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企业外部人才库实践调研报告 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 调研主办方 版权声明 本调研报告属智享会所有。未经智享会书面许可，任何其他个人或组织均不得以 任何形式将本调研报告的全部或部分内容转载、复制、编辑或发布使用于其他任何场合。 Copyright ownership belongs to HR Excellence Center. Reproduction in whole or part without prior written permission from HREC is prohibited. 搭建、盘活人才库助力招聘 Set up and activate talent pools to enhance the recruitment 段金龙 高级人力资源经理 一下科技 高飞 东软集团长春平台人力资源总监 东软集团股份有限公司 曲旭娜 人力资源经理 海尔 田欣 中国区招聘及雇主品牌经理 施耐德电气（中国）有限公司 张艺婷 CEO 云招 赵阿民 CTO 图谱天下（北京）科技有限公司 特别鸣谢 人力资源智享会感谢以下调研顾问团成员在本次调研及 案例采访过程中提出的宝贵建议。 （顾问排名不分先后，仅按姓氏首字母排序） 报告目录 关于作者 方麻迪 may.fanghrecchina 方麻迪现任人力资源智享会（ HREC）高级咨询顾问一职。曾负责撰写的调研报告有：第三届中国企业内部讲师管理 实践调研报告、 2017 中国企业校园招聘实践调研报告、中国企业行动学习实践调研报告、第二届企业国内异地派遣 政策调研报告、变革沟通管理实践调研报告、 2017 中国人才管理状况调研报告、企业年度培训计划管理实践调研报告、 第四届中国人力资源共享服务中心调研报告、中国人力资源数字化管理趋势研究。 方麻迪毕业于华侨大学，获得管理学本科学位。 赵丹丹 高级客户经理 北京森云计算股份有限公司 前言 3 报告结构 3 解决指南快速概览 4 本次研究中的外部人才库定义 4 主要发现 5 参调样本 6 市场建立概况 7 与招聘系统的关系 8 人才库的市场普及度 8 人才库的数字化程度 9 从 0到 1搭建阶段累积简历 10 简历收集渠道 11 简历入库筛选 11 关键问题聚焦 12 从 1到 2优化阶段盘活人才库 13 简历数据查重与更新 13 人才库简历分类与打标签 14 候选人关系建立与维护 16 人才库各阶段挑战解决指南 19 标杆数据 21 案例启示 22 东软业务转型下的人才库搭建、使用与维护 22 海尔借助“创吧”做好人才库 25 施耐德电气多年深耕，人才库助力数字化转型 27 一下科技从0 到 1搭建人才库 29 3 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 前言 快速、精准、相对低成本地获得优秀人才是招聘永恒的话题之一。 对于人才的争夺战从未停止过，只是与以往相比，这一争夺战已经越 来越前置，企业对人才的获取也越来越主动。面对行业中较为稀缺与 热门的人才，招聘更是需要长期经营的工作。另外，随着技术与招聘 的结合程度的加深，利用招聘系统对整个招聘流程和人才进行管理也 渐渐成为大量企业的选择。人才库在绝大多数情况下作为招聘系统的 功能之一，对简历的整合、识别、归类甚至候选人关系维护情况的记 录有着关键作用。 本次报告首先对人才库建立的市场概况从与招聘系统的关系、人 才库的市场普及度和数字化程度进行描述与分析。然后将人才库运营 状况分为两大阶段： “从 0到 1搭建阶段”和从“ 1 到 2优化阶段”。 “从 0到 1搭建阶段” :更多需要解决的问题是 人才库简历从无到 有以及将简历如何入库的问题 ，也是简历数据的原始积累阶段； “从 1 到 2优化阶段” :是指在简历已经积累到一定程度后，人才 库的运营如何能更好助力招聘的阶段。在这个阶段的企业，随着 简历基数的增长，其挑战与问题已经十分聚焦，即： 如何盘活人 才库。 “盘活”既是对简历，也是对人。针简历本身，企业需要 更好地做好更新与查重工作，建立、完善人才分类体系。而对人， 则是借助人才库这一工具，更有延续性地去维持与候选人的关系。 