蒙古文档案整理规范DB15／T 368-2018.pdf

ICS 01.040.03 A 14 DB15 内 蒙 古 自 治 区 地 方 标 准 DB15/T 368 2018 代替 DB15/T 368-2001 蒙古文档 案整理规 范 The specification of mongolian archival arrangement 2018-11-20 发布 2019-02-20 实施 内 蒙 古 自 治 区 市 场 监 督 管 理 局 发布 DB15/T 368 2018 I 目 次 前言.II 1 范围.1 2 规 范性 引用 文件.1 3 术 语与 定义.1 4 收集.2 5 整理.2 6 装 订、编页、装 盒.4 7 编 制档 案目 录.5 附录A（资 料性 附录）按件整 理档 案归 档章 样式.6 附录B（资 料性 附录）按卷整 理档 案的 目录 样式.7 附录C（资 料性 附录）按卷整 理档 案盒 样式.10 附录D（资 料性 附录）按件整 理档 案归 档文 件目 录式样.17 DB15/T 368 2018 II 前 言 本标准 按照GB/T 1.1-2009 给出的 规则 起草。本标准 代替DB15/T 368-2001 蒙 古文 档案 管理 规范。本 标准 与DB15/T 368-2001 相 比，除编 辑 性修改外 主要 技术 变化 如下：修 改了 术语 和定 义；增 加了 蒙古 文档 案档 号的要 求；增 加了 蒙古 文电 子文 件的整 理相 关要 求；增 加了 蒙古 文档 案归 档章项 目和 归档 章的 填写 要求。本标准 由内 蒙古 自治 区档 案局提 出并 归口。本标准 主要 起草 单位：内 蒙古自 治区 档案 局。本标准 主要 起草 人：徐春 阳、张 帅、张海 山、穆林、张存 贵、李晓 梅、黄丽 萍。DB15/T 368 2018 1 蒙 古文档 案整理规 范 1 范围 本标准 规定 了蒙 古文 档案 管理的 术语 和定 义、收集、整理、文 件材 料的 装订、编页、装 盒。本标准 适用 于蒙 古文 档案 的整理。2 规范性 引用 文件 下列文 件 对 于本 文件 的应 用是必 不可 少的。凡 是注 日 期的引 用文 件，仅注 日期 的 版本适 用于 本文 件。凡是不 注日 期的 引用 文件，其最 新版 本（包括 所有 的修改 单）适用 于本 文件。GB/T 9705-2008 文 书档 案案卷 格式 DA/T 13-1994 档号 编制 规则 DA/T 22-2015 归档 文件 整理规 则 3 术语与 定义 3.1 蒙 古文 文件 材料 mongolian document materials 国 家机 构、社会 组织 以及个 人在 履行 其法 定职 责或处 理事 务中 以蒙 古文 形成的 信息 记录。3.2 蒙 古文 档案 mongolian files 国 家机 构、社会 组织 以及个 人从 事政 治、军事、经济、科 学、技术、文 化、民 族、宗教 等活 动 产 生的对国 家和 社会 有保 存价 值的以 蒙古 文字 形成 的历 史记录。3.3 收集 collection 档 案馆、档 案室 接收 及征集 蒙古 文档 案和 其他 有关文 献的 活动。包 括各 级各类 档案 室按 制度 进 行 的蒙古文 文件 材料 归档 交接 工作；各级 档案 馆依 法接 收蒙古 文档 案和 向社 会与 个人征 集蒙 古文 档案 的工作。3.4 整理 archival arrangement 按照一 定原 则对 蒙古 文档 案实体 进行 系统 分类、组 合、排 列、编 号 和编 目，使之有 序化 的过 程。