的信 息 管理 系统，发文 时可 取 自电 子 文件 管理 系统中的印发机关一致 著录细则 发文：电子文件主要创建者往往指本单位，可以由系统自动生成。收文：需要在文书处理 过程中由创建者或处理人员手工著录 注释 责任者往往指文件的形成单位 表A.27 日期 编号 M27 中文名称 日期 英文名称 date 定义 文件形成的日期 目的 明确文件形成时间，提供检索 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 时 间 项用8 位 阿拉 伯 数字 表 示，第1-4 位 数 表示 年，第5-6 位数表 示 月，第7-8 位数 表示日 缺省值 著录信息源 来源于形成、处理和管理电子文件的信息管理系统 著录细则 采用YYYYMMDD 的格式著录，如19850810 注释 表A.28 文种 编号 M28 中文名称 文种 英文名称 document type 定义 按性质和用途确定的文件种类的名称 目的 揭示文件的性质、特点，反映行为方向，表达目的与要求 DB12/T 692 2016 19 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 决 议、决 定、命 令、公 报、公告、通告、意见、通 知、通 报、报 告、请 示、批复、议案、函、纪要、【其它】。缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统。著录细则 文 种 由公 文 处理 人员 依 据文 件生 成 时的 属 性信 息通 过 预定 义 值 域 列表 选 择著 录或 手工著录。注释 表A.29 主送 编号 M29 中文名称 主送 英文名称 principal receiver 定义 文件的主要受理者，一般为文件内容规定任务的主要执行者。目的 说明电子文件的发送对象，提供检索 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 产 生、处 理、管 理电 子 文件 的信 息 管理 系 统可 以预 先 设置 相关 的 文件 执 行者 单位 编码表，在文书处理过程中选 择生成或手工著录 注释 表A.30 抄送 编号 M30 中文名称 抄送 英文名称 Other receivers 定义 除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者。目的 说明电子文件的发送对象，提供检索 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 DB12/T 692 2016 20 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 产 生、处 理、管 理电 子 文件 的信 息 管理 系 统可 以预 先 设置 相关 的 文件 执 行者 单位 编码表，在文书处理过程中选择生成或手工著录 注释 表A.31 密级 编号 M31 中文名称 密级 英文名称 security classification 定义 文件保密程度的等级。目的 利于电子文件管理和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 公开、内部、国内、秘密、机密、绝密 缺省值 著录信息源 在电子文件产生、捕获处理、保管处理过程中对文件的密级进行确定 著录细则 注释 表A.32 保密期 限 编号 M32 中文名称 保密期限 英文名称 secrecy period 定义 对文件密级时 效的规定和说明 目的 利于电子文件的管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 在文件处理、捕获、保管处置过程中对文件密级时效的确定 著录细则 注释 表A.33 附注 DB12/T 692 2016 21 编号 M33 中文名称 附注 英文名称 annotation 定义 电子文件和元数据中需要解释和补充说明的事项 目的 提供电子文件及其元数据有关补充信息 约束性 可选 可重复性 可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 需要在文书处理过程中由文件创建者或处理人员手工著录。注释 表A.34 形式 特征 编号 M34 中文名称 形式特征 英文名称 formal characteristics 定义 电子文件外在形式特征 目的 记录电子文件形式特征信息，利于电子文件的统计和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 数据类型 值域 缺省值 著录信息源 著录细则 注释 表A.35 页数 编号 M35 中文名称 页数 英文名称 total number of pages 定义 电子文件对应的纸质文件档案的页数 目的 利于档案的统计、管理 约束性 必选 可重复性 不可重复 DB12/T 692 2016 22 元素类型 简单型 数据类型 数字型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统或档案管理系统 著录细则 由文书处理人员或档案管理人员手工著录 注释 表A.36 语种 编号 M36 中文名称 语种 英文名称 language 定义 电子文件正文所使用的语言的类别 目的 利于电子文件的查询、显示和理解 约束性 可选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 汉语 著录信息源 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录 著录细则 注释 著录 GB/T 4880.2-2000 和 GB/T 4881 中语种的汉语名称 表A.37 稿本类型 编号 M37 中文名称 稿本类型 英文名称 manuscript type 定义 文件的文稿类型或版本类型及相关的办文信息 目的 描述文件的形成特征，利于电子文件的控制和管理 约束性 可选 可重复性 可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 承办单、拟稿单、草稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本、签发稿、【其它】缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 通过预定义值域的方式进行列表选择或手工著录 DB12/T 692 2016 23 注释 一 个 档案 条 目可 包含 多 个稿 本类 型，每 个 稿本 类型 应 对照 一个 稿 本文 件 名。重要 文件要保存历次全部稿本，包括历次修改稿 表A.38 稿本 文 件名 编号 M38 中文名称 稿本文件名 英文名称 manuscript file name 定义 存储于计算机中稿本文件的文件名称 目的 记录电子文件的形成过程，保证电子文件的真实性完整性 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 注释 由系统自动捕获，捕获内容的显示格式为：文件名称.扩 展 名，如“关 于XXX 的通知.DOC”表A.39 稿本文 件大 小 编号 M39 中文名称 稿本文件大小 英文名称 manuscript file size 定义 稿本文件的字节数 目的 记录电子文件的形成过程，保证电子文件的真实性完整性 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统 著录细则 注释 稿本文件大小的统计单位可采用B、KB、MB，由数量和单位两 部分组成，如：1024K 表A.40 权限 管理 编号 M40 DB12/T 692 2016 24 中文名称 权限管理 英文名称 rights management 定义 对电子文件内容涉及或具有的权益以及被赋予权限的一组描述信息 目的 描述电子文件 权限信息，以利于电子文件安全管理、控制和利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 数据类型 值域 缺省值 著录信息源 著录细则 注释 表A.41 控制标 识 编号 M41 中文名称 控制标识 英文名称 control identifier 定义 电子文件是否公开、开放或控制使用的标识 目的 保障信息安全，促进开放利用 约束性 必选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 互联网开放、政务外网开放、政务内网开放、控制、【其它】缺省值 不能为空值 著录信息源 来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统或档案管理系统 著录细则 应遵照国家有关信息公开要求和档案开放的原则进行设定 注释 表A.42 存储位 置 编号 M42 M35 中文名称 存储位置 英文名称 storage location 定义 对电子文件物理和逻辑存址的一组描述信息 目的 利于电子文件的控制、管理和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 容器型 DB12/T 692 2016 25 数据类型 值域 缺省值 著录信息源 著录细则 注释 表A.43 脱机载 体编 号 编号 M43 中文名称 脱机载体编号 英文名称 offline medium identifier 定义 电子文件脱机存储载体排列的顺序的一组代码 目的 利于电子文件的保管和利用 约束性 条件选 可重复性 不可重复 元素类型 简单型 数据类型 字符型 值域 缺省值 著录信息源 来源于产生、处理、管理归档电子文件的信息管理系统 著录细则 与电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）的要求一致 注释 表A.44 脱机载 体存 址 编号 M44 M38 中文名称 脱机载体存址 英文名称 offline med