报告结构 市场建立概况 与招聘系统的关系 人才库的市场普及度和数字化程度 从 0到 1搭建阶段 从 1 到 2优化阶段 连接人才库与内外部渠道 保证原有简历入库 简历入库时进行初步筛选 简历的更新与查重 人才分类、标签体系的建立与完善 借助人才库盘活、维持与候选人的关系 侧重点：累积简历量 侧重点：盘活人才库 4 企业外部人才库实践调研报告 解决指南快速概览 我们在整合了案例采访内容及 HR的建议后，形成了各阶段挑战相应的解决指南。此处对于各部分的建议做了一个萃取和整理，方便大家进行 快速的阅读。另外，对于各项解决方式的具体内容，读者可以按需在文末“人才库各阶段挑战解决指南”详细阅读。 增设专门的接口或端口 整合招聘系统、人才库与候选人提交 简历的界面 打通内外部渠道 设定简历入库量作为考核指标 成功入职人员简历均来自于简历库方可 计入绩效 开设企业专有账号用于下载外部简历 所有简历仅可在系统内流转 设定必须在系统中完成相关动作才能向 下推行的任务机制 保证原有简历入库 事先达成入库标准的共识 确保招聘执行人的筛选工作完成度： 设立专门的团队或要求注明入库原 因 提升系统本身的智能化、自动化程 度，借助技术实现简历入库的批量 化判定与处理 简历入库时进行初步筛选 从 0到 1搭建阶段 从 1到 2优化阶段 本次研究中的外部人才库定义 本次调研中的“外部人才库”，指企业对外招聘人才时将外部相关候选人的简历进行挖掘、收集、归类和使用的系统、工具或管理方式。 另外，需要向读者说明的是 本报告中的分析和解决方案主要面向已经有一定系统架构和工具对人才库进行统一管理的企业，若贵公司目前仍 采用 EXCEL等办公软件运营人才库则可以简单参考本次研究中的建议或案例，为未来人才库的系统化、数字化做准备。 将简历归结到人，减少重复 区分简历活跃度，有重点地进行激活 与信息更新 借助系统自动查重、同步各平台简历 最新信息 实现简历数据查重与更新 邀约招聘相关人员确立标签体系的共 识 适当复盘，确保分类体系适应当前业务 需要并及时更新 标签的维度所辐射的范围依次缩小与 聚焦 既有标准化分类标签，又要保留个性化 标签的功能 对人才库简历分类与打标签 明确需要重点维护关系的人群，针对 不同人群采取差异化的维护手段 利用人才库进行数据分析，明确人才 库候选人维护的方向 借助人才库记录候选人关系维护结果 对于重复且大批量的关系维护工作， 可以借助人才库系统处理 建立、维护与候选人的关系 5 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 主要发现 市场普及度不高 ：搭建人才库的企业 不到 5成 使用率较低 ：仅有 约 1成 企业搭建人才库后经常使用 人才库数字化程度不高 ： 近一半 的企业“目前尚未使用较为体系的工具和系统进行人才库管理” 市场建立概况 简历来源区分职级的简历来源渠道中，除了传统的招聘网站，大部分简历来自于内部 推荐 ：各职位简历来自于内部推荐的比重均 超过了半数 ，在个人贡献者、一线管理者等 基础岗位上这一比重甚至已经接近传统的招聘网站。 简历积累管培生简历、实习生简历也是大部分企业会积累的简历资源 ：超过一半 的企 业仍会继续保留管培生和实习生的简历。 简历入库筛选“量”虽重要，但更求“质” ：超过 7成 的企业均会对从各个渠道收集来 的简历做出一定的筛选后才将候选人放入人才库中。 从 0到 1 搭建阶段 挑战聚焦主要为与候选人关系和简历数据的“盘活” ：目前企业的挑战主要包括“难以 有效建立、维护与人才库中候选人的良好关系”、“人才的分类、打标签过于随意 ,企业内 部缺乏标准化的体系 ,难以精准检索”、“候选人在人才库中的简历数据陈旧、重复 ,难以 更新或整合 (即数据不准确 )”。 盘活简历企业对人才库简历的分类有一定的共识，但大部分在具体实践中并没有形成较 为精细化的分类体系 ：超过 8成 的企业对于人才库简历均会进行分类，其中 超过 7成 的 企业会对简历“打标签”；但打标签的企业中，仅 不到 4成 企业形成已经标准化的标签（共 有 标 签 ）。 盘活与候选人的关系企业倾向于有所取舍地进行候选人关系的维护，并且针对不同人群 所采取的维护方式存在差异化 ：共有 约 6成 企业选择部分候选人重点关注与维护，其余 人群则仅做常规维护或不维护；其中，发送邮件这一较为批量化的关系维护方式更多适 用于非重点维护人群，而针对重候选人企业则倾向于利用电话沟通、社交软件来建立 关系。 