DB15/T 368 2018 2 3.5 编目 catalogue 按 照一 定的 规则 进行 蒙古文 档案 著录 并将 条目 组织成 目录 的过 程。3.6 档 案目 录 list 按 照一 定的 次序、体 例编制 而成 的揭 示档 案内 容与形 式特 征的 条目 组合，是 档案 管理、检 索和 利 用的工具。注：根据整理方法不同，分为案卷目录和归档文件目录。3.7 档号 archival code 以 字符 形式 赋予 蒙古 文档案 实体 的用 以固 定和 反映蒙 古文 档案 排列 顺序 的一组 代码。3.8 件 item 蒙 古文 文件 材料 的整 理单位。3.9 案卷 file 在一个 全宗 内，由互 有联 系的若 干文 件组 合成 的放 入卷夹、卷 皮内 的基 本保 管单位，简 称卷。4 收集 4.1 收集范 围 参照 机 关文 件材 料归 档 范围和 文书 档案 保管 期限 规定 执 行。凡由 蒙古 文 译成汉 文或 由汉 文译 成蒙古文 的译 文底 稿均 应收 集。4.2 收集要 求 收集的 文件 材料 应齐 全、完整、系统。对 字迹 模糊 或易褪 变的 应复 制，并附 于原件 后一 并保 存。已破损的 文件 材料 应修 裱。5 整理 5.1 整理原 则 5.1.1 按照蒙 古文 和其 他文 字文 件材料 的特 点，应遵 循文 件材料 形成 的规 律，保持 文件材 料之 间的 有机联系，区 分不 同保 管期 限，便 于保 管和 利用。DB15/T 368 2018 3 5.1.2 整理应 符合 文档 一体 化管 理要求，便 于计 算机 管理，保证 蒙古 文纸 质档 案和 蒙古文 电子 档案 整理协调 统一。5.2 整理方 式 文书类 档案 应采 用按 件整 理的方 式，其它 门类 档案 若无国 家和 档案 行业 规范 要求，应采 用按 卷整 理的方式，下 列文 件材 料应 采用按 卷整 理方 式：a)以蒙古 文形 成的 反映 同一 问题或 同一 类问 题联 系紧 密且不 可分 割的 文件 材料；b)蒙古文 报刊 的定 稿、样报、样刊、书 籍的 定稿、清 样和样 书；c)蒙古语 广播、电 视节 目的 文字材 料；d)蒙古语 电影 和电 视剧 的脚 本；e)以蒙古 文形 成的 教学、科 研、艺 术文 件材 料；f)其它以 蒙古 文为 主形 成的 文件材 料。5.3 整理方 式 5.3.1 分类 档案应 区分 不同 门类，采 用年度 和保 管期 限方 法进 行两级 分类，专 业档 案按 有关规 定进 行分 类。5.3.2 件的构 成 蒙古文 归档 文件 一般 以每 份文件 为一 件。正文、附 件为一 件；文件 正本 与定 稿（包 括法 律法 规等 重要文件 的历 次修 改稿）为 一件；转发 文与 被转 发文 为一件；原 件与 复制 件为 一件；正本 与翻 译本 为一 件；报表、名 册、图 册等 一册（本）为一 件（作 为文 件 附件时 除外）；简报、周 报等材 料一 期为 一件；会 议纪要、会议 记录 一般 一次 会议为 一件，会 议记 录一 年一本 的，一本 为一 件；来文与 复文（请 示与 批复、报告与 批示、函 与复 函等）一般 独立 成件，也 可为 一件。有文 件处 理单 或发 文稿纸 的，文件 处理 单 或 发文稿纸 与相 关文 件为 一件。5.3.3 件内文 件排 序 蒙古文 归档 文件 排序 时，正文在 前，附件 在后；正 本 在前，定稿 在后；转 发文 在 前，被 转发 文在 后；原件在 前，复制 件在 后；不同文 字的 文本，无 特殊 规定的，汉 文文 本在 前，蒙古文 文本 在后；来 文与 复文作为 一件 时，复文 在前，来文 在后。