从 1到 2 优化阶段 6 企业外部人才库实践调研报告 参调样本 行业 数量 比重 多元化产业 27 6.09% 消费品 36 8.13% 零售业与电子商务 24 5.42% 金融服务 (如 ,银行 ,保险 ,财富管理 ,等 ) 33 7.45% 汽车及零部件 55 12.42% 机械制造 47 10.61% 生命科学 (如 ,生物工程 ,医药 ,医疗器械 ,等 ) 39 8.80% 信息技术 ,半导体及通讯 30 6.77% 化工与石化 21 4.74% 电子电气 15 3.39% 运输及物流 11 2.48% 能源动力 9 2.03% 建筑建材 10 2.26% 房地产 16 3.61% 造纸 ,包装及森林业 6 1.35% 环境科学 1 0.23% 互联网与游戏业 14 3.16% 专业性服务 (如 ,法律 ,咨询 ,教育 ,旅游 ,等等 ) 31 7.0 0% 农业 4 0.90% 文化传媒 5 1.13% 贸易业 5 1.13% 其它 4 0.90% 图表1 ：参调企业所属行业（ N=443） 规模 数量 比重 少于 499人 106 23.93% 500人到 999人 49 11.06% 1000人到 2499人 94 21.22% 2500人到 4999人 44 9.93% 5000人到 9999人 43 9.71% 10000人到 30000人 68 15.35% 30000人及以上 39 8.80% 图表2 ：参调企业规模（ N=443） 企业性质 数量 比重 外商独资 162 36.57% 中外合资 52 11.74% 国有企业 41 9.26% 中国私营及民营企业 115 25.96% 上市企业 66 14.90% 其他（如 ：混合制等） 7 1.58% 图表3 ：参调企业性质（ N=443） 7 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 市场建立概况 过去传统的招聘方式更多为：在招聘网站发布需求 等待简历 面试。 从外部环境来看 ，今天的人才竞争日益激烈，业务热点也瞬息万变，原 地等待只会错失人才与业务机会；从求职者的状态来看，大部分人员都是在有离职意愿甚至离职后才会考虑新的机会，求者是相对被动的，这部 分人群的捕获需要更具有前瞻性的招聘； 从企业内部来看 ，招聘的需求、业务的战略都是动态的，人才的供应也需要更具流转性和机动性。以上种 种都说明，传统的招聘方式已经难以满足现在的企业，我们需要一种新的招聘模式灵活、主动地去招聘人才，人才库则是实现这一招聘模式的 重要工具与手段。 既然如此，市场上建立人才库的情况如何了呢？我们将在下文探讨人才库与招聘系统的关系、市场普及度以及数字化程度，以形成人才库市场 成熟度和运营现状的整体图景。 与招聘系统的关系 人才库的市场普及度 人才库的数字化程度 数据来源： 智享会招聘系统使用与优化调研报告 13.77% 34.76% 1.58% 21.90% 24.60% 3.39% 图表1 ：是否建立了外部人才库（ N=443） 是 ,已经建立并经常使用 是 ,已经建立但目前使用频率较低 是 ,已经建立但不再使用 否 ,正在建立中 否 ,但未来打算建立 否 ,未来也无建立计划 13.95% 35.81% 50.23% 图表2 ：是否使用人才库系统（ N=215） 是 ,且为企业内部自行研发的系统 是 ,主要采购外部第三方供应商的服务 否 ,目前尚未使用较为体系的工具和系统 进行人才库管理 有功能 无功能 使用 不使用 未来希 望实现 无需 实现 简历收集 88.89% 7.41% 3.70% 0.00% 简历筛选 86.77% 7.94% 4.76% 0.53% 职位创建 83.60% 10.05% 4.23% 2.12% 职位发布 -多渠道发布 83.07% 8.47% 6.88% 1.59% 上传外部简历 80.42% 5.82% 9.52% 4.23% 简历分类 /标签管理 80.42% 11.64% 5.29% 2.65% 职位刷新 /更新 79.89% 7.94% 10.05% 2.12% 面试官筛选简历 74.60% 16.40% 7.94% 1.06% 人才库管理（分类、搜索、分享等） 71.43% 13.23% 12.70% 2.65% 报表分析及相关功能 70.90% 13.76% 12.70% 2.65% 安排面试 69.84% 21.16% 6.88% 2.12% HR面试反馈记录 69.84% 19.58% 6.35% 4.23% 职位分享（内部推荐、社交媒体等） 67.20% 13.23% 14.29% 5.29% 申请人面试通知 66.67% 21.16% 9.52% 2.65% 业务面试官面试反馈记录 62.96% 22.22% 10.58% 4.23% 招聘需求审批 61.38% 23.81% 8.99% 5.82% 用人部门审批 59.79% 25.40% 8.47% 6.35% 猎头管理 57.67% 15.87% 16.40% 10.05% Offer管理 57.14% 25.40% 10.05% 7.41% 发送 Offer通知 51.32% 31.75% 8.99% 7.94% 候选人查询 /反馈 50.79% 20.11% 20.63% 8.47% 发送员工入职通知 46.56% 33.33% 13.23% 6.88% 员工入职流程管理 43.92% 28.04% 18.52% 9.52% 在线人才测评管理 40.74% 23.81% 24.34% 11.11% 笔试管理 39.68% 28.04% 17.4 6% 14.81% 8 企业外部人才库实践调研报告 与招聘系统的关系 很多情况下，外部人才库并不是一个独立的环节或产品，企业在 实际建立和运营时往往会选择购买、自研完整的招聘系统，而人才库 仅作为其中简历的“处理中心”，作为基础功能“镶嵌”于招聘系统中。 根据智享会招聘系统使用与优化调研报告中的图表 7A，已 搭建 ATS（ Applicant Tracking Systems，通常也称为招聘管理平台） 的企业中，无论是否被企业真正使用，有近 9成搭载了人才库功能。 我们在与企业探讨后发现，除此之外也有一部分企业选择将人才库系 统从招聘管理系统中剥离，但采用这种方式原因是 招聘系统全球统 一，其自带的人才库系统对于本土简历的同步、更新、导入、字段抓 取等均不够用户友好，同时系统本身的响应速度和性能也不佳，本土 企业或业务单元不得不自行购买当地供应商外部人才库产品。 但这种 方式所带来的弊端也是明显的： 招聘流程中简历的流转信息难以与人 才库有端到端的、有效率的同步，要实现较为敏捷的简历信息同步 需要更多的人力和时间成本，与原本就带有人才库功能的 ATS相比， 这种做法更接近于一种出于企业制度的“妥协”而非一种能提升招 聘效率的方式，并且目前暂无较为完美的解决方案。 因此，尚未搭建 人才库的企业在不受制于公司制度的前提下， 不妨尽量将外部人才库 功能整合入 ATS中，实现简历数据和招聘流程的打通，让用户在不 同招聘场景间无缝切换。 人才库的市场普及度 搭建企业少 目前，仅有不到 5成的企业建立了外部人才库（参考图表 1）。 简 历是了解、联系候选人的主要“窗口”之一，没 有人才库常常意味着 外部人才的简历难以得到统一、有效的管理与激活，候选人的信息 也无法在全公司层面较好地整合与利用，人才关系的维护处于“无迹 可寻”的状态，招聘前置化、争夺人才“高地”更是无从谈起。 既然如此，为何企业仍然没有较为广泛地建立人才库呢？正如上 文所言， 企业人才库作为招聘系统的功能模块之一，其建立情况、成 熟度也与招聘系统本身息息相关。 根据智享会招聘系统使用与优化 调研报告的调研结果，搭建招聘系统的企业仅占 62.58%，这直接 影响企业是否会搭建人才库。 另外根据 HR提出的观点，在技术实现 层面，现在企业所使用的大部分招聘系统从数据端上来说，向下无 法覆盖主系统需要的所有人事信息，向上无法开放完全的数据权限 给候选人自助服务，某种意义上只能为招聘团队所应用，其存在会 有一定的孤立性；从实用性上来说，候选人的信息往往是实时变化的， 人才库中简历的实用性价值也会随着时间的推移打折扣，招聘工作又 常会与候选人的关系维护“打包”，有效性的不足让企业投资人才库 的意愿也容易受到影响。 以上这些因素都会影响到企业是否会搭建人 才库以及后续的运营投入。 所以企业在搭建人才库时还是需要明确搭建的价值在何处，申慎 思考后再做出相应投入。我们在采访一下科技的案例时了解到，企业 若要搭建人才库系统，或者从相对原始的 EXCEL表处理简历的方式转 变为系统处理时，还是有诸如 “ HR内部认知的统一”、“让业务部门愿 意参与进来”、“明确自身的需要和定位” 这些关键点需要重点关注： 一下科技：外部人才库搭建过程中的关键点 HR内部认知的统一 从长远看，人才库是为了企业长期的人才储备而搭建的， 因此对于招聘经理个人而言如何更有动力去使用人才库系统， 改变原本使用 EXCEL表格的习惯，是让 HR内部统一认知的 关键。