有文 件处 理 单或发 文稿 纸的，文 件处 理单在 前，收文 在后；正 本在前，发文 稿纸 和定 稿在 后。5.3.4 件的排 列 蒙古文 文件 材料 应在 分类 方案的 最低 一级 类目 内，按时间 结合 事由 排列。同 一事由 的文 件材 料，按文件材 料形 成先 后顺 序排 列。会 议文 件、统计 报表 等成 套 性文 件可 集中 排列。5.3.5 电子文 件命 名 蒙古文 电子 文件 按档 号命 名。5.4 编号 5.4.1 编号规 则 5.4.1.1 蒙古文 文件 材料 应依 分类 方案和 排列 顺序 编写 档号。5.4.1.2 档号编 制应 遵循 唯一 性、合理性、稳 定性、扩 充性、简单 性原 则。DB15/T 368 2018 4 5.4.2 档号 5.4.2.1 按卷整 理档 案的 档号 结构 为全宗 号-目录 号-案 卷号。5.4.2.2 按件整 理档 案的 档号 结构 为全宗 号-档案 门类 代码 年度-保管 期限-件号。5.4.3 加盖档 号章 或归 档章 5.4.3.1 按卷整 理，单份 装订 的案 卷应逐 件加 盖档 号章，档 号章项 目包 括全 宗号、目 录号、案卷 号、件号，具体 详见 附 录 A 中 的图 A.3。5.4.3.2 按件整 理的 档案 加盖 归档 章，归 档章 项目、格 式见 附录 A 中的 图A.1，页数 用阿拉 伯数 字标识，保 管期 限应 使用“永 久”、“30 年”、“10 年”标 识,具体 详见 附录A 中的 图 A.2。5.4.3.3 电子文 件可 以由 系统 生成 归档章 样式 或以 条形 码等 其他形 式在 归档 文件 上进 行标识。6 装订、编页、装 盒 6.1 装订 6.1.1 按卷整 理档 案的 装订 应按 照 GB/T 9705-2008 中 3.1.1 的 要求。6.1.2 按件整 理档 案的 装订 应按 照 DA/T 22-2015 中6.2 的 要求。6.2 编页 6.2.1 按卷整 理档 案应 以卷 为单 位编制 页码。6.2.2 按件整 理档 案应 以件 为单 位编制 页码。6.2.3 页码应 逐页 编制，应 分别 标注在 文件 正面 右上 角或 背面左 上角 的空 白位 置。6.2.4 文件材 料已 印制 成册 并编 有页码 的、拟编 制页 码与 文件原 有页 码相 同的，应 保持原 有页 码不 变。6.3 填写卷 内文 件目 录 6.3.1 按卷整 理的 档案 卷内 文件 目录填 写项 目应 包括 顺序 号、文 号、责任 者、题名、日期、页 号，具体详见 附 录 B 中的图 B.1。6.3.2 属于同 一件 的蒙 古文 和汉 文文件，分 别填 写卷 内文 件目录。6.4 填写备 考表 6.4.1 按卷整 理档 案卷 内备 考表 填写项 目包 括卷 内情 况说 明、立 卷人、检 查人、立 卷时间，具 体详 见附录 C 中的 图C.4。6.4.2 按件整 理档 案盒 内备 考表 填写项 目包 括盒 内文 件情 况说明、整 理人、整 理日 期、检 查人、检 查日期，具体 详见 附 录 C 中 的图 C.7。6.5 填写案 卷封 面 案卷封 面填 写项 目包 括全 宗名称、类 目名 称、案卷 题名、时间、保 管期 限、件数、页数、全 宗号、目录号 和案 卷号,具 体详 见 附录C 中的 图C.2。6.6 装盒 6.6.1 同一保 管期 限、同一 年度 的文件 材料，应 按排 列顺 序装盒。6.6.2 按卷整 理档 案的 档案 盒规 格、尺 寸具 体详 见附 录 C 中的 图C.1。6.6.3 按件整 理档 案的 档案 盒规 格、尺 寸具 体详 见附 录 C 中的 图C.5。