为此，需要培养招聘经理发展自我的意识：让他们了 解到使用系统是目前的趋势，随着企业规模的扩大，原始的 方式终将难以满足需求，招聘经理自身若不与时俱进，必然 难以向上继续发展。 让业务部门愿意参与进来 在统一了 HR内部的认知后，需要招聘经理不断对业务 部门进行传递和引导，让业务部门也对人才库系统有一定的 认知，使人才库的运转更为通顺。但是由于企业内各业务部门、 各地区之间的实际情况均有一定差异，目前一下科技设立了专 门人员负责各地区、部门的系统对接，该名人员除了完成自 己的招聘工作外，还需要跟供应商及内部人员进行沟通，也 负责到当地提供现场系统使用指导和咨询。 明确自身的需要和定位 在一下科技目前的企业体量下，对于简历库的要求是精准 而非量大。企业要求招聘经理加强筛选的过程，在 sourcing 时要有自己的判断。只有匹配岗位需求的合格简历才会进行 入库的操作。并且在简历数量不是特别多的情况下，让每个 招聘经理聚焦于某一具体的招聘方向，持续沟通，保持紧密 的联系，如：举办非正式的聚餐等。 9 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 人才库的数字化程度 在建立了人才库的企业中，近一半的企业“目前尚未使用较为体 系的工具和系统进行人才库管理”（参考图表 2）， 进一步了解后我们 得知这些企业使用较多的是 EXCEL等传统办公软件。不使用系统、 工具并不代表无法进行人才库管理，任何管理人才库的方式只要与 企业当前的业务需求与状态步调一致，便是“最优解”。 当然，使用 EXCEL等传统办公软件或许会存在以下弊端，企业需要重点关注： 人才的简历信息容易仅存在于招聘实施人（招聘经理、 HRBP等） 个人的文件记录中，若要上升为企业层面的人才资源，需要建立 如设立专人收集汇总各个招聘执行人手中已有的简历信息、创建 人才共享文件夹、企业简历文件云端共享等机制。 招聘实施人“各自为政”，人才的维护记录无法在公司层面“留 痕”，与候选人所建立的关系会因为招聘团队成员的工作变动而 出现“断层”，关系难以有延续性。 随着企业简历量不断增加， EXCEL等传统办公软件并没有面向 招聘的定制化功能，也没有较为复杂的的智能识别、查重功能， 无法在公司层面建立比较统一的分类体系，对于简历的检索和人 才的精准定位会带来挑战。 使用频率低 另外，我们在研究前期与 HR讨论时了解到， 大部分企业仅将其 作为一个沉淀简历的数据库，但并不会再做进一步的数据清洗、筛 选或更新，这让简历中的信息会随着时间的推移有效性和“新鲜度” 越来越差，人才库也逐渐荒废，仅在人才需求量大或者有紧急招聘需 求时，才会重启人才库，但此时效果往往已经大打折扣。 我们的研究结果也与此市场前期诊断情况不谋而合：仅 13.77% 的企业已经建立并经常使用人才库（参考图表 1）。 进 一 步了解 后 得 知 ， 人才库的频繁使用有赖于招聘管理者对其的重视度和企业的宣贯力 度，因为招聘执行者往往更注重的是短期招聘目标的完成，人才库是 促成这一目标的工具和手段，在长期经营后会有效果产出但在短期内 容易被具体的执行者忽略。作为招聘管理者，对这一“盲区”有所关 注的同时，不妨也设立一定的“过程指标”，如：每周 /每月人才库简 历的增加量等。 10 企业外部人才库实践调研报告 从 0 到 1 搭建阶段累积简历 人才库本身就是招聘渠道之一，但它也有着与其他渠道不同的特性： 作为简历或人才的“蓄水池”，人才库是各个渠道简历最终汇总并可以进 行集中处理的“ 枢纽”。 初搭建人才库时，对于原本简历量并不多的企业而言，首要解决的问题在于如何累积原始的简历数据，形成“存量”。此时， 渠道的有效利用与拓展是必不可少的。 人才库 更频繁的 追踪跟进 在完成了简历来源渠道搭建后，我们还需要考虑的问题在于：是否简历量越大越好？在“量”与“质”之间应该如何取舍？企业又会在简历入 库时如何筛选？ 最后，我们会针对这一阶段的几个重点问题进行聚焦，帮助企业厘清人才库建设时那些可能遭遇的阻碍。 来自渠道 1的简历 来自渠道 2的简历 来自渠道 3的简历 简历收集渠道 简历入库筛选 关键问题聚焦 11 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 简历收集渠道 根据图表 3，简 历 来 源 的 渠 道 在 不 同 职 位 上 会 存 在 一 定 的 差 异 ，即： 个人贡献者和一线管理者的简历大部分来自于招聘网站，而中层管理 者及高管更多依靠猎头。 这与市场的认知基本一致。但是诸多渠道利 用情况中，我们也发现了一些“亮点”： 内部推荐使用率较高 ：内部推荐在各个职位上面使用的比重均超 过了半数，在个人贡献者、一线管理者等基础岗位上的使用率已 经接近传统的招聘网站。根据人力资源从业者的分析，内部推荐 的优势在于企业员工具备对岗位更为深刻的认知，利用人脉关系 网所推荐的候选人简历匹配度也相对较高。 需要关注的是，提升 内部推荐有效性关键点在于利用合理的奖励机制对紧缺岗位的 填补形成牵引作用（如：提升紧缺岗位的奖金额等）、利用移动 端等技术手段提升推荐动作和简历提交的便捷性、采用多元化 沟通渠道宣传与打造内部推荐的氛围。 大部分企业会继续利用管培生简历、实习生简历 ：超过半数的企 业仍会继续保留管培生和实习生的简历。其实，很多在企业中作 为管培生或实习生的候选人很可能在当时由于企业内暂时没有转 正的机会或员工尚未满足转正的能力要求而离开， 但与从未在企 业中工作过的候选人相比，这部分候选人无论是在后期关系的 维护上还是在企业对其的了解上，都相对存在较大的优势。随着 业务的发展，会出现新的岗位机会；而候选人也会在外部的工作 经验积累中有自身的成长，逐渐具备能够胜任企业内某一岗位的 素质。 缺乏简历数据沉淀的企业不妨考虑重视或重新激活该部分 人群的简历。 简历入库筛选 在有了一定的简历数据沉淀后，我们不得不考虑的问题是：人才库中 简历数量越多就越好吗？答案是未必。简历数量的增加虽然在一定程度 上扩充了人才库，提供了更多人才选择的可能性，但随之而来的挑战则是： 大量的简历是否都能得到有效的利用？是否存在大量重复、过时的简历？ 对动辄几十万份的简历进行数据清洗和筛选需要多少的人力和时间？ 可见一味追求量大并不是企业搭建人才库的最终目的，如何保证这 些人才的转化率（即实现成功的录用）对于企业而言才具备更大的意义。 从调研的结果来看（参考图表 4）， 超 过 7成的企业均会对从各个渠道收 集来的简历做出一定的筛选后才将候选人放入人才库中。筛选的标准（参 考图表 5）则基本集中于“已通过面试，但内部暂时没有合适岗位的候选 人”、“已通过面试，确定符合岗位要求，但未入职的候选人”、“高管及关 键 岗 位 的 候 选 人”、“ 经 过 简 历 初 筛 的 候 选 人”。 当然，不同企业简历入库的 标准都会有所差异，但这一系列的标准的存在能够适当提升入库简历的 质量，避免盲目的增加简历量和后期“大海捞针”式的检索动作，读者 或许可以进行简单的参考。 区分职级的简历来源渠道 渠道 / 职级 个人贡 献者 (N=194) 一线管 理者 (N=207) 中层管 理者 (N=208) 高管 (N=184) 招聘网站 85.05% 78.74% 63.46% 32.07% 外部猎头 28.35% 31.88% 67.79 % 79.89% 内部猎聘团队 26.80% 30.92% 38.94% 36.41% 内部推荐 73.71% 70.05% 61.06% 52.72% 企业官方门户网站 39.69% 34.78% 23.08% 15.76% 直接搜索（指招聘人员通过各 种方式去联系未直接投递企业 招聘岗位的外部人） 58.25% 52.66% 48.08% 33.15% 现场招聘会 47.94% 27.5 4% 13.46% 7.07% 社交媒体 42.27% 33.82% 29.81% 23.91% 不区分职级的简历来源渠道（ N=215） 管培生简历 54.88% 实习生简历 63.72% 已离职的员工简历 25.12% 图表3 ：外部人才库中各职级的信息和简历主要通过以下哪些渠道收集 选项 数量 比重 已通过面试，但内部暂时没有合适岗位的候选人 104 64.20% 已通过面试，确定符合岗位要求，但未入职的候选人 101 62.35% 高管及关键岗位的候选人 95 58.64% 经过简历初筛的候选人 88 54.32% 稀缺型人才 78 48.15% 某一领域的技术研发型人才 75 46.30% 已从公司离职的优秀员工 61 37.65% 行业内竞争较为激烈的特定候选人 59 36.42% 常招人才，需求量较大 48 29.63% 通过一系列定义，借助系统对候选人简历特征、关键 词自动抓取后，符合条件的简历 31 19.14% 某一项目特需人才 22 13.58% 某一地域特需人才 21 12.96% 图表5 ：在将人才简历放入人才库时，主要的筛选标准为（ N=162） 图表4 ：收集的简历, 贵公司是否会做筛选后才放入人才库（ N=215） 24.65% 75.35% 否 ,不做筛选 ,所有简历均会入库 是 ,需要通过一定的筛选后才将 候选人放入人才库中 12 企业外部人才库实践调研报告 关键问题聚焦 在招聘渠道管理上，很多企业已经相对成熟，甚至在哪些渠道相 对可以收到某些职位较为有效的简历上也积累了大量经验。