DB15/T 368 2018 5 6.7 填写档 案盒 脊 6.7.1 按卷整 理的 档案 盒盒 脊填 写项目 包括 全宗 号、目录 号、年 度、案卷 号，具体 详见附 录 C 中的 图C.3。6.7.2 按件整 理的 档案 盒盒 脊填 写项目 包括 全宗 号、年度、保管 期限、机 构（问题）、起 止件 号、盒号,具 体详 见附 录C 中的 图 C.6，其 中机 构（问题）作为 选择 项。7 编制档 案目 录 7.1 案卷目 录 按卷整 理的 档案 编制 案卷 目录，具体 详见 附录B中的图B.2。全宗内 有跨年 度编制 案卷 目录的，案卷 目录应 编号 管理，编号方 法按DA/T 13-1994 中5.2 的规定 编制。7.2 归档文 件目 录 按件整 理的 档案 编制 归档 文件目 录，具体 详见 附录D 中的图D.1。7.3 档案目 录封 面 7.3.1 案卷目 录封 面包 括全 宗名 称、全 宗号、年 度、保管 期限，具体 详见 附 录 B 中 的图B.3。7.3.2 归档文 件目 录封 面项 目包 括全宗 名称、全宗 号、年 度、保管 期限、机构（问题），其 中机 构（问题）作 为选 择项 具体 详见 附录 D 中的 图D.2。7.4 归档文 件目 录备 考表 按件整 理档 案归 档文 件目 录备考 表填 写项 目包 括全 宗名称、全 宗号、目录 条目 数量、档案 起止 日期、其它说 明、目录 编制 人、目录编 制日 期。7.5 目 录的 装订 案卷目 录和 归档 文件 目录 原则上 按年 度、保管 期限 单独装 订成 册。同一 保管 期限内 的若 干年 度的 目录也可 装订 成一 册。7.6 编制机 读目 录 永久保 存的 档案 应编 制机 读目录，机 读目 录数 据格 式应符 合国 家档 案管 理相 关要求。DB15/T 368 2018 6 A A 附 录 A（资料 性附 录）按件整 理档 案归 档章 样式 单位：mm。比例：1：1 图A.1 按件整 理档 案归 档章 样式 图A.2 按件整 理档 案归 档章 样式 图A.3 档号章 样式 DB15/T 368 2018 7 附 录 B（资料 性附 录）按卷整 理档 案的 目录 样式 单位:mm 图B.1 按卷 整理 档案 的目 录样式 DB15/T 368 2018 8 单位：mm 图B.2 按卷 整理 档案 案卷 目录样 式 DB15/T 368 2018 9 图B.3 按卷 整理 档案 案卷 目 录封面 DB15/T 368 2018 10 B B 附 录 C（资料 性附 录）按卷整 理档 案盒 样式 单位：mm 比例：1:2 图C.1 按 卷整 理档 案盒 样 式 DB15/T 368 2018 11 图C.2 按 卷整 理档 案案 卷 封面样 式 DB15/T 368 2018 12 图C.3 按 卷整 理档 案盒 盒 脊样式 DB15/T 368 2018 13 图C.4 按 卷整 理档 案卷 内 备考表 样式 DB15/T 368 2018 14 注：A=B=C=20 mm,30 mm,40 mm,50 mm。图C.5 按件 整理 档案 盒样 式 DB15/T 368 2018 15 图C.6 按 件整 理档 案盒 盒 脊样式 DB15/T 368 2018 16 图C.7 按 件整 理档 案盒 内 备考表 样式 DB15/T 368 2018 17 C C 附 录 D（资料 性附 录）按件整 理档 案归 档文 件目 录式样 图D.1 按 件整 理档 案归 档 文件目 录样 式 DB15/T 368 2018 18 图D.2 按 件整 理档 案归 档 文件目 录封 面样 式 _