但当各个 渠道的简历需要“汇入”人才库时，问题便产生了，我们或许可以从企 业的具体实践中找到一些解决线索： 问题 1：企业在搭建人才库之初， :内外部渠道与人才库“断节”， 如何一步步实现与人才库的打通？ 一下科技 打通内外招聘渠道简历上传通道 在招聘渠道相对稳定的情况下，除了外部网站， 内推和猎头是一下科技目前较为主要的简历来源渠 道。但是与外部网站可以直接联合不同，内推和猎 头需要另外增设不同的简历通道。一下科技为此优 先打通了这两个渠道，方便内推和猎头的简历可以 进入系统。 海尔 借助“创吧”整合简历来源渠道 创吧是海尔对外开放的互联网招聘平台，在这 一平台上，所有对外合作的招聘渠道，如：传统招 聘网站、猎头公司、内部推荐等，所有的简历数据 均会进入创吧人才库并沉淀下来，以便后续再做进 一步的人才查重、分类与盘点。除此以外，注册并 登陆创吧的候选人，不论是否完善了简历，也会全 部存入人才库中。所有的简历来源渠道均在创吧上 得到了整合。 施耐德 渠道打通与系统对接的挑战： 系统本身与很多招聘渠道之间并未打通，外部 简历需要人工下载后再上传。并且数据的逻辑并不 一致，导致系统的对接产生了挑战。这也影响了人 才库本身在使用上的便利性，致使招聘人员使用积 极性下降。对此施耐德率先打通使用率较高的渠道 （ 如：外 部 招 聘 网 站 ）， 然 后 再 逐 步 打 通 其 他 渠 道（ 如： 内部推荐、微信申请、猎头、内部人才库等）。 问题 2：对于原本仅使用 EXCEL等办公软件进行简历处理的企业 来说，简历基本是由不同招聘执行人独立维护与管理的，其中不乏 优质的候选人或简历。搭建人才库系统后，这些简历将从“个人资源” 转变为“公共资源”，如何才能尽可能让招聘执行人上传简历至人 才库而不影响后续跟进候选人的积极性？ 一下科技 保证所有简历均入库 为了保证所有简历均入库，并且能为公司中所 有的招聘需求所用，从招聘模式的管理上看，一下 科技要求招聘经理所有的招聘工作必须在系统中成。 从考核手段上看，企业均以系统数据简历上传 量作为招聘经理的关键考核指标之一，未入库的简 历即使最终录用也不会被计入绩效。这些手段在一 定程度上避免了简历不入库的问题。 施耐德 如何把招聘人员手中的简历放到系统中： 在系统的用户友好度不足的前提下，使用习惯 的转变更为困难。另外，原有简历积攒量已经较大， 放入人才库的时间、精力成本也较高。 解决方式 设定时间节点，根据一定的职位优先级逐步将 原有简历转入人才库。 借助外部资源，如招聘实习生，协助招聘人员将 简历转移至人才库，减少招聘人员部分工作量 针对以上问题，我们也将结合案例中的做法，在后文“人才库各 阶段挑战解决指南”中给出相应的解决方案。 13 THE PRACTICE OF EXTERNAL TALENT POOLS SURVEY REPORT 从 1 到 2 优化阶段盘活人才库 挑战 数量 比重 难以有效建立、维护与人才库中候选人的良好关系 , 候 选 人“活性“差 (即人才库中简历数据准确 ,但与候 选人关系不够密切 ) 116 53.95% 人才的分类、打标签过于随意 ,企业内部缺乏标准化 的体系 ,难以精准检索 89 41.40% 候选人在人才库中的简历数据陈旧、重复 ,难以更新 或整合 (即数据不准确 ) 80 37.21% 获取候选人简历信息的渠道有效性差 ,获得简历的质 量不高 73 33.95% 获取候选人简历信息的渠道少 ,简历数量不足 70 32.56% 人才库数字化管理欠缺 (如 :没有人才库系统 ,人才 库系统使用习惯未建立等 ) 65 30.23% 人才库中简历数量多 ,体量大 ,维护成本高 54 25.12% 人才库中需要重点进行关系维护的候选人不明确 49 22.79% 对外部人才库的有效性和价值缺乏衡量指标 48 22.33% 预算不足 28 13.02% 其他 2 0.93% 图表6 ：在使用外部人才库时, 主要有哪些挑战（ N=215） 对于已经搭建人才库多年、形成了大量简历积累的企业来说，若 不对简历更新、分类、激活与候选人的关系，而仅仅是将数据沉积， 人才库久而久之便成为“死水”：候选人信息过时、简历重复、候选人 近期动态不得而知 图表 6显示，目前企业最为集中的挑战主要包括：“难以有效建立、 维护与人才库中候选人的良好关系”、“人才的分类、打标签过于随意 , 企业内部缺乏标准化的体系 ,难以精准检索”、“候选人在人才库中的 简历数据陈旧、重复 ,难以更新或整合 (即数据不准确 )”。 这 些 都 是 人才库没有及时盘活所带来的问题。 其中，简历的更新、分类本质是对数据的“清洗”以及特征的抓 取处理（参考下图阿里巴巴“采蜜”人才库建立处理流程）。这两步工 作若能较为到位地完成，对于后续的候选人数据建模以及实现更高精 度的搜索、推荐，都有着关键作用。 数据的精准也是与候选人建立、维持关系的前提与“敲门砖”： 候选人的联系方式是否正确、目前具备求职意愿、工作是否有变 动这些信息都直接会决定能否接触到候选人，并且和候选人建立 可持续的关系，在恰当的时机邀约潜在候选人面试。 为此，我们将在下文中结合市场数据及企业案例，从简历（数据） 的精准度出发，谈谈对于简历已有大量累积的企业而言，如何再做进 一步的人才分类，然后基于人才库的建立信息和系统功能，助力候选 人关系的建立与维护。 简历数据 查重与更新 人才库简历 分类与打标签 候选人关系 建立与维护 简历数据查重与更新 人才库简历重复、陈旧的原因 我们和人力资源从业者探讨后发现，这些简历产生的原因主要包 括以下几点： 简历信息重复的原因： 企业人才库中的简历来源于各个渠道，而候选人很可能会在这些 渠道上重复投递。 企业在外部发布职位时，通常会发布多个不同职位，此时若外部 渠道并未对候选人的投递动作次数做出限制，候选人也可能会申 请该企业的不同职位，出现简历重复投递的问题。 该候选人曾经投递过企业的职位，但可能并没有被录用。经过一 段时间后，企业未关闭该岗位的投递或者发布了新的机会，候选 人再次进行投递。 简历信息陈旧的原因： 由于人才库中简历数量过于庞大，进行更新需要大量的时间、人 力，企业目前的资源分配情况暂时并不允许完成该项工作。 即使有充足的资源对简历进行更新，但却没有建立对简历信息的 跟踪、复盘机制，缺乏精细化的管理。 14 企业外部人才库实践调研报告 由以上的原因分析可见，对于简历信息的处理主要为两大关键 措施： 将简历归结到人，减少重复；区分简历活跃度，有重点地进行 激活与信息更新。 我们可以看看东软、海尔和施耐德是如何实施这两 大关键措施的。同样地，我们会将从案例中萃取出的具体方呈现于 后文“人才库各阶段挑战解决指南”中。 企业实践 东软 人才库简历更新 由于东软人才库中简历量巨大，若不进行一定 的更新与维护，简历整体的有效性和时效性将会受 到一定的影响。东软结合技术手段和管理手段，双 管齐下，保证了简历的“新鲜度”。 技术手段 人才库后台会根据简历的更新时间进行一定的 筛选，并且根据时间长短给简历贴上不同的标签。如： 近一年内进入的简历标签为“新近活跃简历”；进入 系统至今 2到 3年的简历标签为“平稳的简历”；而 3年以上的简历则会标记为“沉积简历”。同时，系 统会根据部分特定的字段对简历进行核定，如果发 现两份简历是同一个候选人，会自动根据最新的简 历更新候选人的简历信息。 管理手段 为了保证简历的流动性和有效性，东软引入了 猎头公司的模式：招聘经理在联系完候选人后，可 以在系统中记录评语和备注，在其他招聘经理再次 联系该候选人时可以避免重复工作量，了解候选人 历史的状态。 海尔 系统查重 对于来自不同渠道，但可能是同一名候选人的 简历，系统会对其进行识别，并做出“到人”的归结。 这样既方便按照简历的维度检索，又可以在看简历 时做“到人”的归结。 施耐德 简历信息更新与候选人关系维护 人才库中的简历或多或少存在信息陈旧的问题，候 选人的简历信息更新是提升人才库价值量的重要工作。 施耐德电气主要从两个角度实现简历信息的“保鲜”： 提升系统信息捕捉能力： 候选人往往会在外部 网站上更新自己的简历信息，人才库系统需要 具备快速捕捉到这样更新动作的功能。 关键人才关系建设： 对于较为关键的候选人， 人力资源部门会与之保持较为长期的互动关 系。首先，会结合公